Hjemmekontor koster - men hvem skal betale?

Personal og Ledelses faste partner på lønn og personvern er Sticos, og vi har derfor fått deres eksperter til å vurdere både kostnader og skattemessige konsekvenser knyttet til hjemmekontoret.

Pandemien som brøt ut i begynnelsen av 2020 tvang mange arbeidstakere i Norge til raskt å flytte arbeidsplassen sin inn på et hjemmekontor. Dette førte til en massiv omstilling, både fra arbeidstakers og arbeidsgivers side. Gjennom denne omstillingen oppsto det et behov for presisering av reglene om fradragsrett for kostnadene som hjemmekontor kan medføre.

Her er utgangspunktet

Utgangspunktet i skatteretten er at en kan fradragsføre de kostnadene man pådrar seg for å skaffe en inntekt. Arbeidstakerens kostnader til hjemmekontor som er pådratt for å skaffe seg lønnsinntekt, er derfor en fradragsberettiget kostnad.

Kostnaden er imidlertid allerede dekket av minstefradraget til arbeidstakerne. Kostnaden vil dermed ikke gi et større fradrag, med mindre de samlede kostnadene til å erverve lønnsinntekt overstiger minstefradraget man har rett på. For 2021 er maksimalt minstefradrag kr 106 750.

Forutsatt at kostnaden er en type kostnad som ville ha vært fradragsberettiget for arbeidstakeren, vil arbeidsgivers dekning av kostnaden være skattefri for arbeidstakeren. Det vil derfor være lønnsomt for arbeidstaker at arbeidsgiver dekker slike kostnader, da arbeidstaker i de fleste tilfeller ikke vil ha kostnader som overstiger minstefradraget.

For å avgjøre om arbeidstakeren har fradragsrett, ser vi altså først om arbeidstakeren har pådratt seg en kostnad for å skaffe seg en inntekt. Normalt ligger det imidlertid flere formål bak et valg om å pådra seg en kostnad som dette. Som hovedregel skal vi da legge til grunn hva som er hovedformålet med å pådra seg kostnaden.

For å kunne avgjøre fradragsretten må man altså først avklare:

• om arbeidstaker har pådratt seg en kostnad
• hva hovedformålet er

Pådratt kostnad

Arbeidstakers kostnad

Et funksjonelt hjemmekontor forutsetter at man har en plass å jobbe på, samt nødvendig utstyr tilgjengelig hjemme. Ved den raske omstillingen som skjedde i mars i fjor, måtte mange arbeidstakere finne plass til å jobbe hjemme, og skaffe seg utstyr til hjemmekontoret.

Utstyr som arbeidstakeren kjøper eller leier med hovedformål om å bruke det til å utføre arbeidet sitt, er en kostnad som arbeidstakeren pådrar seg for å skaffe seg lønnsinntekt. Denne kostnaden er derfor fradragsberettiget.

Eiendeler som arbeidstakeren har liggende hjemme fra før, anses i utgangspunktet å ha blitt kjøpt til privat bruk. Anskaffelseskostnadene vil i slike tilfeller i utgangspunktet ikke være fradragsberettiget. Bruken av en gjenstand kan imidlertid også medføre kostander, og slik brukskostnader kan bli fradragsberettiget om den brukes til arbeid.

Arbeidsgivers dekning av kostnadene

Dersom arbeidsgiveren dekker arbeidstakers kostnader som nevnt over, vil beløpet som dekkes anses som en skattefri utgiftsgodtgjørelse dersom den hadde vært fradragsberettiget for arbeidstakeren.

Hvis den ikke er fradragsberettiget for arbeidstakeren, vil verdien av utstyret anses som en skattepliktig lønnsinntekt. Dette gjelder både når arbeidsgiveren betaler arbeidstakeren for innkjøpt utstyr, arbeidsgiveren gir utstyret direkte til arbeidstakeren, eller låner det ut til arbeidstakeren.

Dersom arbeidsgiver dekker kostnadene ved å gi et beløp i forkant av innkjøpene, kreves det at arbeidstaker dokumenterer hva pengene er brukt på, for at beløpet skal kunne bli skattefritt.

