Hvordan lykkes med valg av kontorlandskap?

Mange ledere har fått seg en overraskelse når kontorløsningen, som virket perfekt på tegnebrettet, blir møtt med et ras av hardnakkede protester når planen presenteres for medarbeiderne. Det er få ting som engasjerer i like stor grad som radikale endringer av kontorløsningen.

Hvorfor er det egentlig slik?

- Du vet hva du har, men ikke hva du får. Særlig hvis medarbeiderne er vant til cellekontorer kan det oppleves som en drastisk endring å skifte til en åpen løsning eller aktivitetsbasert løsning, sier Oddvar Skjæveland som er arkitekturpsykolog og faglig leder i Mellomrom Arkitekturpsykologi i Bergen og seniorforsker ved Høgskolen i Bergen.

I begge stillingene jobber han med SMAP-prosjektet, som er et forsknings- og innovasjonsprosjekt finansiert av Forskningsrådet. Prosjektet er et samarbeid mellom forskningsmiljøer, byggebransjen og flere private og offentlige aktører. Forskerne har gjort en systematisk gjennomgang av tilgjengelig forskning om åpne kontorlandskaper, herunder studier som sammenligner åpne landskaper med cellekontorer. Det dreier seg om et tusentalls publiserte artikler, bøker og rapporter. Forskningsprosjekt har resultert i flere vitenskapelige publikasjoner og to doktorgrader.

Strukturer brytes opp

Stadig flere virksomheter, både i privat og offentlig sektor, velger aktivitetsbaserte kontorløsninger med fritt plassvalg. Ingen har faste plasser og må finne seg en ledig plass når de kommer på jobb. Mange tilbyr færre kontorplasser enn det er ansatte. Logikken er at lokalene utnyttes bedre fordi alle medarbeiderne uansett ikke er på jobb samtidig. Noen har hjemmekontor, andre er på reiser eller på møter ute av huset. Når de er på kontoret kan de velge arbeidsplass etter oppgave, enten det er i loungen eller på et stillerom. Utfordringen er at de trygge fysiske rammene og sosiale nettverkene på arbeidsplassen brytes opp. Kolleger på samme avdeling blir sittende på ulike plasser. Alt av personlig utstyr og private eiendeler må ryddes bort i et skap etter endt arbeidsdag. Det medfører mange praktiske problemstillinger som folk bekymrer seg for, påpeker Skjæveland. Det kan være spørsmål som: Hvordan skal jeg få plass til ringpermene mine? Hvor kan jeg henge treningstøyet som jeg brukte da jeg syklet til jobb? I en endringsprosess skal man ikke glemme at «trivielle» spørsmål som angår folks hverdag er viktige.

- Mange slike spørsmål forblir ofte uavklart i altfor lang tid. Prosjektlederne er ofte ikke i stand til å redegjøre for løsningene når prosjektet lanseres og det kan føre til at usikkerheten og misnøyen vokser, sier Oddvar Skjæveland.

Folk vil bare gjøre en god jobb

Den viktigste grunnen til motstand mot nye kontorløsninger er at folk er bekymret for om de vil mestre jobben sin like godt som før. Mange frykter for eksempel at det blir vanskeligere å konsentrere seg på grunn av forstyrrelser og støy fra kolleger som småprater, telefoner som ringer og folk som kommer og går.

- Folk gjør alt de kan for å mestre jobben sin, uansett hvilke rammebetingelser de har. Å mestre jobben har betydning for selvbilde, trivsel, personlig utvikling, økonomi og mye annet. Har man hatt de samme rammebetingelsene i noen år, for eksempel et eget cellekontor med kollegene vegg i vegg, da føles det tryggest å fortsette med de rammene man vet at man mestrer. Når ledelsen innfører omfattende endringer, skaper det usikkerhet om hvorvidt man klarer å mestre jobben sin i en krevende hverdag, sier Skjæveland.

Så motstanden mot å flytte fra cellekontor til aktivitetsbasert kontor kan være en frykt for ikke å mestre jobben godt nok?

- Ja, og jeg har stor respekt for de som er bekymret for det. Men når det er sagt så viser forskningen at aktivitetsbaserte løsninger kan bli veldig vellykket når de er etablert på riktig måte. Aktivitetsbaserte kontorlandskap kan være både den verste og beste løsningen, alt etter kvaliteten i gjennomføringen. God gjennomføring krever meget god endringsledelse og praktisk problemløsning.

Det handler ikke om interiør, men om endring

Tenk deg at en HR-direktør har fått i oppdrag å vurdere hvilken kontorløsning virksomheten skal velge og spør deg til råds om hva hun eller han skal vektlegge. Hvilke råd vil du gi?

