Ill.foto: Colourbox.com
Vitnemål, attester, intervjuer og testverktøy - alt er en del av utvelgelsesprosessen når du skal ansette en ny medarbeider - men ikke glem å sjekke referansene. Når du skal finne ut hvordan søkeren faktisk fungerer i en jobbsituasjon, må du spørre de som kjenner ham.
Det finnes ikke et klart fasitsvar på når du skal sjekke referansene. Det som er klart, er at du ikke gjør det før du har avklart med søkeren at du kan ringe referansene. Kanskje søkeren ønsker å trekke søknaden etter førstegangsintervjuet, eller at vedkommende ikke har informert referansene om at han søkt akkurat denne jobben. Derfor: Avklar med søkeren først.
Noen sjekker referansene som en siste sjekk før ansettelsen, etter at alle intervjurunder og tester er gjennomført. Da sitter man igjen med de to - tre beste kandidatene. Fordelen er at du er blitt bedre kjent med kandidatene, og du vet sannsynligvis mer om hvilke momenter du bør ta opp med referansen.
Andre velger å sjekke referanser mellom første- og andregangsintervjuet. Fordelen er at du kan få informasjon som er nyttig å følge opp videre på andregangsintervjuet, og det kan hjelpe deg til å avgjøre hvem som går videre til neste intervjurunde.Det er også mulig å ringe til en referanse flere ganger, for eksempel hvis det er store sprik mellom hva referansene sier. Formålet med å sjekke referanser er tross alt at du skal kunne danne deg et så godt bilde av kandidaten som mulig. Å ringe flere ganger til samme referanse er nok ikke så vanlig, men det er ingenting i veien for at du kan gjøre det.
Det er kostbart og ubehagelig å gjøre en feilansettelse, mens en dyktig nyansatt kan løfte avdelingen flere steg fremover. Jobben du gjør før en ansettelse kan du få tifold igjen for i ettertid.
Ideelt sett burde du sjekke så mange referanser som mulig. Men ting tar tid! Her er et enkelt regnestykke: Hvis du i gjennomsnitt bruker femten minutter på hvert referanseintervju, og sjekker fem referanser på hver av de to mest aktuelle kandidatene, så har du allerede brukt to og en halv time i effektiv arbeidstid!
Når det er sagt: Ikke la tidsmangel føre til at du legger for lite vekt på referanseintervjuene. Hvor mange du gjør vil også være litt avhengig av stillingen du ansetter til, og hvor entydig referansene er i sine svar. Poenget er at du tar så mange intervjuer at det gir deg et godt beslutningsgrunnlag ved ansettelsen.
Utgangspunktet er de personene som søkeren selv har oppgitt som referanser. Da bør du for ordens skyld spørre om disse er informert om at de er oppgitt som referanser, og at de vet hvilken jobb det gjelder. Spør også om hvorfor vedkommende har oppgitt akkurat disse referansene.
Du har lov til å be om flere referanser hvis du føler behov for det, og ofte kan det være veldig nyttig. De fleste jobbsøkere vil oppgi referansepersoner som de forventer å få positive referanser fra. Derfor bør du være oppmerksom på for eksempel følgende:
Hvis ikke kan det være gode grunner til dét, men da bør du spørre om årsaken. Du kan be søkeren om å få oppgitt andre referanser enn dem som står i vedkommendes CV. Da bør du i samme omgang be søkeren om å informere de nye referansene om dette.
Noen ganger er problemet det motsatte. Jobbsøkere har oppgitt en lang liste med referanser, og du får neppe tid til å kontakte alle. Hvis søkeren har mange års arbeidserfaring, bør du konsentrere deg om de nyeste, og de jobbene som har størst relevans i forhold til den stillingen vedkommende har søkt hos deg. Gå heller lenger tilbake i tid, hvis du føler behov for det. Et tips til intervjuet: Spør søkeren hvorfor vedkommende har oppgitt akkurat de referansene som vedkommende har gjort - og hva han tror de kommer til å fortelle om ham. Det kan være en god innfallsvinkel for å snakke om tidligere jobber, og hvordan søkeren vurderer sin egen prestasjon. Da er du også bedre forberedt når du snakker med de aktuelle referansene.
