Tilrettelegg for en god tilbakemeldingskultur

En god tilbakemeldingskultur er et viktig element i det å skape et godt arbeidsmiljø. Men hvorfor er det ofte vanskelig både å gi og motta tilbakemeldinger konstruktivt? Stamina Census har analysert over 20 000 besvarelser på medarbeiderundersøkelser og har sett at tilbakemelding har en positiv effekt på flere sider av arbeidsmiljøet. Det er også viktig for at virksomheten skal bli en lærende organisasjon.

- Organisasjoner og individer som evner å ta inn tilbakemeldinger, og som justerer og tilpasser seg i henhold til disse, er de som blir stående over tid, sier spesialist i organisasjonspsykologi Ruth-Eva Gagliardi i Stamina Census.

Tilbakemeldinger er viktig for opplevelsen av å bidra til noe større enn seg selv. Det bidrar til at arbeidet oppleves som viktig og meningsfullt og utløser jobbengasjement.

Tilbakemeldinger kan for eksempel dreie seg om leders tilbakemelding på jobbutførelse, kollegaers respons på andre kollegaer eller etterspørring av ens kunnskap og kompetanse.

I følge Stamina sin Jobbhelseundersøkelse for 2018 er det å bli «sett og lyttet til og tatt på alvor av kolleger og overordnede» den faktoren som flest opplever er viktig for at de skal fungere godt i arbeidet.

En kultur der det er positivt og trygt å utveksle tilbakemeldinger er alles ansvar å bidra til. Ifølge Gagliardi kjennetegnes en slik kultur ved at ledelsen går foran som gode rollemodeller, konstruktive tilbakemeldinger vektlegges og at tilbakemeldingene bærer preg av å være støttende, instruerende og veiledende. Frykt er fraværende som driver i tilbakemeldingene.

Virksomheten har i tillegg til uformelle daglige tilbakemeldinger også gode strukturer og prosesser for å strukturere tilbakemeldingene, for eksempel i form av arbeidsmiljøkartlegginger, ledertilbakemeldinger, medarbeidersamtaler, målsamtaler og konstruktiv debatt rundt vanskelige avgjørelser.

En lyttende, coachbasert tilnærming utløse oppmerksomhet og læring. Hvis du må gi en vanskelig tilbakemelding kan en metode som tar hensyn til nettopp dette være til stor hjelp. Vanskelige tilbakemeldinger er nettopp det; vanskelige. Men når de gjøres på en god måte bidrar de til læring og økt forståelse for begge parter. En modell for dette kan være:

1. Navngi problemet. (tydelig kommunikasjon, ikke gå rundt grøten)
2. Velg et bestemt eksempel som illustrerer atferden eller situasjonen du vil endre.
3. Beskriv dine følelser om dette problemet. Eksempel. «jeg er bekymret/irritert/lei osv.»
4. Klarhet angående hva som står på spill.
5. Identifiser og bekreft ditt bidrag til dette problemet. Spør hvordan du kan bidra med å legge til rette for at personen skal lykkes
6. Angi ønsket om å løse problemet.
7. Inviter partneren din til å svare.
8. Interaksjon: Spør mottaker av tilbakemeldingen om hans/hennes tanker. Grav forsiktig for full forståelse; ikke vær fornøyd med overflaten.
9. Eventuelt vedtak/konklusjon: Hva har vi lært? Hvor er vi nå? Er noe utelatt som bør fram? Hva er nødvendig for å få til en forbedring? Hvordan kan vi gå videre herfra, gitt vår nye forståelse?