7 råd for den vanskelige samtalen

Ill.foto: Colourbox. Å innta en arrogant holdning der medarbeideren føler seg overkjørt er kanskje ikke det lureste du gjør.

Her følger syv trinn du kan følge når du skal ta den vanskelige samtalen.

1. Forbered deg grundig

Tenk gjennom mål og hensikt med samtalen. Hvilke fakta baserer du deg på? Hvordan skal du formulere deg?

2. Få frem budskapet

Informer om hensikten med samtalen. Forumuler budskapet klart, og gjenta det om nødvendig. Baser deg på fakta. Unngå løse påstander. Vær myk på person, men tydelig på ord.

3. Gi rom for reaksjoner

Analyser din egen og den andres reaksjon. De fleste reagerer på negative budskap. Gi rom for reaksjoner, men hold på innholdet i budskapet.

4. Gi positive tilbakemeldinger

I løpet av samtalen vil vedkommende ha forstått innholdet i budskapet, og konsekvensene av dette. Da har tidspunktet kommet for å gi gode tilbakemeldinger.

5. Løsninger

Når det er etablert en dialog preget av aksept kan dere jobbe for å finne løsningsforslag. Forsøk å få den andre på banen. Motivasjonen er sterkest for å gjennomføre endringer man selv har foreslått.

6. Handling

Målet med samtalen er at den skal føre til reelle forandringer. Bli enige om hvilke tiltak som skal iverksettes.

7. Ha alltid et oppfølgingsmøte

Avtal tid for et nytt møte. Gjennomfør møtet selv om problemet er løst. Da kan du i så fall benytte anledningen til å gi positive tilbakemeldinger.

Artikkelen er fra bladet Personal og Ledelse nummer 5.