Ettersom kostnaden arbeidsgiver pådrar seg i denne forbindelse er pådratt for å skaffe arbeidstakeren lønnsinntekt, vil denne kostnaden være fradragsberettiget som lønnskostnad for arbeidsgiveren, ikke andre driftskostnader.

Overstiger utgiftsgodtgjørelsen den opprinnelige kostnaden, vil imidlertid det overskytende beløpet bli skattepliktig lønn for arbeidstakeren.

Hovedformålet

Generelt

Hva som skal til for at man skal anse hovedformålet som knyttet til arbeidet, og ikke til privat bruk, beror på hvilken eiendel det er snakk om. Vi skal nå se litt nærmere på de de ulike kostnadene som kan oppstå ved hjemmekontor.

Et viktig poeng her er at vi ser på hovedformålet med anskaffelsen av en eiendel, og ikke den forholdsmessige bruken. Altså vil man se på om kostnaden i sin helhet er fradragsberettiget eller ikke. Det vil i liten grad være mulig å fordele kostnadene til en eiendel ut fra hvor mye man bruker den privat og til jobb.

Plass i arbeidstakers bolig

Det er naturlig å anta at en stor del av arbeidstakerne som har hatt hjemmekontor under pandemien, har rigget seg opp på områder i hjemmet som også brukes til andre formål. For eksempel kjøkkenbord, andre spisebord eller kontorpulter som også brukes av andre. Mange har også benyttet et eget rom i boligen, som er innredet til kontorbruk.

Når arbeidstakeren benytter en plass hjemme hos seg selv, vil man normalt ikke kunne si at plassen er anskaffet for å bruke det til hjemmekontor. Det knytter seg imidlertid en rekke andre utgifter til bruken av slike lokaler, slik som strøm, husleie og forsikring. Disse utgiftene kan fradragsføres forholdsmessig dersom hovedformålet er arbeid.

Når lokalene vanskelig kan skilles fra fellesarealer, eller lokalet også brukes privat, anses imidlertid hovedformålet å være av privat karakter. Når arbeidstakeren har et rom i boligen sin som utelukkende benyttes til hjemmekontor, anses derimot hovedformålet med mange av kostnadene å være pådratt for å erverve lønnsinntekt.

Størrelsen på kostnaden kan imidlertid være vanskelig å beregne. Arbeidstakeren kan derfor velge å benytte seg av en sjablonregel, som gir rett til et fastsatt standardfradrag hvert år. For 2020 er dette beløpet kr 1 850. Alternativt kan arbeidstakeren velge å fradragsføre de faktiske kostnadene, når dette kan dokumenteres.

Internett, telefon med mer

Ved dekning av internett, telefon og liknende kostnader er det ikke behov for å vurdere hva hovedformålet er. Her har vi faste sjablong-regler som angir en fast sum man skal beskattes for, uavhengig av hva den faktiske kostnaden er, og om det er relatert til arbeidet. Frem til og med inntektsåret 2020 er det imidlertid et krav om at kostnadsdekningen er en del av en generell ordning i bedriften. Dette gjelder ikke fra og med inntektsåret 2021.

Arbeidsgiver har imidlertid mulighet til å velge å gi telefonabonnementet som en gave til arbeidstaker for å unngå beskatningen. Dette fordrer at beløpsgrensene for gaver generelt ikke er overskredet. Les mer om dette her.

Kontorrekvisita

Løpende utgifter til kontorrekvisita som forbrukes, og som utelukkende brukes i jobbsammenheng, har i all hovedsak et hovedformål som knytter seg til arbeidet. Dette kan for eksempel gjelde toner til printer, printerpapir, skriveblokker, penner og annet tilsvarende.

Mat på hjemmekontoret

Utgifter til mat anses i utgangspunktet som anskaffet med et privat hovedformål. Reglene om bidrag til felles kantineordninger og dekning av overtidsmat gjelder ikke for arbeidstakere på hjemmekontor.

Servering av mat hjemme som skjer i forbindelse med et verdferdstiltak, kan imidlertid bli skattefritt for arbeidstaker etter andre regler.

