Retorikkekspertens beste råd til bedrifter som ønsker seg bedre hybridmøter

Derfor har Logitech Video Collaboration nå slått seg sammen med retorikkeksperten Elaine Eksvärd om å lage en guide som kan hjelpe bedrifter med å forbedre hybridmøteopplevelsen både for møtelederen, de fysiske deltakerne og de som er med hjemmefra.

Den store fordelen med hybridmøter er at de kan knytte medarbeidere sammen på tvers av geografiske forskjeller og dermed gjøre teamarbeidet langt mer fleksibelt. Men det er stor forskjell på å kikke hverandre i øynene over samme bord og det å være spredt på henholdsvis mindre grupper i samme rom og enkeltpersoner som deltar fra hvert slitt lille vindu på en skjerm.

65 prosent av bedriftene mangler en møteetikette

En nylig undersøkelse viser at beslutningstakerne i norske bedrifter er fullt klar over utfordringen, og at nesten halvparten av bedriftene ønsker å skape inkluderende og morsomme hybridmøter der alle parter føler seg velkomne og hørte (i).

Men likevel er det bare ca. en tredjedel av de spurte bedriftene som har laget tydelige møteretningslinjer eller en møteetikette som kan hjelpe de ansatte med å navigere i det til tider litt komplekse hybridmøteformatet [ii].

Guide til norske bedrifter fra retorikkeksperten

Derfor har merket Logitech Video Collaboration slått seg sammen med retorikkeksperten Elaine Eksvärd om å sette sammen en guide som kan hjelpe de 65 prosent av alle norske bedrifter som fortsatt mangler en formell plan for å håndtere hybridmøter.

Guiden består av konkrete tips og gode råd til hva man bør (unngå) å gjøre både som møteleder og -deltager, med utgangspunkt i Elaine Eksvärds mangeårige erfaring med presentasjonsteknikk, retoriske virkemidler og personlige møteopplevelser i profesjonell regi.

Overfør det beste fra det fysiske møtet til det hybride

Ifølge Elaine Eksvärd er en av nøklene til vellykkete hybridmøter å bruke så mange aspekter som mulig fra de fysiske møtene. For eksempel er det viktig å bli tatt ordentlig imot av verten og hilse på de øvrige deltakerne ved mindre møter, selv om man sitter i hvert sitt digitale hjørne. Og med litt planlegging kan også praten i kaffepausene bli en del av hybridmøtet ved hjelp av litt planlegging.

Det fysiske samværet man går glipp av som digital møtedeltaker, kan man med fordel forsøke å overføre til hybridmøtet, mener Elaine Eksvärd. Blant annet bør man som digital møtedeltaker også sitere dem som er med på det fysiske møtet.

- For man kompenserer for manglende øyekontakt ved å la folk på møtet føle seg sett. Det å si navnet deres er en god erstatning for dette. Når du titter ned på ansiktene på skjermen, må du gjerne kommentere reaksjonene deres, slik som 'Anders, jeg ser at du nikker', og så kikke inn i kameraet igjen og fortsette der du slapp, forklarer hun.

Tricks til øyekontakt: Smilefjes

Et av Elaine Eksvärds enkle triks til bedre «øyekontakt» er å tegne et smilefjes på en post-it-lapp og sette den ved webkameraet. Ifølge henne er den ideelle fordelingen nemlig å kikke på skjermen i 20 prosent av tiden og inn i kameraet i de resterende 80 prosent.

Møtelederen som TV-vert

Også møtelederen spiller en sentral rolle i et vellykket hybridmøte, ikke bare for å forklare spillereglene når møtet begynner, men også som «oversetter» mellom de fysiske og de digitale deltakerne.

- Når man arrangerer et hybridmøte, er man som en TV-vert. Oppgaven din er å få både publikum på stedet og folk i sofaen hjemme til å føle seg sett. Du kan gjerne stå, for det gir en følelse av større engasjement. Behandle kameraet i rommet som en person. Ikke nok med det, det er du som er ansvarlig for samhørigheten, forklarer hun.

«Spilleregler for hybridmøter - en guide for bedrifter» finnes HER.

Om Elaine Eksvärd

Elaine Eksvärd er en av Sveriges mest kjente retorikkeksperter. Hun brenner for å hjelpe virksomheter med å kommunisere klart og effektivt, slik at de kan forbedre møteopplevelsen for alle parter. Elaine Eksvärd har skrevet tre bøker om moderne retorikk, podkasten hennes oppdateres ukentlig med gode retoriske tips, og disse deler hun ofte som gjest på svensk tv og som foredragsholder. I tillegg er hun direktør i og grunnlegger av retorikkbyrået Snacka Snyggt.

[i] 47,5 % av de norske respondentene svarer at de best håndterer slike hybridmøter gjennom å sikre at møtedeltakerne føles seg velkomne.

[ii] 35,8 % av de norske respondentene svarer at de har en møteetikette eller klare retningslinjer for å håndtere hybridmøter i bedriften.

Undersøkelsen ble utført av AB Analyse i oktober 2021 blant 748 beslutningstakere i bedrifter (120 nordmenn, 220 dansker, 252 svenskere og 156 finner)

(Logitech)