Nye krav til ansettelsesavtalen fra 1. juli 2024 – hva må/bør ansettelsesavtalen inneholde?

INNLEGG

Fredrik Haberer Anfinsen, partner i Advokatfirmaet Simonsen Vogt Wiig AS

INNLEGG

Catriona Elisabeth Vågen McIntyre, senioradvokat i Advokatfirmaet Simonsen Vogt Wiig AS

Fra 1. juli 2024 oppstilles det nye krav til innholdet i ansettelsesavtaler for nye ansettelsesforhold, som vil gjelde i tillegg til de någjeldende minimumskravene.

Kort oppsummert innebærer dette blant annet at listen over forhold arbeidsgiver skal opplyse om i § 14-6, utvides. Fristen for å innta endringer i arbeidsavtalen kortes ned, og plikten til å gi tilleggsopplysninger til arbeidstaker som sendes til utlandet, utvides også. Det innføres også nye regler om prøvetid.

Mangelfull informasjon

Videre er det innført to nye presumsjonsbestemmelser, som får betydning ved mangelfull informasjon:

(i) dersom arbeidsavtalen ikke opplyser at arbeidsforholdet er midlertidig, anses det som fast arbeidsforhold, med mindre arbeidsgiver kan bevise at det motsatte er overveiende sannsynlig, og (ii) dersom arbeidsgiver ikke har opplyst om stillingsprosenten i ansettelsesavtalen, skal arbeidstakers påstand om stillingsomfang legges til grunn dersom annet ikke anses som overveiende sannsynlig.

Kravene gjelder for nye arbeidsavtaler som inngås etter 1. juli 2024. For arbeidsforhold som allerede er inngått, skal den skriftlige arbeidsavtalen suppleres i tråd med endringene i arbeidsmiljøloven §§ 14-6 første ledd og 14-7 første og andre ledd dersom arbeidstaker anmoder om det. Slik anmodning skal etterkommes tidligst mulig og senest to måneder etter at den er mottatt.

Alt må gå raskere

Fra og med 1. juli 2024 må skriftlig arbeidsavtale foreligge snarest mulig og senest innen syv dager etter at arbeidsforholdet begynte. For arbeidsforhold med kortere varighet enn én måned, eller ved utleie av arbeidskraft, skal det inngås skriftlig arbeidsavtale med en gang. Endringer i arbeidsforholdet etter arbeidsmiljøloven §§ 14-6 og 14-7 skal inntas i arbeidsavtalen senest den dagen endringen trer i kraft. Dette gjelder likevel ikke dersom endringene i arbeidsforholdet skyldes endringer i lover, forskrifter eller tariffavtaler.

Det er viktig å understreke at lovendringene ikke er ment å begrense arbeidsgiverens styringsrett. Hvis avtalene inneholder utførlige og detaljerte reguleringer, kan dette imidlertid føre til begrensninger. Derfor råder vi til en gjennomgang av virksomhetens avtalemaler for å sikre at de både er i samsvar med lovendringene, og at de ikke unødvendig begrenser virksomhetens fleksibilitet og styringsrett.

Benytt muligheten

Ved gjennomgang av malverket, anbefaler vi også at det tas en vurdering av øvrige kommersielle punkter. Selv om det ikke måtte være spesifikke krav til innhold i disse delene, kan det være elementer som bør inkluderes for å styrke og beskytte virksomheten på lang sikt. Eksempelvis er det visse punkter som kan være fordelaktige å ha med, selv om det ikke nødvendigvis er et krav om dette (se punkt 2). Videre kan det være ordninger som kan omtales i avtalen ved en generell henvisning, men som bør reguleres separat fra selve ansettelsesavtalen for å unngå komplikasjoner (se punkt 3).

Særskilte reguleringer

Partene står fritt til å innta øvrige forhold. Dersom personen som skal ansettes skal ha en sentral rolle i virksomheten, er det særlig noen forhold som bør vurderes regulert.

• Ledende eller særlig uavhengig stilling

Dersom stillingen det skal ansettes i er en ledende eller særlig uavhengig stilling[1], vil arbeidstakeren være unntatt en rekke av arbeidstidsbestemmelsene i arbeidsmiljøloven, blant annet krav om overtidsbetaling. Dersom arbeidstakeren har en slik ledende eller særlig uavhengig stilling, bør dette fremgå av ansettelsesavtalen.

