Siviløkonomen Vivi-Ann Hilde har lang erfaring fra ledende stillinger i kjente bedrifter som PricewaterhouseCoopers Consulting, Orkla og Euro Business School. De siste årene har hun holdt kurs innen leder- og organisasjonsutvikling. Et av temaene er: Hvordan lede andre uten å være sjef?
- Mange ledere uten personalansvar tror de ikke er ordentlige ledere. Det må det bli slutt på, for de er ledere som bare det. Alle som har en lederrolle, også de uten personalansvar, har det fordi de har et oppdrag, en jobb de skal gjøre, noe som skal leveres. De må derfor avklare med sin leder hvilke virkemidler de kan få benytte. For ofte er mandat og ansvar uklart eller ikke kommunisert. Det kan skape frustrasjon, sier hun.
- Jeg anbefaler derfor alltid å starte med avklaring av rollens mandat og be om fullmakter til å ta avgjørelser og delegere oppgaver. Det er ledelse, og å vite hvilke virkemidler man har gir en trygghet i rollen. Målet er uansett å styre prosjektet eller arbeidsoppgavene trygt i havn. For å få med deg folk må du sørge for å opparbeide deg tillit og respekt.
Under får du 10 gode råd fra Hilde for hvordan du som sjef kan sørge for et godt klima, en god utvikling og ikke minst gode resultater på arbeidsplassen.
Som leder er det du som skal stille krav, følge opp og delegere. Husk at du er sjef selv om du ikke har personalansvar.
Du må gå aktivt inn i rollen som leder og være forberedt på å ta ansvar dersom det går dårlig. Eksempelvis kan det være at du må ta en samtale med en av medarbeiderne, omrokkere i gruppen eller stramme inn på fristene.
Du skal ikke dekke deg bak at du ikke har personalansvar, men sørge for å opparbeide deg troverdighet, respekt og tillit. Det gjør at du blir trygg i rollen og det vil styrke din autoritet.
Skap forståelse og begeistring blant medarbeiderne ved å spesifisere hvor dere skal og hvorfor.
Ofte kan en fag- eller prosjektleder bli veldig oppslukt i selve prosjektet. Da er det lett å glemme de overordnede mål og det fører ofte til at visjonen tapes av syne på bekostning av neste måloppnåelse.
Pass på at du ser teamets oppgave i en større sammenheng, og sørg for at de ansatte også har forstått at deres arbeid inngår i en større visjon.
Du må styre medarbeiderne til å jobbe mot et felles mål for å oppnå det ønskede resultat. Lag en skriftlig plan og innvolver dine ansatte. Følg opp alle medarbeiderne i henhold til de fastsatte mål.
Sørg for at du hele tiden har kontroll på hvordan dere ligger an. Dersom teamet du leder har en stor og langsiktig oppgave foran seg, er det viktig å følge delmålene underveis. Skap forståelse i gruppen om hvorfor det ene delmålet prioriteres foran det andre.
Fortell gruppen hvilke forventninger du har til hver enkelt og til hele prosjektet. Sett rimelige krav og følg opp. Bestem konsekvenser av forsømmelser og premiering for innfrielse. Det er viktig å gi ros for oppnåelse, men vel så viktig er det at du tar grep dersom folk ikke innfrir.
Medarbeidere som blir vitne til at du lar ting passere vil automatisk føle en viss urettferdighet, som igjen kan demotivere og irritere. Som leder er det viktig at du setter handlig bak kravene dine. Det handler om integritet, men også om det å være en tydelig leder.
For at du som leder ikke skal jobbe deg i hjel er det helt avgjørende at du lærer deg å sette bort ansvar og oppgaver. Dersom du har vanskeligheter med å delegere må du finne ut hva som hindrer deg. Synes du det er skummelt? Gjør du oppgavene på en bestemt måte og ønsker at det fortsetter slik? Du må ha tiltro til dine medarbeidere, og du må godta at andre løser samme problemstilling på en annen måte.
Hvis dine medarbeidere trenger opplæring må du vurdere denne kostnaden opp mot hva opplæringen vil føre til på lengre sikt. Tren, oppmuntre og involver de ansatte – da vil du få selvstendige medarbeidere som vil spare deg for mye tid. Som leder kan du fokusere på de viktigste oppgavene. Husk at en leder som ikke har selvstendige medarbeidere, ikke lykkes i samme grad som den lederen som har selvstendige medarbeidere.
