5 medarbeiderutfordringer ved prosjektarbeid

Eva Tryti Lokken er spesialist på endringsledelse og har i mange år jobbet med flere store omstillingsprosjekter i kjente norske virksomheter som Posten, Nordea, Yara og IBM. Hun har erfart at medarbeidere som har jobbet i linjen og begynner å jobbe i prosjekt for første gang, møter utfordringer som de ikke var forberedt på. Hun oppsummerer de fem største utfordringene som følger:

Utfordring 1: Arbeidsmåten

Å organisere arbeid i prosjekt er en super måte å få ting gjort på, men den er helt forskjellig fra det å jobbe i linjen. Leveransen skal være den samme som det som er avtalt, verken mer eller mindre. Prosjekter blir målt på om de leverer det de er satt til, innenfor budsjettet og fristen. I prosjekt er det forventet å holde fokus på det som er avtalt oppdrag. For en uerfaren prosjektarbeider kan det være fristende å utvide oppdraget, fordi det virker som en fornuftig ting å gjøre. Dette blir som regel slått hardt ned på, for det er ingen god praksis i prosjektverdenen. Oppdraget skal ikke utvides uten at dette blir bestemt formelt av de som kan beslutte dette.

Utfordring 2: Manglende følelse av tilhørighet

Interne medarbeidere kommer oftest fra ulike deler av virksomheten, slik at prosjektet har den bredden av kompetanse som er nødvendig. Miksen av interne medarbeidere kan bety at de er ukjente for hverandre og kommer fra ulike subkulturer. Eksterne prosjektressurser blir også brukt i større grad enn før gjennom outsourcing, underleverandører, midlertidige arbeidsavtaler og liknende. Noen jobber i kort tid hos kundene og har liten grunn til å investere tid og krefter på å bygge relasjoner. Det kan derfor være vanskelig for medarbeiderne å føle seg hjemme eller ivaretatt i et prosjekt. De kan også miste tilknytningen til sin egen hjemmeavdeling over tid.

Utfordring 3: Arbeidsmengden varierer

I prosjektet kan det lett bli enten for mye eller for lite arbeid. Begge deler kan være krevende. For mye kan skape slitasje og konflikter. For lite kan være demotiverende og kjedelig. Noen ganger blir prosjektressurser bedt om å gå tilbake til sin vanlige jobb i perioder, fordi man må vente på delleveranser fra andre før man kan jobbe videre.

Utfordring 4: Informasjon, samhold og samarbeid

Prosjekter er ofte avhengige av delleveranser fra andre for å kunne levere innen tidsfristen og med riktig kvalitet. Det betyr at god intern dialog og samarbeid er viktig. Det er også verdifullt at alle har tilgang på felles informasjon om hele programmet. Det er først når delleveransene blir satt sammen at helheten blir bra. Fordi man er så avhengige av hverandre, er det viktig å samarbeide og jobbe som et team. Godt teamarbeid er ofte en forutsetning for at hele programmet skal klare å levere med kvalitet, innen fristen. Hyppig informasjon om hvordan det går med prosjektet og tiltak for å skape et fellesskap er viktig. Bruk for eksempel allmøter, nyhetsbrev, elektronisk oppslagstavle, og tiltak som styrker team- og kulturbygging.

Utfordring 5: Behov for motivasjon

Fordi et prosjekt har en begynnelse og slutt med konkrete leveranser (det er det som definerer et prosjekt) betyr det at situasjonen ikke er statisk. Den som er vant til å jobbe i prosjekt er kjent med at prosjekt forandrer seg med tiden. Ofte er oppstarten full av optimisme, men etter hvert kommer utfordringer og slitasje. Mot slutten blir det tynnere og tynnere i rekkene etter hvert som deler av prosjektet har levert det de skal, og ressursene blir tatt ut av prosjektet. Det er vanskelig å holde energinivået oppe og optimismen høy gjennom hele prosjektfasen.

Et tiltak for å hjelpe på motivasjon er å etablere et initiativ der spesielt gode resultater eller innsats trekkes fram for anerkjennelse av enkeltpersoner eller team. Feiring av milepæler er en annen god måte å skape motivasjon i prosjektteamet på. Det er viktig å sette delmål og markere disse før man går videre til neste delleveranse.