Annet utstyr som arbeidstaker låner

For utstyr som arbeidsgiver låner bort til arbeidstaker, og som normalt brukes i arbeidssammenheng, vil det som utgangspunkt kunne legges til grunn at arbeidet er hovedformålet med anskaffelsen. Dette vil for eksempel gjelde skrivebord, kontorstol, skrivebordslampe, headset til telefon mv.

Det må imidlertid trekkes en grense der arbeidsgiver kjøper inn en stol eller skjerm som er spesielt egnet til gaming eller underholdning, og låner ut denne til arbeidstaker. I slike tilfeller vil man lettere kunne si at hovedformålet er privat og ikke arbeid. Utlån av solskjerming, panelovner/oppvarmings-/klimaanlegg, klær eller utstyr man normalt har i en privat husholdning, vil ha et privat hovedformål og kan ikke dekkes skattefritt.

Annet utstyr som arbeidstaker anskaffer seg

Eiendeler som arbeidstakeren har liggende hjemme fra før, anses i utgangspunktet kjøpt til privat bruk. Kostnadene ved anskaffelsen av disse vil derfor ikke være fradragsberettiget. Kostnader til bruken kan imidlertid bli fradragsberettiget dersom hovedformålet med bruken nå er knyttet til arbeid.

Ved annet utstyr som arbeidstaker anskaffer til hjemmekontoret, må vi foreta en konkret vurdering av hva hovedformålet med anskaffelsen er.

Når arbeidsgiver gir arbeidstaker en eiendel, vil følgende momenter relevante for vurderingen:

• Prisen på utstyret
• Om utstyret er egnet til privat bruk
• Utstyrets beskaffenhet
• Antatt varighet
• Intensitet på bruk av utstyret i jobbsammenheng
• Grunnen til at arbeidstaker får eiendelen, fremfor å låne den

I de tilfeller arbeidstakeren i hovedsak bruker hjemmekontor, slik som under Covid-19-pandemien, vil det være enklere å oppfylle kravet til hovedformål om bruk på hjemmekontoret. Skattedirektoratet skriver også i uttalelsen at det også vil være «oppfylt når arbeidstakeren har hjemmekontor jevnlig». Mer sporadisk hjemmearbeid vil trekke i retning av at arbeidet ikke kan anses som hovedformålet.

Hjemmekontor i egen enhet

En mindre vanlig løsning er å benytte en separat del av egen bolig til hjemmekontor, for eksempel en egen utleieenhet, eller innredet del av garasjen. I et slikt tilfelle vil det være enklere å identifisere kostnadene til lokalet. I tillegg vil denne enheten ha en individuell markedsverdi, ved at den også kan leies ut til utenforstående. Kostnaden her vil være det lokalet kan leies ut for til andre.

På samme måte som ved bruk av hjemmekontor på eget kontor, kreves det at enheten kun brukes til hjemmekontor. Arbeidstakeren kan ikke bruke lokalet til lagring av private gjenstander eller som et privat oppholdsrom.

Her har arbeidsgiveren to valg. Enten kan man dekke kostnadene slik vi beskrev over, som en utgiftsgodtgjørelse. Alternativt kan arbeidsgiver leie lokalet av arbeidstakeren.

Når arbeidsgiveren leier lokalet, vil kostnadene være fradragsberettiget husleiekostnader på lik linje med andre kontorlokaler for arbeidsgiveren. For arbeidstakeren vil beløpet normalt anses som skattefrie utleieinntekter. Kostnadene knyttet til lokalet vil imidlertid nå knytte seg til utleieinntektene, ikke lønnsinntekter slik som eksemplene over. Ettersom inntektene er skattefrie, vil kostnadene ikke være fradragsberettiget.

Her må man imidlertid merke seg at det er strenge regler for hva som kan anses som et reelt leieforhold.

Sticos har noen av landets fremste eksperter innen regnskap, skatt, merverdiavgift, lønn, personvern, arbeidsrett, HR og HMS. Som Sticos-kunde har du fri tilgang til faghjelp.

- eller gjør som tusenvis av andre og bli abonnent på Personal og Ledelse!