Er du en av de mange ledere som lever etter mantraet "Det er bedre å gjøre det selv", gjør du jobben din mye vanskeligere enn den trenger å være. Samtidig sender du et signal til dine medarbeidere om at du ikke har tillitt til dem, og du setter en stopper for utviklingen deres.
Ledelse handler også - i stor grad - om å løse oppgaver gjennom andre, skriver Lederweb.dk.
Ifølge nettstedet, er det første skrittet til suksessfull delegering å gi slipp, og å tro på at oppgaven kan bli løst på en ordentlig måte selv om det er noen andre som arbeider med den.
Lederweb peker på fem typiske unnskyldninger for ikke å delegere:
- Det tar for lang tid å forklare- Det går fortere når jeg gjør det selv- Medarbeiderne mine mangler erfaring og kompetanse- Hvis det skal bli riktig, må jeg gjøre det selv - Medarbeiderne mine har det nok for travelt allerede
Mislykket delegering skyldes ofte at medarbeiderne reelt ikke har fått fullmakt til å ta de beslutningene som kreves for å løse oppgaven.
Andre årsaker kan være:
- At lederen ikke har tillitt til medarbeideren. Hvis ikke tilliten er der, vil medarbeideren være redd for å gjøre feil og bli kritisert.
- At medarbeideren ikke føler seg godt nok forberedt på oppgaven; Enten på grunn av mangel på kompetanse på området, eller fordi han/hun har fått for lite informasjon om hva som skal gjøres.
- At medarbeideren ikke har fått noen tilbakemeldinger i forbindelse med tidligere oppgaver du har utdelegert.
Lederweb.dk gir sine lesere følgende råd til delegering:
1: Avklar hva som skal delegeres Start med å finne ut hva du vil delegere. Skriv en liste over alle oppgavene du har liggende, og strek under dem du vil delegere.
Det er viktig å være klar over at delegering ikke er det samme som å kvitte seg med oppgaver du ikke har tid eller lyst til å ta deg av. Oppgavene skal gå hånd i hånd med medarbeiderens kompetanse, og gi innflytelse og ansvar. Dersom det motsatte er tilfelle, vil medarbeiderne føle at de har fått oppgavene prakket på seg, og at de bare adlyder ordre.
Et godt råd er å ikke delegere oppgaver som i utgangspunktet skulle kuttes ut. Dersom du ikke hadde tenkt til å bruke egen arbeidskraft på oppgaven, bør du overveie om det er nødvendig at andre tar den.
2: Finn den rette til å ta oppgaven Hvem er den mest passende å delegere til? Oppgavens karakter og medarbeiderens kompetanse bør avgjøre dette. Vær oppmerksom på at det kanskje er nødvendig med ekstra trening eller utdanning for at en medarbeider skal kunne overta en oppgave.
3: Gi medarbeideren myndighet til å ta beslutninger Gjør klart i hvilken grad medarbeideren har myndighet til å ta beslutninger i forbindelse med arbeidet: Dette gjelder både beslutninger som kan tas uten at du går god for dem, og beslutninger som krever din godkjenning.
Vær konkret når du gjør dette. Dersom du sier "gjør akkurat som du vil", kan du ende opp med en ubehagelig overraskelse. Samtidig kan for stramme rammer hemme oppgaveløsingen.
4: Presiser målet og sett en deadline En av de typiske fallgruver er at medarbeider og leder har forskjellig oppfatning av målet med oppgaven. Det er derfor en god ide å starte med å tydeliggjøre oppgaven for deg selv. Visualiser hvordan resultatet skal se ut, og ha alt klart:
Hva skal lages, når skal det være ferdig, og hvor stor grad av detaljer og hvor høy kvalitet ønsker du?
Når oppgaven er beskrevet så klart som mulig, setter dere en deadline.
Vær også oppmerksom på at medarbeiderne dine er forskjellige. Noen vil ha oppgaven beskrevet ned til detaljnivå, mens andre bare vil ha retningslinjer å forholde seg til. Tilpass deg etter disse behovene.
5: Beskriv ønsket resultat, men ikke ønskede metoder Unngå å blande deg inn i hvordan oppgaven løses. Alle har forskjellige måter å løse oppgaver på, og resultatet er viktigere enn fremgangsmåten. Når du lar medarbeiderne bruke sine egne metoder, vil de være mer kreative og produktive enn om du legger opp løpet for dem.
6: Spør løpende hvordan det går Få løpende feedback for å sikre at medarbeideren har alt som er nødvendig for å løse oppgaven. Men unngå å blande deg for mye inn; det kan skape problemer og misforståelser. Klargjør eventuelt delmål for å se hvordan arbeidet ligger an. Har du gitt en uke til oppgaveløsing, kan du spørre etter tre dager om hvordan det går.
Stol på at medarbeideren klarer å løse oppgaven, og unngå å gå han/hun etter i sømmene hele tiden. - Med mindre dette er et ønske fra medarbeideren selv.
7: Gi tilbakemelding Gi tilbakemelding når oppgaven er avsluttet. Hva er bra, og hva kan gjøres bedre neste gang? Diskuter resultatet og gi ros hvis oppgaven er godt utført. Bli også enige om hvilke endringer som må til i måten lignende oppgaver løses i tiden fremover.
Får du tilbake en oppgave som er brukbar, men ikke perfekt, skal du ikke få medarbeideren til å gjøre om på den. Det er demotiverende, og derfor ofte sløsing med tid. Trekk heller frem hva som kan gjøres bedre neste gang.
(Kilde: Lederweb.dk)
Hei! Har du fått spørsmål om å bli med i en undersøkelse fra Kantar og HRmagasinet?
Vi trenger kunnskap og innsikt om våre lesere.
Derfor har vi engasjert Kantar – et av Norges ledende analyseinstitutt – til å hjelpe oss med å gjennomføre undersøkelsen.
Mange av våre abonnenter og lesere har fått undersøkelsen tilsendt på e-post fra Kantar, og dette er en vennlig påminnelse til deg om å bidra med dine svar.
Sammen lager vi bedre innhold!
Beste hilsen
Geir Christiansen, redaktør HRmagasinet
