10 spørsmål og svar om nytt HR-system

HR-Direktør Inger Lovise Lunde (fra v.), spesialrådgiver Vigdis Nilsson Wallem og IT-ekspert Jonas Lie Nielsen har vært sentrale ved implementeringen av det nye HR-systemet i Posten.

Med 27 000 ansatte er Posten en av Norges absolutt største arbeidsgivere. Inntil i fjor har HR-systemet vært

outsourcet. Det vil si at en ekstern leverandør har stått for driften av systemet. I 2006 skulle avtalen reforhandles. Da bestemte de seg for å avslutte outsourcingen, og heller ta tilbake personalfunksjonen samtidig med innkjøp av et nytt HR-system.

I 2007 startet implementeringen av det nye HR-systemet, og i fjor sommer ble det rullet ut i hele sin bredde i virksomheten.

Vi har møtt tre av dem som har vært sentrale i dette arbeidet. Seniorrådgiver Vigdis Nilsson Wallem er Postens løsningsarkitekt for Oracle HR, som er det HR-systemet Posten har valgt.Inger Lovise Lunde er leder av HR Senteret i konsernstaben og fagsjef Jonas Lie Nielsen er løsningsarkitekten på datavarehus i IT-avdelingen.

1. Hvorfor valgte dere å kjøpe et nytt HR-system istedenfor å fortsette med outsourcing?Jonas: Det var mange grunner til det. Den viktigste er at vi vil sitte i førersetet. Vi vil ha muligheten til å gjøre endringer etter behov, og vi ønsker å gjøre disse endringene selv. Når vi har både IT-løsningen og kompetansen internt står vi friere til dette.

2. Hva er den største fordelen med det nye HR-systemet?Inger Lovise: Vi spurte oss selv: Hva er HR for oss? Vi ønsket et system som vi kunne bruke mer strategisk innen HR-området, og som kunne gi oss gode styringsdata på en enkel måte. Det mener jeg at vi har fått til.

Vigdis: Systemet er godt integrert med andre IT-systemer i organisasjonen. Det gjør at vi kan hente og sette sammen opplysninger på en annen måte, for eksempel fra økonomisystemet. Vi kan enkelt hente ut data både på detaljnivå og for konsernet som helhet.

3. Hvordan merker ledere og ansatte i Posten at de har fått nytt HR-system? Inger Lovise: Det er et helt nytt brukergrensesnitt. Altså hvordan brukerne opplever HR-systemet når de setter seg ned foran PC-en. Når vi innfører noe nytt er det naturlig at mange helst vil fortsette med det gamle, som de føler seg komfortable med. Det tar tid å bli vant til et nytt system. Men stadig flere ser atdet nye systemet er veldig nyttig, og gir muligheter som vi ikke har hatt tidligere.

Vigdis: Vi har lagt stor vekt på opplæring og det fortsetter vi med så lenge det er behov for det.

4. Hva var viktigst da dere valgte nytt HR-system?Jonas: Vi måtte selvfølgelig tenke på kostnader både ved etablering og videreutvikling av systemet. Dessuten måtte det oppfylle våre behov på en tilfredsstillende måte, og det nye HR-systemet måtte kunne kommunisere med andre IT-systemer internt.

Vigdis: Vi ønsket også å bruke mest mulig standardapplikasjoner. Det vil si at vi ønsket ikke å gjøre flere endringer i systemet enn det som var absolutt nødvendig. Dette har også sammenheng med å holde kostnadene på et fornuftig nivå.

5. Hvor krevende var det å vurdere de ulike tilbudene mot hverandre? Jonas: Det er en jobb som absolutt ikke skal undervurderes. Selv om vi gikk ut med en detaljert kravspesifikasjon, var det vanskelig å sammenligne tilbudene. Vi brukte rangeringer innen en rekkeulike områder for å underbygge de vurderingene vi gjorde. Men vi la også vekt på andre ting enn IT-løsningene i seg selv. Leverandørens kompetanse ble for eksempel også tillagt stor vekt.