- HR-direktøren bør være varsom og respektfull i forhold til den omveltningen som virksomheten er i ferd med å igangsette. En ny kontorløsning handler ikke om interiør, farger og møbler, men om store endringer for organisasjonen og medarbeiderne. Et slikt prosjekt vil få mere oppmerksomhet og følelser fra de ansatte enn de fleste andre prosjekter en HR-direktør kan tenke seg.

Medarbeiderne må involveres i prosessen

Det er viktig å involvere medarbeiderne i prosessen på grunn av de store endringene og engasjementet det vekker. Det finnes også en rekke formelle krav til ansattes medvirkning.

- Ja, det er nedfelt krav til dette både i plan og bygningsloven og arbeidsmiljøloven. I fjor ble det dessuten publisert en ny norsk standard, (red: Arbeidsplasser - Prosessveiledning for utvikling av kontorarbeidsplasser, NS 6422), som omhandler brukermedvirkning og hvordan den bør ivaretas i forbindelse med blant annet denne type prosjekter.

Selv om lover og avtaler regulerer ansattes rett til medvirkning, bør ikke ledelsen se på dette som en formalitet. Medvirkning er et viktig moment for å lykkes.

- Det er viktig både for å skape eierskap til prosessen og for å tilpasse løsningen til de ansattes behov, slik at de kan gjøre jobben sin på en god måte, sier Skjæveland.

Likevel syndes det ofte mot dette.

- Mange virksomheter beslutter at de skal ha aktivitetsbaserte kontorløsninger uten å involvere medarbeiderne i prosessen i tilstrekkelig grad. Da får man ofte kontorløsninger som fungerer dårlig i praksis. Ledelsen må ha konkrete målsettinger for hva de vil med endringene og hvordan prosessen skal gjennomføres på en god måte, men ledergrupper har ofte ikke kompetanse til å vurdere hva som er de beste kontorløsningene.

Ikke spar deg til fant

Ved valg av kontorløsninger bør man ikke utelukkende se på kostnadene, men også på hva som gir best produktivitet, fastholdelse av medarbeidere, samhandling og andre faktorer som påvirker arbeidsmiljø og konkurranseevne. Det man sparer inn på husleie kan man raskt tape igjen hvis produktivitet og trivsel går ned eller turnover og sykefravær øker.

- Hvis motivet er å lage kontorløsningen arealeffektiv for å spare penger, da har du oddsene mot deg. Veldig mange prosjekt vi kommer bort i er for trange til å fungere godt nok. Det gjør at sparetanken er veldig feil. Snur man på skillingen, risikerer man å spare seg til fant, sier Skjæveland.

Bra eller dårlig? Det er behovet som avgjør.

En viktig konklusjon i SMAP-prosjektet er at både cellekontorer og åpne løsninger kan gi arbeidsplasser med høy tilfredshet. Men nøkkelen er at kontorløsningen må være tilpasset de arbeidsoppgavene som skal løses. Den løsningen som passer best i én virksomhet, eller i noen avdelinger i en virksomhet, kan være helt feil i andre virksomheter eller avdelinger. Ledelsen må derfor ha klare tanker om hva de ønsker å oppnå med løsningen og de bør kommunisere dette tydelig til de ansatte. En aktivitetsbasert løsning kan fungere utmerket, men hvis du skal gjøre det, så gjøre det riktig. Å gjøre det riktig betyr to ting, påpeker Skjæveland.

- For det første må man velge riktig kontorløsning i forhold til organisasjon, behov og kultur. For det andre må selve gjennomføringen være grundig, langsiktig og problemløsende. Mange følger trenden og tar lettvinte beslutninger på toppledernivå uten å vite hva de begir seg ut på. Aktivitetsbaserte løsninger er noe av det mest risikable en organisasjon kan kaste sine medarbeidere ut i.

Folk er forskjellige

Mange har som mål at kontorlandskapet skal fremme kommunikasjon og kreativitet. Da høres det fornuftig ut med en åpen og aktivitetsbasert løsning med færrest mulig fysiske skillelinjer. Men slik er det ikke for alle. Noen mennesker trives best i åpne landskap, mens andre har større behov for å kunne skjerme seg og jobbe uforstyrret.

- Husk at 25 prosent av befolkningen er introverte og at introverte vitenskapsfolk har stått for mange av de store nyvinningene gjennom historien. Mange kreative mennesker har en introvert side og de trenger ro og konsentrasjon for å skape, sier Donatella de Paoli som er førsteamanuensis ved Institutt for ledelse og organisasjon ved Handelshøyskolen BI. Hun tok doktorgraden på organisering av byggeprosjekter og har nylig gitt ut boken Leadership in places and spaces.

