Kan vi kreve at arbeidstakeren utsetter ferien?

En av våre arbeidstakere har avklart ferie i vinterferien, for å reise utenlands med familien og en vennefamilie. Reisen er bestilt og forhåndsbetalt. Arbeidstakeren har imidlertid en sentral rolle i et av våre viktigste prosjekter, som har frist over ferien. Vi er derfor avhengig av at denne arbeidstakeren er på jobb i høstferien for at prosjektet skal kunne ferdigstilles i tide. Kan vi kreve at arbeidstakeren utsetter ferien sin?

Hovedregelen for forhåndsavtalt ferie er at denne er bindende for partene. Arbeidsgiver kan likevel i ekstraordinære tilfeller kreve at arbeidstaker – mot erstatning – endrer den avtalte ferien. En slik ensidig endringsadgang er etter ferieloven § 6 nr. 3 nødvendig dersom det oppstår en uforutsett hendelse, som medfører at avvikling av den fastsatte ferien vil gi vesentlige driftsproblemer. I tillegg stilles det krav om at arbeidsgiver ikke kan skaffe noen stedfortreder. Vilkårene er strenge, og regelen kan fravikes til fordel for den ansatte ved tariff- eller individuell avtale, jf. ferieloven § 6 (4).

Uforutsett hendelse

Bare når det er nødvendig på grunn av uforutsette hendelser vil arbeidsgiveren ha et beskyttelsesverdig behov for den nødutvei som en lovfestet endringsadgang gir. I tilfeller hvor endringsbehovet kunne forutses da tiden for ferie ble fastsatt, vil eventuelle driftsproblemer være et resultat av dårlig planlegging fra arbeidsgivers side. Da vil ikke vilkåret om en uforutsett hendelse være oppfylt.

Vesentlige driftsproblemer

Et annet vilkår for endring av ferietiden er at den uforutsette hendelsen vil skape vesentlige driftsproblemer. Arbeidsgiver har med andre ord ikke endringsadgang for enhver uforutsett hendelse knyttet til ferieavviklingen.

Problemene må for det første knytte seg til driften av virksomheten, herunder kjernevirksomheten eller selve produksjonen. Det er imidlertid vesentlighetskravet som er best egnet til å avgrense de problemer arbeidsgiver kan påberope seg. Hva som er vesentlig, vil måtte bero på omstendighetene i det enkelte tilfelle, men et driftsproblem kan eksempelvis ikke karakteriseres som vesentlig hvis det kan løses ved bruk av stedfortreder. Kravet praktiseres strengt, og arbeidsgiver må påregne en del problemer uten adgang til å endre arbeidstakers ferie.

Stedfortreder

Arbeidsgiver kan kun endre arbeidstakers ferie når det er nødvendig. Dersom det er mulig å benytte seg av en vikar, anses det ikke som nødvendig å endre arbeidstakers ferie. Bruk av stedfortreder vil gagne begge parter da arbeidstakeren slipper å endre på ferien sin, samtidig som arbeidsgiver får gjennomført de oppgavene som trengs.

Erstatning

Arbeidsgivers erstatningsansvar er objektivt og inntrer automatisk ved gyldig endring av arbeidstakers avtalte ferie. Erstatningsansvaret omfatter alle dokumenterte merutgifter arbeidstaker har i forbindelse med ferieendringen. Som eksempel på utgifter som kan gi grunnlag for erstatning, nevnes avbestillingsgebyr for reiser og utgifter til leie av hytte, hotellrom eller lignende som han ikke får nyttiggjort seg. Erstatningsansvaret omfatter både arbeidstakers personlig utgifter, samt utgifter til dens nærmeste familie.

Videre følger det av forarbeidene at arbeidstaker kan kreve dekket endringsutgifter for alle personer som påvirker arbeidstakers økonomi. Det kan ikke kreves dekning for utgiftene til mer tilfeldige reisedeltakere. I dette tilfellet vil arbeidsgiver måtte dekke utgifter til arbeidstakers kjernefamilie, men ikke utgifter til vennefamilien som skulle vært med på turen.

Endrer arbeidsgiver tiden for ferien uten at vilkårene i § 6 nr 3 første ledd er oppfylt, vil det gjelde en enda strengere erstatningsplikt for arbeidsgiver. I slike tilfeller kan arbeidstakeren kreve erstatning for sitt økonomiske tap, samt en rimelig erstatning for velferdstap (ulempeerstatning), jf. ferieloven § 14.

Hvordan unngå konflikter

Som ellers i arbeidsforhold lønner det seg med en god, tydelig og løpende dialog. Loven legger opp til at partene skal drøfte spørsmålet om endring av ferie sammen dersom det oppstår. Dette gir arbeidsgiver muligheten til å både forklare og lytte – en mulighet som burde benyttes.

Detaljert og langsiktig planlegging av både prosjekter og ferie vil også være egnet til å avverge problemer knyttet til ferieavvikling. Det kan være fornuftig å ikke la for mange arbeidstakere i samme avdeling – eller for mange arbeidstakere i ledende stillinger – ta ferie samtidig.