• Daglig leder og fraskrivelse av stillingsvern

Dersom det skal ansettes en daglig leder, bør det vurderes om daglig leder skal fraskrive seg stillingsvernet mot etterlønn[2]. En slik fraskrivelse må skje skriftlig, typisk ved at dette inntas i ansettelsesavtalen. Dersom daglig leder ikke fraskriver seg stillingsvernet mot etterlønn, vil han/hun ha samme stillingsvern som en alminnelig ansatt. En daglig leder kan også mot etterlønn fraskrive seg reglene om konkurranse – og kundeklausuler[3].

• Konkurransebegrensende avtaler

Med konkurransebegrensende avtaler menes konkurranse-, kunde- og rekrutteringsklausuler[4]. Slike klausuler kan benyttes dersom en virksomhet har et behov for å beskytte sin konkurransesituasjon overfor én eller flere av sine ansatte. Det er ikke uvanlig at det avtales konkurransebegrensende avtaler i et ansettelsesforhold, særlig for nøkkelpersoner i virksomheten.

Selv om reguleringene først skal gjelde etter opphør av ansettelsesforholdet, er det vanlig at konkurransebegrensende avtaler inngås ved ansettelsen, eller senere i arbeidsforholdet, for eksempel i forbindelse med en forfremmelse. Som oftest reguleres slike konkurransebegrensende avtaler i ansettelsesavtalen.

• IP-klausul

Formålet med en IP-klausul er å klargjøre eierskapet til intellektuell eiendom som skapes før, under, eller som et resultat av avtalen. Den kan også regulere hvordan slik eiendom kan brukes, beskyttes, og eventuelt lisensieres eller overføres. En godt utformet IP-klausul kan bidra til å forebygge fremtidige tvister om intellektuell eiendom og sikre at partenes rettigheter og interesser blir tilstrekkelig beskyttet.

Separate reguleringer

Det er noen ordninger som bør vurderes regulert separat, det vil si at ordningene ikke reguleres i detalj i selve ansettelsesavtalen.

• Bonusordninger

Dersom arbeidstakeren skal ta del i en bonusordning, anbefaler vi som regel ikke at en slik bonusordning beskrives i detalj i ansettelsesavtalen. I stedet kan det inntas en generell henvisning om at arbeidstakeren tar del i den til enhver tid gjeldende bonusordning, eller lignende formulering.

Grunnen til at ordningen ikke bør beskrives i detalj i selve ansettelsesavtalen, er fordi dette kan medføre at arbeidstakeren får et rettskrav på en slik ordning. En eventuell bonusordning bør i stedet reguleres separat, på en slik måte at virksomheten ikke forplikter seg til å opprettholde ordningen. Sagt med andre ord: bonusordningen bør formuleres på en måte som sikrer at virksomheten har styringsretten i behold, slik at ordningen senere kan endres eller avvikles.

• Opsjonsavtale

Dersom den ansatte skal gis opsjon til kjøp av aksjer, bør det inngås egne separate avtaler om dette. En opsjonsavtale gir den ansatte rett til, på et fremtidig tidspunkt eller innenfor en bestemt tidsperiode, å erverve aksjer i selskapet til en forhåndsfastsatt utøvelseskurs, såkalt «strike price». Formålet bak opsjonsavtaler er ofte å incentivere ansatte til å bidra til at verdien på selskapets aksjer utvikler seg positivt, ved at de ansatte har en økonomisk egeninteresse i verdistigningen. Basert på opsjonens «strike price», vil den ansatte ta del i all verdiøkning fra utøvelseskurs, som typisk kan være basert på verdien ved tildelingstidspunktet. Opsjonsavtaler kan videre bidra til å binde nøkkelansatte til selskapet over lengre perioder, da det er markedspraksis å innta bestemmelser om at tildelte opsjoner ikke kan utøves før innen en viss tid, såkalt «opptjeningsperiode».

Ved å innta en opptjeningsperiode som vilkår for utøvelse, vil man videre kunne regulere at derom den ansatte fratrer sin stilling før opptjeningstiden er nådd, faller opsjoner som ennå ikke er opptjent eller utøvd bort, uten noen form for kompensasjon til den ansatte.