Still følgende spørsmål til hver enkelt medarbeider: Hva er viktig for deg i jobben? Forsøk så å ta hensyn til det! For at medarbeiderne skal holde seg motivert må de klare å se verdien av den oppgaven de skal løse. I et team vil det alltid være variasjon i hva som motiverer hver enkelt.
Mens noen trigges av sosiale kontakt, kan en annen miste all arbeidslyst av å måtte forholde seg til mange mennesker. For noen er lykken å ha forutsigbarhet i arbeidet, mens andre drives av spenning. Finn ut hvilke verdier som driver den enkelte, og fordel og deleger arbeidsoppgaver deretter. God ledelse handler både om å skape motivasjon og å gi medarbeiderne tilstrekkelig kompetanse til å gjøre jobben på en god måte.
Som leder må du gi og oppmuntre andre til å gi tydelige og konstruktive tilbakemeldinger. Det gjelder både for ris og ros.
Det er viktig at de ansatte får bekreftelse på det de gjør riktig. Det fordrer til læring og utvikling. Ofte ligger det mye motivasjon i det å bli sett og lagt merke til.
Ikke anta at dine medarbeidere vet at de gjør en god jobb. Fortell hva du liker, og si ifra dersom noen er på feil spor.
Alle medarbeidere er forskjellige. Dette kan du utnytte til å bli virksomhetens konkurransefortrinn. Synliggjør verdi av ulikhet og bruk medarbeideres sterke sider. Det kan være lettere sagt enn gjort, fordi vi mennesker ofte foretrekker personer som er lik oss selv.
Som leder må du skape anerkjennelse i gruppen for at det er lov å være ulik, og det må være rom for å ha forskjellige oppfatninger om hvordan oppgavene skal løses. Det handler om å smøre maskineriet slik at du skaper en god gruppedynamikk. Dette er en forebyggende faktor i forhold til konflikter. Eksempelvis kan du løfte frem den personen som er pirkete, og kanskje irriterer andre med sin pertentlighet.
Fortell alle hvorfor det er fint å ha en slik person i gruppen. Like viktig er det å dra frem «verdensmesteren», som i salg og forhandlinger kan utrette mirakler med sine store ord. Husk at et team til sammen skal være større enn antall deltakere i gruppen.
Vurder hvordan du bruker tid og ressurser: Hva er viktigste fokus og prioriteringer for deg og teamet? Fungerer alt optimalt? Resultatmessig er det her vi ofte ser forskjell på en god og en dårlig leder fordi; Hvem setter du til å løse de ulike oppgavene? Hvordan går dine medarbeidere frem? Velger de korteste vei eller går de på en kronglet sti? Hvilke prioriteringer gjør du på kort og på lengre sikt?
Noen ledere jobber seg nesten i hjel fordi de ikke holder riktig fokus. Det kan skyldes at de tidligere har lært seg å løse problemstillinger på en bestemt måte. De ser seg ikke til siden og fortsetter i samme bane selv om kostnadene stiger, eller lønnsomheten synker. Ingen liker å innrømme at de gjør feil.
La deg utfordre! Det kan tenkes at dine medarbeidere vet om en mer effektiv måte å jobbe på. Be dine medarbeidere og andre ledere om å gi konkrete tilbakemeldinger. Hvordan ville de holde fokus, og hvordan ville de prioritert?
Som leder uten personalansvar har du en knapphetsfaktor i forhold til medarbeidere. Sørg for å utvide ditt nettverk og skap nye støttespillere.Spør andre ledere om du kan få låne deres medarbeidere til enkelte oppgaver. Ved å samarbeide på tvers av avdelinger vil du kanskje få tilgang på ressurser som i utgangspunktet ikke var tiltenkt prosjektet eller arbeidsoppgaven. Skap forutsigbarhet ved å være tydelig på hvem du trenger når og hvor lenge.
Hei! Har du fått spørsmål om å bli med i en undersøkelse fra Kantar og HRmagasinet?
Vi trenger kunnskap og innsikt om våre lesere.
Derfor har vi engasjert Kantar – et av Norges ledende analyseinstitutt – til å hjelpe oss med å gjennomføre undersøkelsen.
Mange av våre abonnenter og lesere har fått undersøkelsen tilsendt på e-post fra Kantar, og dette er en vennlig påminnelse til deg om å bidra med dine svar.
Sammen lager vi bedre innhold!
Beste hilsen
Geir Christiansen, redaktør HRmagasinet
