Bjørn Ofstad, partner
Kjetil Mogard Bergem, senior manager
Steinar Østmoe, senior manager
Deloitte Advokatfirma
Det er mulig å følge med på hva de ansatte gjør i hverdagen på et helt nytt detaljnivå, men det er strenge regler for hvordan dataene kan brukes. Fallgruvene er store for virksomheter som trår feil, men oppsiden for arbeidsmiljø og produktivitet kan være like store for dem som gjør det riktig.
I anledning personverndagen, stiller vi spørsmål om det er grunn til bekymring for økt overvåkning av ansatte i norske bedrifter, og om det er grunn til å gjøre grep i 2023.
Digitalisering på arbeidsplassen er en global megatrend. En undersøkelse gjennomført av The New York Times blant større virksomheter i USA, viser at arbeidsgivere i økende grad bruker kontrolltiltak for å overvåke de ansattes produktivitet. Undersøkelsen viser at kontoransatte måles i økende grad, inkludert ansatte i lederstillinger.
Tidligere har kontrolltiltak vært mest utbredt i industriyrker. Undersøkelsen viser eksempler på inngripende overvåkning og målinger med dramatiske konsekvenser for de ansatte. Enkelte arbeidsgivere målte tastetrykk og kontrollerte tilstedeværelse ved å fotografere ansatte på hjemmekontor med PC-kameraet hvert tiende minutt. Når arbeidstakeren ikke tastet eller satt foran kamera, kunne det gi lønnstrekk. I noen virksomheter kunne de ansatte sammenligne egen produktivitet med kolleger i sanntid.
Arbeidstilsynet publiserte en ny rapport september i fjor som bekrefter at det også her hjemme er økende bruk av kontrolltiltak i arbeidslivet. Den samme tendensen er tydelig i den årlige undersøkelsen av Deloitte Advokatfirma i samarbeid med Datatilsynet og NHO om kontrolltiltak i norske virksomheter.
Undersøkelsene viser at norske arbeidsgivere har innført enkelte kontrolltiltak for å følge med på ansattes bruk av jobb-PC, men også at tiltak ikke er like utbredt eller inngripende som i USA.
Undersøkelsen avdekket imidlertid manglende kompetanse hos norske arbeidsgivere. Mange oppfatter ikke at typiske kontrolltiltak omfattes av reglene i arbeidsmiljøloven og personvernregelverket, som for eksempel elektronisk adgangskontroll og GPS-sporing. Det er vanskelig å følge reglene når det er uklart om de gjelder.
Det er lett å se på kontrolltiltak på arbeidsplassen som en ulempe for de ansatte, men bildet er i realiteten mer nyansert. Flere arbeidsgivere i New York Times' undersøkelse nevnte at overvåkningen hadde bidratt til å avdekke arbeidstakere som bryter sine plikter i arbeidsforholdet. Enkelte ansatte brukte arbeidstiden til å se film og tv-serier, og noen utførte til og med arbeidsoppgaver for andre virksomheter.
Undersøkelsen viser også at noen arbeidstakere opplevde at kontrolltiltakene hadde en positiv effekt. Flere oppga at de fikk gjort mer i løpet av dagen og hadde bedre kontroll med egen tidsbruk.
Tilgjengelige data kan brukes på flere måter, og data som genereres i forbindelse med et digitalt hjelpemiddel som er nyttig for de ansatte, som for eksempel å følge med på egen tidsbruk, samtidig kan brukes til å kontrollere og måle de ansattes arbeidsprestasjoner hvis dataene er tilgjengelige for arbeidsgiver.
Vi vet at det vil komme enda flere løsninger fremover som gir en positiv brukeropplevelse for arbeidstaker, samtidig som det gir arbeidsgiver mulighet til å overvåke produktiviteten til de ansatte. De løsningene som ivaretar regelverket og arbeidsmiljøet, kan gi store muligheter for virksomheter for å optimalisere og tilrettelegge for økt produktivitet, og samtidig gi en bedre arbeidshverdag for de ansatte.
Norske virksomheter har en særlig utfordring knyttet til bruken av de store amerikanske leverandørene som dominerer det norske markedet for skytjenester. Tilleggstjenester og automatiske oppdateringer levert i skyen kan regnes som kontrolltiltak etter norsk regelverk, selv om det ikke er klart fra leverandørens side når virksomheten tar dem i bruk.
I Norge definerer arbeidsmiljøloven hva som regnes som kontrolltiltak og setter begrensninger for hvilke kontrolltiltak norske arbeidsgivere kan iverksette overfor ansatte. Personvernregelverket setter videre krav til bruk av data. Flere av kravene i regelverket er ikke bare egnet til å beskytte ansatte, men legger også til rette gode vurderinger og implementering av tiltak blant annet ved å stille krav til involvering av tillitsvalgte og de ansatte som påvirkes.
Det er imidlertid vanskelig å følge regelverket hvis arbeidsgiver ikke har tilstrekkelig kompetanse tilgjengelig til å identifisere hva som utgjør et kontrolltiltak og når reglene gjelder. Kombinasjonen av økte datamengder og nye tjenester som gjør det lett å bruke data for arbeidsgiver og arbeidstaker, gjør at det er gode grunner til å være ekstra påpasselig slik at virksomheten ikke trår feil.
Vi opplever at norske arbeidsgivere har gode intensjoner og ønsker en god relasjon med de ansatte. Men det er ikke alltid nok til å gjøre gode vurderinger og oppfylle kravene i regelverket.
Vi er langt unna en situasjon slik New York Times beskriver i USA. For å kunne dra nytte av de positive effektene som ligger i økt bruk av data og digitalisering, er det imidlertid nødvendig å gjøre gode vurderinger i tråd med regelverket. Manglende kunnskap om vurderingene for bruk av kontrolltiltak vil gå på bekostning av gevinsten – og det er verken arbeidsgiver eller arbeidstaker tjent med.
Hei! Har du fått spørsmål om å bli med i en undersøkelse fra Kantar og HRmagasinet?
Vi trenger kunnskap og innsikt om våre lesere.
Derfor har vi engasjert Kantar – et av Norges ledende analyseinstitutt – til å hjelpe oss med å gjennomføre undersøkelsen.
Mange av våre abonnenter og lesere har fått undersøkelsen tilsendt på e-post fra Kantar, og dette er en vennlig påminnelse til deg om å bidra med dine svar.
Sammen lager vi bedre innhold!
Beste hilsen
Geir Christiansen, redaktør HRmagasinet
