Kan en ansatt kreve å få en advarsel slettet?

Hei!

Jeg jobber som lagersjef med personalansvar. For to år siden unnlot en av våre ansatte å møte på jobb. Dagen etter var vedkommende tilbake på jobb, uten en god grunn for sitt fravær. Situasjonen gjentok seg en gang, og den ansatte fikk en skriftlig advarsel. Om en uke skal det ansettes en ny daglig leder. I den forbindelse krever den ansatte at advarselen skal slettes umiddelbart. Har han krav på det?

Advarsler vil som regel bli lagret i den ansattes personmappe, og er å anse som en "personopplysning" etter personvernsforordningen GDPR, og forordningen vil dermed gjelde for dette tilfellet.

Hvem er behandlingsansvarlig?
Den som er behandlingsansvarlig for den ansattes personopplysninger har ansvar for å slette opplysningene dersom visse grunner tilsier dette. Begrepet behandlingsansvarlig er definert i GDPR art. 4 og omfatter kort forklart enhver person eller organ som bestemmer over behandlingen av personopplysninger. Du never at du har personalansvaret, og du vil dermed klart anses som "behandlingsansvarlig" for de ansattes personopplysninger.

Er lagringen av advarselen nødvendig?
Som behandlingsansvarlig har du plikt til å slette personopplysninger i ulike forhold som fremgår av GDPR art. 17. Her inngår kravet om sletting når behandlingen ikke lenger er "nødvendig" for formålet som det ble samlet inn eller behandlet for. For deg som arbeidsgiver er det derfor ditt ansvar å vurdere hvor lenge det er behov for å lagre advarselen.

Retningslinjer for sletting

For det første kan det påpekes at reglene for sletting etter GDPR har til formål å gi et styrket vern for den opplysningene gjelder. Det innebærer at reglene om sletting skal tolkes strengt, og at personopplysninger ikke skal lagres lenger enn det som er strengt nødvendig.

I selve vurderingen av om lagring av advarselen er nødvendig vil det være sentralt å se på bakgrunnen for advarselen og om den situasjonen eller omstendigheten har opphørt. En typisk situasjon hvor lagring ikke lenger er nødvendig er i de tilfeller hvor forholdene er ryddet opp i slik at den ikke har relevans for fremtidig arbeidsforhold.

Videre, dersom det er gått lang tid vil det være unaturlig å legge vekt på advarselen. Hva som er lang tid og hvor lenge det er behov for å bevare en advarsel kan variere, og det finnes dermed ikke ett svar på hva som er lovlig lagringstid.

Forut for vedtakelsen av GDPR var det en oppfatning om at lagringstiden for varslet vanskelig kunne settes kortere enn arbeidsforholdets varighet. En slik forståelse ble begrunnet i hensynet til eventuelle fremtidige oppsigelses- eller avskjedssaker der arbeidsgiver har bevisbyrden. Det innebærer at arbeidsgiver ofte vil ha en interesse i å oppbevare opplysninger om arbeidsforholdet, inkludert eldre advarsler.

Lagring for et slikt formål kan være "nødvendig" jf. GDPR art. 17 slik at den tidligere forståelsen av akseptabel lagringstid videreføres. Det må likevel avgrenses mot de tilfeller hvor advarsel gjelder mindre alvorlige forhold.