Velg riktig lønns- og personalsystem

Bruk tid og ressurser på å gjøre et grundig forarbeid når du skal kjøpe nytt lønns- og personalsystem. Det får du uttelling for i hele prosessen fremover.

- Dette er en beslutning du skal leve lenge med. Hvis du må gjøre mange tilpasninger underveis kan bli veldig kostbart, sier Martin Jonassen til Personal og Ledelse.

Han er rådgiver for bedrifter som skal velge nytt lønns- og personalsystem.

- Det verste eksempelet jeg har vært med på var da en stor bedrift fikk tilbud om et nytt system til en pris av 2,6 millioner. Etter at vi hadde gått gjennom tilbudet og alle spesialtilpasningene hadde prisen økt til 5,2 millioner.

KravspesifikasjonNår kostnadene vokser langt ut over det opprinnelige tilbudet skyldes det ikke at leverandøren forsøker å lure kjøperen, men at kjøperens behov har vært for dårlig avklart i utgangspunktet.

Et grundig forarbeid der organisasjonens behov defineres, gir et godt grunnlag for en effektiv og økonomisk god prosess ved valg av nytt system. Kort sagt: Lag en god kravspesifikasjon.

- Det lønns- og personalsystemet som fungerer best for en virksomhet, er ikke nødvendigvis det beste for en annen. Et sykehus må for eksempel stille andre krav til et lønns- og personalsystem enn en vanlig kontorbedrift.

- Fokuser derfor på det som er spesielt for din virksomhet, og hvilke leverandører som best dekker dine behov. Spesialtilpasninger som kommer i etterkant blir ofte svært dyre, i forhold til dem du kan forhandle deg frem til når du velger leverandør, sier Martin Jonassen.

TilbudsinnhentingNår du har laget en kravspesifikasjon bør du velge ut noen få leverandører og be om å få tilbud fra disse.

- Leverandørene besvarer ofte forespørselen på svært forskjellige måter og kan være vanskelige å sammenligne. Det gjelder særlig med hensyn til hva som er inkludert i tilbudet, sier Jonassen.

- Be også om spesifiserte honorarer på alle typer tjenester dere har bruk for. Det kan være prosjektledelse, konsulenttjenester, teknikere etc. Avtal også hvilke honorarer som gjelder for tjenester dere kjøper fra leverandøren etter at det nye lønns- og personalsystemet er innført og prosjektet avsluttet.

Jo mer nøyaktig og detaljert kontrakten er utformet, desto færre uoverensstemmelser vil dukke opp i løpet av prosjektet.

Forskjeller i systemene- Alle leverandørene vil hevde at de har "gjør det selv" løsninger. Det vil si at de ansatte selv legger inn og oppdaterer systemet med opplysninger om personalia, kompetanse etc. Men kvaliteten på disse løsningene varierer i stor grad.

Dessuten vil det variere med hensyn til hvilke tilleggsmoduler som tilbys, og kvaliteten på disse. For eksempel kompetanseverktøy, timeregistrering eller rekrutteringsverktøy. Det er også viktig å vurdere brukergrensesnittet. Altså hvor enkelt systemet er å bruke for medarbeiderne.

Vekte kraveneHvor godt et lønns- og personalsystem fra en enkelt leverandør kan fylle alle behovene for virksomheten, uten spesialtilpasninger, avhenger av hvor stor og/eller kompleks virksomheten er. Ifølge Martin Jonassen vil et standard system kunne dekke 70 - 85 prosent av kravene.

- Derfor er det viktig at kjøperen vekter kravene til systemet. Hva er helt nødvendig å ha med og hva er kjekt å ha. Velg den løsningen som gir de beste løsningene på de viktigste områdene, sier han.

Nyttig med bedriftsbesøkLær av andres feil, ikke bare dine egne. Besøk hos andre virksomheter kan gi mange gode ideer om løsninger dere selv kan velge. Men: Da er det viktig å vite hva dere vil lære av bedriftsbesøket.

Hvis valget står mellom to - tre leverandører, bør dere besøke bedrifter som har innført disse systemene. Ha fokus på hva dere trenger å lære akkurat om dette systemet, og det dere er usikre på. Det kan for eksempel være brukervennlighet eller om supporten fra leverandøren er god nok.

- Besøk virksomheter som er lik din egen i kompleksitet og størrelse. Ta gjerne med hele prosjektgruppen og snakk med de som bruker systemet, ikke bare personalsjefen. Det kan også være lurt å besøke et par leverandører før du innhenter tilbud, for å se hvilke muligheter som finnes, sier Martin Jonassen.

Frustrasjoner- Mange har urealistiske forventninger i utgangspunktet. De lister opp en rekke ønsker i kravspesifikasjonen, og blir skuffet når nytteverdien skal vurderes opp mot kostnadene. Da må ofte noen av drømmen forkastes. Mange blir også frustrert når det blir klart for dem hvor mye tid og ressurser som kreves for å følge opp prosjektet, sier Jonassen.

- En annen kilde til frustrasjon er hvis de ikke har klart å kartlegge utgiftene godt nok på forhånd, slik at det vokser på seg underveis. Mange synes også at oppfølgingen fra leverandøren ikke er god nok etter at systemet er levert. Det er viktig å ha klare avtaler om oppfølging på forhånd, fortsetter han.

Følelsesmessig favorittSom ekstern rådgiver merker han også at en del personalfolk har en følelsesmessig tilnærming til valg av lønns- og personalsystem.

- De har hørt om systemer som fungerer i andre bedrifter eller har brukt et spesielt system på en tidligere arbeidsplass. Dessuten ser jeg at Lønnsavdelingen og Personalavdelingen ofte har ulike favoritter i utgangspunktet, og det kan bli en del tautrekking for å bli enige.

Opplæring og brukerstøtteEt viktig spørsmål ved innføring av nytt system er opplæring av brukerne: Hvordan skal opplæringen gis, hvem skal gjøre det og hvor skal det gjøres?

- Sørg for prisen på opplæring er avklart i kontrakten, og at det er konkretisert hva som skal ligge i opplæringen. Det samme gjelder for brukerstøtte. Alle kundene vil ha de beste konsulentene fra leverandøren, så sørg for at disse ikke prioriteres til andre kunder som er større og viktigere enn deg.

VarsellamperVarsellampene bør blinke hvis fagpersonene innen lønn- og personal leverer tilbake en kravspesifikasjon som bare består av selvfølgeligheter. De som skal velge nytt system må se mulighetene som et nytt system gir.

Én ting er at systemet skal løse de oppgavene som virksomheten har nå, men et lønns- og personalsystem skal bedriften ha i mange år fremover. Derfor er det viktig å se det nye systemet også i forhold til virksomhetens fremtidige behov.

- Varsellampene bør også lyse rødt hvis tilbudet fra leverandøren inneholder veldig mange forbehold. Det kan være et tegn på at kravspesifikasjonen har vært for lite presis, slik at leverandøren ikke har kontroll på hva som kreves. Da har heller ikke HR-direktøren kontroll på hva det nye systemet kommer til å koste til syvende og sist, sier Martin Jonassen.