Til stede på kontoret – med egen avatar

Johan Davidsson er daglig leder for Distancify AB, et svensk selskap med 13 ansatte som jobber med forretningsutvikling innen e-handel. Selv jobber han i. Alingsås men det gjør ingen av medarbeiderne. De jobber i andre svenske byer og i utlandet.

- Selv bor jeg i et villastrøk i en svensk småby. Det trives jeg med. Men jeg kan ikke forvente at medarbeiderne mine skal flytte hit. Kanskje vil de heller bo i Japan, i Lofoten eller i et lite hus ved en innsjø i Finland.

- Tradisjonelt måtte man flytte arbeidsplassen dit hvor man fant kompetansen, altså til de store byene, eller medarbeiderne måtte flytte dit hvor arbeidsplassen var. Dette har i stor grad endret seg. I dag er det enkelt å finne gode løsninger for fjernarbeid, sier Davidsson.

Rekrutteringsproblemer

Davidsson digitale reise startet da han ble den første ansatte i Stayhard, som er en nettbutikk som selger moteklær for menn. I begynnelsen holdt de til i et kjellerlokale på 50 kvadratmeter, men vokste raskt. Da virksomheten ble solgt til den svenske e-handels giganten Ellos i 2014, hadde de utvidet til 5 000 kvadratmeter.

- Vi holdt til i Herrljunga, som er en liten by en times kjøretur fra Gøteborg. Fordelen var at vi hadde lav husleie, men det var ekstremt vanskelig å rekruttere medarbeidere som ville flytte dit. Vi klarte imidlertid å ansette noen viktige nøkkelpersoner som gjorde en flott jobb, men de pendlet opptil tre timer hver dag.

Bemanningssituasjonen ble ikke enklere da de ble oppkjøpt av Ellos og flyttet virksomheten til Borås. Dette er et større sted enn Herrljunga, men for medarbeiderne i Stayhard betydde det enda lengre reisevei.

Løsningen ble fjernarbeid

For å bedre situasjonen bestemte de seg for å teste fjernarbeid.

- Pendlingen var uholdbar for noen av våre nøkkelmedarbeidere og vi ønsket ikke å miste dem.

Spørsmålet Johan Davidsson måtte finne et godt svar på var: Hvordan skal medarbeiderne kunne fortsette å jobbe for oss når reiseveien er for lang?

- Vi sjekket mange ulike løsninger for fjernarbeid. Til slutt valgte vi en løsning som også blir brukt av LinkedIn i USA.

Løsning var en slags «segway-robot» med kamera med 170 graders synsvinkel, noe som tilsvarer synsvinkelen på det menneskelige øye. Avataren hadde en god mikrofon som gjorde at de kunne samtale med den på god avstand. En skjerm viste ansiktet til medarbeideren som styrte avataren, slik det vises i videokonferanser.

- Vi kunne se Kristoffer på skjermen og snakke med ham. Han kunne bevege seg fritt rundt på arbeidsplassen med avataren, delta på møter og på kaffepausene. Det ga en fysisk tilstedeværelse, et nærvær, som vi ellers ikke ville ha fått.

- Det tok flere måneder før det føltes helt naturlig, men etter hvert kjente alle at; nå kommer Kristoffer når avataren kom inn i et rom. Vi hadde rett og slett en medarbeider som rullet rundt på arbeidsplassen i stedet for å gå.

Kristoffer kunne styre roboten fra sin egen pc på hjemmekontoret. Stayhard hadde også medarbeidere i Romania og disse fikk også avatarer på kontoret i Sverige.

Ta vare på det sosiale

I Distancify jobber ingen av medarbeiderne på samme sted. De jobber i ulike byer i Sverige, i Japan og i Romania. Derfor har de heller ingen avatarer, fordi selskapet ikke har et felles arbeidslokale.

- Det fungerer fint, men man risikerer å miste det sosiale fellesskapet. Derfor har vi videokonferanser hver morgen klokken ni. Da drikker vi kaffe og prater om alt annet enn jobb, for eksempel hva som har skjedd i helgen. Fordi vi ikke møtes fysisk i det daglige, må vi være veldig bevisste på det å møtes og være sosiale digitalt.

De møtes også fysisk med jevne mellomrom, men heller ikke det er avhengig av hvor kontorene ligger. Sitt neste møte skal de ha i Italia.

- Vi jobber hele tiden med jobbtrivsel. Det er veldig dyrt hvis kompetanse forsvinner.

Løsninger som gir frihet

Avatarer, videokonferanser, telefonkonferanser, skype og andre tekniske løsninger frigir medarbeiderne fra fysiske arbeidsplasser. Det gir større frihet for medarbeiderne og gir også nye muligheter for arbeidsgivere med hensyn til rekruttering og bemanningsløsninger.

- Det gjør at vi kan tilby andre ting enn bare lønn, for eksempel at medarbeiderne våre har muligheten til å arbeide hvor de vil. Vi kan for eksempel tilby svensk lønn og svenske arbeidsvilkår til en som ønsker å jobbe i Portugal eller Japan, sier Johan Davidsson.