En intervjusituasjon vil ofte være betinget av hvordan søkeren ønsker å fremstille seg, hvordan vedkommende subjektivt ser seg selv, og selvfølgelig også av intervjusituasjonen er en unaturlig situasjon i seg selv. Tester kan fortelle en del om personlighet, preferanser og evner. Men når du sjekker referanser, får du vite mer om hvordan andre mener at søkeren reelt sett har fungert i en jobbsituasjon over tid og i samarbeid med andre.Referansene kan for eksempel gi deg informasjon om hvordan de mener søkeren fungerer i en lederstilling, i forhold til kunder, samarbeidsevner, vilje til å ta ansvar, pålitelighet, evne til å ta konstruktiv kritikk etc. Du bør ha størst fokus på de egenskapene og kvalifikasjonene som er viktigst for den stillingen som vedkommende skal inn i hos deg. Dessuten sitter du helt sikkert igjen med en del spørsmålstegn på intervjuskjemaet etter at intervjuene er avsluttet. Det kan også være nyttige utgangspunkt for hva du bør sjekke hos referansene.
Den som sjekker referansene bør selv ha deltatt på intervjuene, og delta videre i utvelgelsesprosessen. Grunnen til dette er at du gjerne vil bekrefte/avkrefte informasjon og inntrykk fra intervjurunden, når du sjekker referanser. Vanligvis vil det være den lederen som ansetter og/eller representanten fra HR-avdelingen, som gjør referanseintervjuene.
Tenk deg selv i følgende situasjon: Det ringer et fremmed menneske og ber deg gi en vurdering av en kollega! For mange er dette ubehagelig. Det er lett å skryte av andre, men vi er forsiktige med å si noe som kan oppleves som negativt.Og hvem har ikke hørt historier om medarbeidere som har fått en venn til å ringe til den tidligere sjefen for å sjekke hva slags referanser han kommer til å få? Vandrerhistorier kanskje, men tenk om... Spør derfor søkeren om han har informert referansen om at han har søkt stillingen. Da er referansen forberedt på at du kanskje kommer til å ringe.Når du ringer til referansen er det viktig å skape tillit til at den informasjonen som gis blir korrekt behandlet: Fortell hvem du er, hvorfor du ringer, at kandidaten har oppgitt vedkommende som referanse, hvilken jobb kandidaten har søkt på, hvor langt i rekrutteringsprosessen dere har kommet, hva jobben inneholder og litt om arbeidsplassen. Dette hjelper også referansen til å gi deg god informasjon, fordi vedkommende kan relatere sin tilbakemelding til hva du har behov for å vite.Respekter også at referansen kan ha en like travel hverdag som deg selv. Spør om det passer bedre at du ringer tilbake på et senere tidspunkt. Eventuelt kan du la referansepersonen ringe tilbake til deg. Oppgi gjerne telefonnummeret til sentralbordet i din bedrift. Da vet referansen at du er den du utgir deg for å være.
Still flest åpne spørsmål. Det vil si at du stiller spørsmål som lar referansen få reflektere fritt. For eksempel: Hvordan vil du beskrive vedkommende som leder?Ved å stille åpne spørsmål kan du få informasjon som du i utgangspunktet slett ikke hadde tenkt å spørre om. Det motsatte er lukkede spørsmål som kanskje bare oppfordrer til ja eller nei svar, eller ledende spørsmål av typen: NN var en dyktig leder, ikke sant? Slike spørsmål hjelper verken deg eller referansen videre.
Etter et åpent spørsmål kan du gjerne stille flere og mer konkrete oppfølgingsspørsmål for å få utdypet informasjonen eller for å sjekke at du tolker informasjonen korrekt.
Eks: Betyr det at...? Kan du gi et eksempel på hva du mener med...? Hva tror du var grunnen til at...?
Varier gjerne måten du spør på, for eksempel:På en skala fra 1 til 10 - Hvor dyktig synes du at vedkommende er til å....? Hvis referansen for eksempel svarer 7, kan du stille følgende oppfølgingsspørsmål:Hvorfor mener du at vedkommende ligger på 7 og ikke på 10? Svaret på dette kan igjen gi mulighet for nye oppfølgingsspørsmål, hvis du føler behov for det.
De fleste ønsker ikke å signalisere overfor sin nye arbeidsgiver at de ser seg om etter ny jobb. Derfor er det ikke vanlig å oppgi sin nåværende leder som referanse. Mange ønsker heller ikke å oppgi andre i bedriften som referanser, av samme årsak.
Hvis vedkommende har hatt denne jobben i lang tid, kan det være et problem. Det er kanskje denne jobben som er mest relevant i forhold til jobben vedkommende har søkt hos deg, og andre referanser har begynt å bli "gamle". Du bør uansett sjekke de gamle referansene, og hvis det er umulig å få referanser fra nåværende jobb, kan du be om å få ringe til noen som kjenner søkeren fra andre sammenhenger utenfor bedriften.