6. Hva har vært mest frustrerende?Vigdis: Vi var nødt å gjøre en rask implementering fordi avtalen med den forrige leverandøren gikk ut. Jeg vil ikke anbefale noen å gjøre en så omfattende implementering på bare ett år om det kan unngås. Det er svært krevende. Det er viktig å ha tilstrekkelig med tid og ressurser.

Jonas: Fordi HR-systemet hadde vært outsourcet satt vi ikke med all spesialkompetansen internt. Posten er et stort konsern med ulike virksomhet og dette gjenspeiler seg i kompleksiteten innen HR området og HR løsningen. Jeg er IT-spesialist og ikke HR-spesialist, men jeg har innsett at HR er et fagfelt som er mer komplisert enn jeg hadde trodd og vi har lært viktigheten av kompetanse i eget hus om egne behov. Det tok dessuten tid å "stabilisere" systemet. Det er først nå i 2009 at jeg føler vi kan se fremover.

7. Hvor ressurskrevende har det vært?Vigdis: De som har jobbet med valg og implementering av HR-systemet har jobbet på fulltid. Det er ikke et venstrehåndsarbeid ved siden av annen jobb. Det var seks personer fra Posten på heltid i hele 2007, i tillegg til prosjektledelsen. I tillegg kommer blant annet de som har jobbet med opplæring i det nye systemet. Det har vært et omfattende opplæringstiltak i forbindelse med implementeringen.

Vigdis: Vi lyste ut prosjektstillingene internt. Hvem som helst kunne søke, og vi la vekt på å få en bredt sammensatt gruppe som ikke besto utelukkende av IT- og HR-eksperter.

8. Hvilke råd har dere til andre virksomheter som skal ha nytt HR-system?Inger Lovise: Ha en viss fleksibilitet i forhold til kravspesifikasjonen. Det kan ta et par år fra kravspesifikasjonen ble laget til systemet blir implementert. Da kan det ha skjedd store endringer i organisasjonen i mellomtiden.

Vigdis: De som skal bruke løsningene må være med i planleggingen fra starten av. Dessuten må de som skal være med i prosjektgruppen ha vyer. Det er ikke et poeng at ting skal gjøres akkurat som før.Jonas: Ikke start med en illusjon om å bygge et perfekt HR-system i utgangspunktet. Planlegg heller med et godt fundament, og fortsett å bygge det ut etter hvert som dere ser behovet. Det er når folk blir kjent med systemet at de gode ideene kommer. Implementer mest mulig standardløsninger i hovedprosjektet, og gjør tilpasninger raskt og effektivt etterpå. Da er sannsynligheten større for at dere bruker pengene riktig. Vær dessuten sikker på at dere velger et system som kommuniserer med andre IT-systemer dere har fra tidligere.

Vigdis: Vi får stadig innspill til å gjøre ting bedre, og det skjer kontinuerlige forbedringer. Et HR-system er i stadig utvikling.

9. Hva er det viktigste dere oppnår med det nye systemet?Jonas: Først og fremst nærheten og eierskapet til systemet. Det er vi som bestemmer takt og tempo, og vi kan gjøre de endringene vi ønsker.

Inger Lovise: Og tilgangen til informasjon. Det at vi kan hente ut data på et detaljnivå som vi ikke kunne tidligere, og at vi kan sette sammen opplysningene på nye måter.

10. Har det endret noe i måten HR jobber på?Inger Lovise: Vi er i ferd med å endre oss fra en typisk forvaltningsenhet til en mer forretningsmessig enhet. Vi ønsker at HR skal være en strategisk forretningspartner. Det at vi bidrar til å videreutvikle løsninger som lederne opplever som positive og nyttige er viktige i den forbindelse. Det nye HR-systemet er et skritt i den retningen.

Vigdis: Og det er viktig at IT- og HR avdelingen samarbeider godt. Hvis HR og IT står veldig langt fra hverandre blir

Les hele artikkelen i Personal og Ledelse nr 4/2009. Får du ikke bladet i posten kan du kjøpe enkeltutgaver her, eller abonnere ved å trykke her.