Hva gjør vi med private gjøremål i arbeidstiden?

Hei!
Vi har forstått at det er misnøye blant de ansatte fordi noen kolleger bruker vel mye tid til private gjøremål i arbeidstiden. Enkelte tar seg større frihet enn andre i form av lange private telefonsamtaler, avislesing og sjekk av sosiale medier. Som leder synes jeg dette er vanskelig. Vi vet at noen medarbeidere er mer effektive enn andre, men alle har behov for pauser. Jeg er redd for at det å nedlegge forbud mot slike private aktiviteter vil ha dårlig effekt på arbeidsmiljøet. Likevel forstår jeg at det kan provosere og irritere noen kolleger. Hvordan løser vi dette på best mulig måte?

De fleste må fra tid til annen ordne noen private gjøremål i arbeidstiden, og har forståelse for at også kolleger har slike behov. Derfor kan det være god grunn til å ta tak i problemet, når slik misnøye kommer for dagen i en organisasjon.

Når tema som dette dukker opp, er det imidlertid viktig å være klar over at det kan handle om helt andre ting enn misbruk av arbeidstid til private formål. Hvis det er bakenforliggende årsaker til at ansatte bruker arbeidstiden til private sysler, er det nok heller ikke retningslinjer for private aktiviteter i arbeidstiden det først og fremst er behov for.

Brudd på arbeidsavtalen
En arbeidstaker som er på jobb skal i utgangspunktet stille hele sin arbeidskraft til disposisjon for arbeidsgiver. Å bruke arbeidstiden på alt mulig annet, vil være brudd på arbeidsavtalen. I prinsippet kan du altså forby private gjøremål. Men som du selv påpeker, spørsmålet er om det er lurt.

Du forteller ikke hva slags type virksomhet du leder. Men i typiske kunnskapsbedrifter hvor de ansatte også ofte gjør arbeid på fritiden, som å svare på telefonhenvendelser eller lese e-post, vil det være naturlig at man også gir rom for noen private gjøremål i arbeidstiden. Tendensen går trolig mot at grensene mellom privatliv og arbeidstid viskes mer og mer ut. Et rent forbud er da neppe løsningen på problemet ditt.

Snakk om problemet
Vær ikke redd for å snakke om temaet. Ta en diskusjon med dine medarbeidere om hvor grensen mot det uakseptable går. De fleste ansatte setter pris på å få vite hva de må forholde seg til. Det å snakke om private gjøremål kan gjøres både i plenum, og i samtaler med den enkelte, for eksempel i medarbeidersamtaler.

Slike samtaler kan i seg selv bidra til en bedring fordi de ansatte blir minnet om at ledelsen er oppmerksom på hva som foregår. En del av dette handler også om å ta hensyn til kollegaer som ikke bare irriterer seg, men kanskje også blir forstyrret i sitt arbeide. Hvis dere har åpne kontorlandskap, kan det for eksempel være lurt å innføre en rutine der private samtaler som er litt lengre enn helt korte beskjeder, skal tas et annet sted enn i landskapet.

Tegn på andre problemer?
En medarbeider som bruker mye tid i sosiale medier, eller legger kabal i arbeidstiden, kan ha dårlig arbeidsmoral. Men det kan også være at vedkommende mistrives, sliter med motivasjonen eller har andre og mer alvorlige problemer hjemme eller på jobb.

Det er viktig å være lydhør for slike bakenforliggende årsaker. Er det tiltak som kan bidra til at konsentrasjon og arbeidslyst kommer tilbake? Har vedkommende for lite å gjøre? Bør du sjekke nærmere hvordan vedkommende løser arbeidsoppgavene sine for å avdekke om de eventuelt blir neglisjert?

Skjev arbeidsdeling
Kollegers misnøye kan også handle om helt andre forhold enn en privat telefon for mye. De som sier i fra, har kanskje markant mer å gjøre sammenlignet med andre, eller opplever at de ikke blir sett for den innsatsen de gjør.

For mye tid til private sysler i arbeidstiden kan med andre ord være symptomer på at du som leder har helt andre utfordringer å ta tak i. Løsningen på ditt dilemma vil du derfor finne først etter å ha snakket med dine medarbeidere, der du også kartlegger årsaker etter beste evne.

For å starte et sted kan dette være noe å ta tak i;

• Sett temaet på agendaen og utfordre dine medarbeidere. Si noe om bakgrunnen for at du tar opp dette med private gjøremål i arbeidstiden, og at du leter etter gode løsninger.
  
• Vær klar over at det å bli vist tillitt har stor betydning for både motivasjon og arbeidsglede. Utgangspunktet bør være at den enkelte selv best har styring over arbeidstiden og jobben som skal gjøres.
  
• En arbeidstaker kan ha spesielle private grunner til at det i perioder vil bli flere telefonsamtaler, eller at ting må ordnes i arbeidstiden. Inviter til åpenhet rundt dette.
  
• Du må være tett på dine medarbeidere slik at du ser den enkelte – både den som har for mye å gjøre, den som sliter med motivasjonen, og den som har uvaner i forhold til arbeidstid. Da er det enklere å ta tak i uønsket adferd, og å endre arbeidsplassen til det beste for alle medarbeiderne.

Lykke til!

HR-dilemma er levert av Compendia as som leverer verktøy, innhold og rådgivning innen personal, ledelse, HMS og kvalitet. For mer informasjon: www.compendia.no