Det kan for eksempel være relatert til styreverv, tillitsverv eller liknende. Hvor stor vekt du legger på disse referansene må du vurdere ut fra hvor "profesjonelt" vervet er, omfanget av vervet, om det er av privat eller jobbmessig karakter etc. Kort sagt, bruk sunn fornuft.
En annen mulighet er å bruke en tidligere kollega fra nåværende arbeidsplass, men som har sluttet i bedriften. Husk å spørre om det er lenge siden referansen sluttet i bedriften, hvor lenge de jobbet sammen, hvor nært de jobbet sammen og hvilket forhold de har til hverandre i dag.
Gjør en kort og foreløpig oppsummering av det inntrykket du sitter igjen med av kandidaten etter referanseintervjuet. Poenget er å gi referansen mulighet til å korrigere det inntrykket du har fått. For eksempel ved å nyansere inntrykket ved å gi flere opplysninger, eller oppklare eventuelle misforståelser.
Spør om det er greit at du tar ny kontakt hvis du har flere spørsmål, og avslutt på en hyggelig og høflig måte, og gjerne med en bekreftelse til referansen om at informasjonen du har fått har vært viktig for deg.
Husk at poenget med å sjekke referanser, gjøre intervjuer, personlighetstester etc. er et du til slutt skal føle at du sitter igjen med tilstrekkelig kunnskap til at du med noen lunde sikkerhet skal kunne forutsi om kandidaten er rett person for den aktuelle jobben hos dere.
Vær godt forberedt når du skal ringe en referanse. Hvis du ikke har mye erfaring i å sjekke referanser, kan det være en god hjelp å ha forberedt noen spørsmål på forhånd. Listen over spørsmål er ment som en hjelp på veien, men de er ikke utfyllende. Velg de spørsmålene som passer, og legg til dine egne. Her er noen eksempler på spørsmål:
• Hvilken arbeidsmessig tilknytning hadde du til vedkommende?• Når var vedkommende ansatt hos deg (fra/til)? • Hvilke arbeidsoppgaver hadde vedkommende fra begynnelsen av? • Hvilke arbeidsoppgaver hadde vedkommende da han/hun sluttet? • Hvordan vil du si at vedkommende løste sine arbeidsoppgaver? • Hva slags arbeidsoppgaver mener du at vedkommende løste best? Hva slags arbeidsoppgaver løste vedkommende mindre bra? • Er det spesielle ting du vil trekke frem som positivt ved måten vedkommende jobbet på (idérik, resultatorientert, nøyaktig etc)?• Hvordan vil du bedømme hans/hennes samarbeidsforhold til overordnede, underordnede og kolleger? • Hvordan har søkeren fungert i spesielle administrative oppgaver eller i lederstillinger (forutsatt slike) hos dere? • Hva vil du angi som vedkommendes sterkeste personlige egenskaper? • Med ditt kjennskap til vedkommende: Hvordan vil du samlet vurdere hans/hennes prestasjoner i stillingen hos dere? • Ville du ha ansatt vedkommende igjen i samme stilling? Eventuelt i en annen stilling? Eventuelt hvorfor ikke?• Hvilket forhold har du til referansen i dag (har de fortsatt kontakt og på hvilken måte)?
Et svært enkelt, men nyttig tips er å skrive opp spørreordene på en lapp foran deg med store bokstaver. Ved å bruke spørreordene som utgangspunkt, gir ofte de gode spørsmålene seg selv.Prøv selv: Hvem, hva, hvor, når, hvordan, hvorfor og hvilke.Ikke vær redd for å stille oppfølgingsspørsmål i løpet av referanseintervjuet.
Eksempel: Du sier at vedkommende virket usikker i lederrollen. Kan du konkretisere hva du mener med det? Det er ofte da du får den viktigste informasjonen.
Og til slutt: All informasjon du får fra referansene er konfidensiell informasjon, og skal behandles deretter!
Hei! Har du fått spørsmål om å bli med i en undersøkelse fra Kantar og HRmagasinet?
Vi trenger kunnskap og innsikt om våre lesere.
Derfor har vi engasjert Kantar – et av Norges ledende analyseinstitutt – til å hjelpe oss med å gjennomføre undersøkelsen.
Mange av våre abonnenter og lesere har fått undersøkelsen tilsendt på e-post fra Kantar, og dette er en vennlig påminnelse til deg om å bidra med dine svar.
Sammen lager vi bedre innhold!
Beste hilsen
Geir Christiansen, redaktør HRmagasinet
