En sykmelding skal aldri komme overraskende på lederen

Borregaard har vært en hjørnesteinsbedrift i Sarpsborg i mere enn hundre år. Inne på det tre kilometer lange og 1 kilometer brede fabrikkområdet jobber 500 av de 750 ansatte i Borregaards virksomhet i Sarpsborg. Mange har jobbet her hele sitt yrkesliv og sett hvordan virksomheten har endret seg til å bli en høyteknologisk bedrift som produserer hundrevis av forskjellige biokjemikalier, som lignin, vanillin og bioetanol. For femti år siden var det mer enn fire tusen ansatte i Borregaard. I dag har ny teknologi tatt over mye av det monotone og fysisk krevende arbeidet som tidligere preget industriarbeidsplassen.

- Ja, i dag skyldes sykefraværet i liten grad personskader og farlig teknisk utstyr, forteller HR-sjef Kari Strande i Borregaard.

- Det er muskel- og skjelettlidelser og lettere psykiske lidelser som utgjør hoveddelen av fraværet.

Sykefraværet har gått ned de siste årene ved Borregaard. Rundt århundreskiftet toppet det seg med i overkant av 8 prosent fravær. De siste fem årene har det variert fra 4 – 4,5 prosent, men målet er at fraværet skal helt ned til 3 prosent. Hvis de klarer det, ligger de godt under Statistisk sentralbyrås tall for det gjennomsnittlige sykefraværet i Norge som er 6,3 prosent.

Forebygge og tilrettelegge

Ifølge Nav utgjør muskel- og skjelettlidelser og lettere psykiske lidelser henholdsvis 34 og 16 prosent av sykefraværet i arbeidslivet generelt. Dette stemmer godt overens med det Borregaard erfarer.

- Vi har satt inn tiltak spesielt rettet mot disse to diagnosegruppene, i tett samarbeid med bedriftshelsetjenesten, verneombud og linjelederne, sier Kari Strande.

- Det handler både om for å forebygge sykefravær, og om å tilrettelegge arbeidsoppgaver for å gjøre fraværet så kort som mulig for de som likevel blir syke.

Nøkkelen ligger hos linjelederne

Det egenmeldte fraværet utgjør rundt én prosent av fraværet og svinger litt i løpet av året, i takt med influensasesongen. Som arbeidsgiver er det først og fremst langtidsfraværet man kan få gjort noe med, og da handler det i veldig stor grad om god ledelse.

- En sykmelding skal aldri komme som en overraskelse på lederen, sier HR-partner Tone-Bente Solberg. Hun har bakgrunn som bedriftssykepleier og jobbet som IA-rådgiver i Nav før hun begynte i Borregaard.

- Det er svært viktig med tillit og åpen kommunikasjon mellom ledere og medarbeidere, slik at ledere kan fange opp de som står i fare for å bli syke. Når tilliten er til stede er det større sjanse for at medarbeidere sier ifra om eventuelle problemer, før det går så langt at de blir sykmeldte.

Fokuserer på nærvær

En del sykefravær er uunngåelig og noen er så syke at de hverken kan eller bør jobbe. Veldig ofte kan imidlertid arbeidsgivere tilrettelegge slik at den som er syk kan jobbe litt, heller enn å være hundre prosent sykmeldt, hvis det er meningen at arbeidstakeren skal tilbake i arbeidslivet. Sykenærvær handler i stor grad om holdninger både hos arbeidsgiver og arbeidstakere. HR-avdelingen i Borregaard har hatt stort fokus på dette.

- Vi mener at det er bedre å jobbe i den grad man er i stand til det, heller enn å være hundre prosent sykmeldt. Vi har tro på at man blir friskere av å være i jobb, sier Tone Bente Solberg.

- Vi merker at dette også er en tankegang som preger de ansatte. Men slike holdninger forutsetter at vi sørger for at de får reelle oppgaver og føler at de er til nytte, selv om de ikke kan jobbe fullt ut, sier Tone-Bente Solberg.