Sparkesykler gjør ikke folk mer kreative

Kontorer kan se veldig kreative ut med ballspill og sparkesykler, men det betyr ikke at de som jobber der blir mer kreative. For å skape kreativitet må man se på hvilke verktøy de ansatte trenger for å være kreative. Noen ganger er det en god idé å sette opp en tavle ved kaffemaskinen, slik at folk kan drodle ideer mens de prater i pausene. Andre ganger er det viktigere å investere i gode IT-programmer eller intranett. Poenget er et at forskere kan ha andre behov enn selgere for å utnytte kreativiteten sin.

Tas det for lite hensyn til at folk er forskjellige ved valg av kontorløsning?

- Ja, og det tas for lite hensyn til oppgavene som skal løses. Hvis du ikke har en naturlig grunn til å snakke med kollegene dine i jobben, så føles det bare som stress og forstyrrelse når du må høre på kolleger som prater i telefon eller med andre kolleger.

Dessuten kan en åpen kontorløsning føre til at folk snakker mindre sammen, fordi man er redd for å forstyrre. Resultatet kan altså bli det motsatte av det man ville oppnå.

Velger folk arbeidssone etter behov eller finner de sin plass og skjermer om den så godt det lar seg gjøre?

- Det er forsket en del på dette med territorier på arbeidsplassen. De fleste ønsker en fast plass som er deres egen. Det sitter dypt i oss og det er veldig undervurdert.

Kan bli veldig gode løsninger – og veldig dårlige

Donatella de Paoli er på ingen måte motstander av aktivitetsbaserte kontorløsninger, hvis det gjøres riktig.

- Slike løsninger blir i overkant både utskjelt og glamorisert. Det er et område hvor det er lite nyanser. Aktivitetsbaserte kontorløsninger kan være den beste løsningen for moderne, digitale kunnskapsorganisasjoner. På den andre side kan det også medføre at sykefraværet går opp, stresset øker, folk føler seg fremmedgjorte og ikke får den roen rundt seg som de trenger for å konsentrere seg for viktige oppgaver.

I likhet med Skjæveland presiserer Donatella de Paoli at ansatte må tas med i prosessen. Dette viktige momentet syndes det alt for ofte mot, mener hun.

- Ofte blir medarbeiderne presentert for en ferdig løsning som ikke er tilpasset arbeidsprosessene og måten de liker å jobbe på. Da er det naturlig at mange reagerer. Jeg er skeptisk til måten prosessene ofte kjøres på og mange av de løsningene som finnes. Man må ta mennesker mer på alvor i valg av løsninger.

Råd til HR-direktøren

Tenk deg at en HR-direktør har fått i oppdrag å vurdere hvilken kontorløsning virksomheten skal velge og spør deg til råds om hva hun eller han skal vektlegge. Hvilke råd vil du gi?

- Det første de bør gjøre er å kartlegge de faktiske forholdene: Hva slags arbeid utføres i organisasjonen og hvordan jobber de ansatte. Det er mye feilantakelser rundt dette. En organisasjon jeg undersøkte mente at de måtte ha cellekontorer fordi de ansatte var på kontoret 90 prosent av tiden.I realiteten var de på kontoret kun 60 prosent av tiden.

Det neste steget er å vurdere hvilken løsning som best tilrettelegger for virksomheten og de ansatte.

- Prosessen bør involvere både ansatte, arkitekter og designere.Utformingen påvirker i for eksempel måten vi jobber på og hvem vi snakker med i løpet av en arbeidsdag, og det påvirker identitet, kultur og fellesskapsfølelse.

For eksempel vil en kontorløsning hvor ledelsen sitter i åpent landskap sammen med alle andre - og ikke bak lukkede dører i en egen etasje – ha stor symbolverdi. Det signaliserer en flat og transparent bedriftskultur. Likeledes vil bruk av materialer og møbler kunne bygge opp under dette; for eksempel med bruk av glassvegger i istedenfor materialer som stenger innsyn.

Du er forsker og ofte hører man at forskere bør få sitte på cellekontor. Vil du helst sitte på cellekontor?

- Ja, jeg vil helst sitte på cellekontor og kunne lukke døren bak meg, selv om jeg er sosial og liker å ha mennesker rundt meg. Men jeg liker best å jobbe andre steder enn på kontoret og mange av mine forskerkolleger sitter hjemme og jobber. Den digitale verden gir oss store valgmuligheter, men det gjør ikke kontoret mindre viktig. Jeg tror at vi trenger tilknytning til gode arbeidsplasser i en tid som blir stadig mer digitalisert og fragmentert, sier Donatella de Paoli.