Må være kreativ

Ved sykefravær ringer nærmeste leder til den sykmeldte innen 4 dager for å høre hvordan det står til. Da avtaler lederen og den sykmeldte hvordan kontakten skal opprettholdes videre og om bedriften kan tilrettelegge på noe vis for den sykmeldte. I løpet av de 10 første dagene har lederen et møte med den sykmeldte, hvis dette er hensiktsmessig. Målet er å avklare hva som kan gjøres for at den sykmeldte skal komme raskere tilbake i jobb. På møtet deltar også en tillitsvalgt eller verneombudet hvis den sykmeldte ønsker det. Tone Bente Solberg kan også delta, eller lederen kan rådføre seg med henne på forhånd. Hun følger også opp de som kommer tilbake i jobb, ved behov.

- Fokuset i oppfølgingssamtaler er funksjonsevne og muligheter for å fungere i arbeidssituasjonen. Det handler om å være kreativ og finne gode løsninger for den enkelte og arbeidsgiver, sier Tone Bente Solberg.

Systematisk arbeid over tid

Borregaard stenger aldri. Det er drift 24 timer i døgnet, 365 dager i året. Til å lede arbeidet har de ca. 100 linjeledere. Sykefraværsarbeid er et sentralt tema ved onboarding av ledere, i lederopplæring og på ledermøter, forteller Kari Strande.

- For å oppnå resultater må man sette sykefravær på agendaen og jobbe systematisk med det over tid, og da mener vi i mange år. Man må møtes og snakke om sykefraværsarbeidet, diskutere problemer åpent, lage konkrete handlingsplaner og ikke minst vise fram de gode eksemplene. Når sykefraværsarbeidet får fokus og blir prioritert over tid, da endres holdninger og atferd.

Tillit og dialog er viktigst

Hvis dere skal trekke fram én ting; hva er det viktigste dere gjør for å senke sykefraværet i virksomheten?

- Det viktigste er den tette dialogen mellom ledere og ansatte. Lederen skal vite hvordan medarbeiderne har det, slik at vi kan være i forkant og tilby tilrettelegging før en ansatt blir syk. Da kan sykmeldingen kanskje kan unngås, sier Tone Bente Solberg.

- Vi driver mye opplæring av lederne rundt hvordan man skal jobbe helsefremmende og vi har klart å flytte ansvaret for dette ut i linjen.

Samtidig presiserer de at resultatene kommer på grunn av systematisk jobbing over tid og at løsningen er sammensatt. Det er ingen enkle grep som gir lavere sykefravær over tid.

Kan være krevende å følge opp

Hvordan opplever lederne det å skulle følge opp medarbeidere som er syke?

- Mange av våre ledere er gode på dette, men det kan oppleves som utfordrende. Som leder møter du medarbeidere som kanskje er i en vanskelig livssituasjon. Noen opplever at de får satt sine relasjonelle evner på prøve og ikke alle synes at det er like greit, sier Tone Bente Solberg.

Mange av dem rådfører seg med henne.

- Det oppleves som trygt for lederne at vi i HR-avdelingen kan støtte dem i dette arbeidet. Vi kjenner også det profesjonelle apparatet som kan brukes, som psykologer og fysioterapeuter, samt mulighetene som finnes hos Bedriftshelsetjenesten og i Nav systemet. Noen ganger kan det også være lettere for oss å se nye løsninger i en fastlåst situasjon, fordi vi kommer utenfra, sier Solberg.

Styrer mot målet

Er det tiltak dere har prøvd som har hatt liten eller ingen effekt?

- Det er vanskelig å svare på. Vi har hatt noen morsomme stunts, som at de ansatte registrerer treningen sin på pc og konkurrerer mot hverandre, men vi tror ikke at slike ting har stor effekt på sykefraværet. Det er de systematiske tiltakene over tid som gir effekt. Det gjelder både med hensyn til å forebygge, følge opp i fraværsperioden og tilrettelegge for at de som er syke skal kunne komme tilbake i jobb så raskt som mulig, sier Kari Strande.