Hva har ansatte krav på ved feil lønnsutbetaling?

Hei! Jeg leder et mellomstort firma, og står selv for utbetaling av lønn. De ansatte har faste lønninger i hundre prosent stillinger. Men en av de ansatte oppdaget at det var tastet inn feil sum, slik at de fikk utbetalt for lite i lønn for et par måneder siden, og krever nå dette utbetalt.

Må jeg utbetale dette, når den ansatte har mottatt men ikke lest lønnsslippen sin før etter flere måneder? Jeg lurer også på hva som skjer om vi utbetaler for mye lønn, og den ansatte ikke vil betale eller har sluttet. Kan vi ikke bare trekke det i neste lønn eller gå til inkasso?

Arbeidstaker krever utbetalt manglende lønn

Advokat Jens Kristian Johansen i Grette.

Når slike feil skjer kan det fort samle seg opp et betydelig krav fra arbeidstakeren. Som regel er det definert i arbeidsavtalen eller tariffavtalene hva lønnen skal være.

Arbeidsgiver skal overholde denne plikten, og arbeidstakeren skal få en lønnsslipp som dokumentasjon.

Det finnes ikke noen skrevne regler om dette i arbeidsmiljøloven, og de fleste tariffavtaler nevner heller ikke problemet. Det som blir avgjørende er hvordan domstolene behandler slike saker. Disse reglene kalles ulovfestet eller domstolskapt rett, men er fremdeles like bindende som de skrevne reglene i lovsamlingen.

Domstolen ønsker både å skape ro ved å si at det som er betalt, er betalt, men også at det som ytes mellom partene er korrekt.

Hva som er mest avgjørende, avhenger av en rekke faktorer og argumenter for og imot:

Hvem har gjort feil?

Hvis det er bedriften som har gjort feil, taler det for at kravet må betales. Er det derimot arbeidstakeren selv som har slurvet, for eksempel ved føring av timelister som ligger til grunn for lønningen, er det derimot et argument mot å betale tilbake.

Hvem er profesjonell?

Det ses også på hvor profesjonelle partene er. En arbeidsgiver vil være å anse som profesjonell, men det gjelder ikke fullt ut dersom arbeidstakeren også er erfaren eller har et stort ansvar. Er det for eksempel en økonomiansvarlig som har fått for lite lønn eller ført feil i sine egne timelister, er det et argument mot å betale.

Hvor lang tid har det gått?

Et viktig argument domstolene legger mye vekt på er tiden som har gått. Har det gått kort tid mellom utbetalingen og feilen blir oppdaget, er det liten grunn til å la være å betale; regnskap er ikke gjort opp, rapportene er ikke skrevet osv.

Men har det gått lang tid, har begge parter innrettet seg på at det utbetalte er riktig, og jo lengre tid det går, jo mer sikkert blir det. Vi mener at tilbakebetaling bør svekkes ganske betydelig om det er en lønningsutbetaling imellom feilen og kravet, og tidsrom fra et kvartal til ett år er klart for lang tid.

Hvem har handlet i god tro?

Domstolene leger også vekt på hvem som var i god tro, og det gjelder for begge parter. Var det for eksempel tydelig at lønningen ikke var korrekt, kan domstolen si at arbeidstakeren burde reagert raskere.

Det er her plikten til å sende ut lønnsslipp kommer inn. Det er forventet at arbeidstakeren sjekker denne. Da skal han eller hun lett kunne se om lønningen er feil. Leser arbeidstakeren ikke slippen, går det ikke ut over arbeidsgiveren. En setter seg ikke i god tro ved bevisst unngå å sette seg inn i dokumentene.

Siden arbeidstakeren ikke har sjekket lønnsslippen sin og det har gått en viss tid, tyder mye på at vedkommende har tapt retten til å kreve feilen rettet.

Hva skjer når det oppdages at det er betalt ut for mye lønn?

I slike situasjoner trekker ofte arbeidsgiver automatisk ved neste lønnsutbetaling. Dette kan arbeidsgiver ikke gjøre uten å ha alle formaliteter i orden.

Trekk i lønn uten avtale er forbudt

Det er generelt forbudt å trekke i lønninger. Men det tillates dersom det skriftlig avtales eller tydelig er tillatt etter loven. Her er det en liten åpning i arbeidsmiljøloven for at man kan korrigere lønn ved å avtale med arbeidstakeren å trekke i senere lønnsutbetaling. Kravet er imidlertid at det er gjort en forhåndsavtale mellom partene, og den må være skriftlig. Kravet skal heller ikke overstige det som arbeidstakeren med rimelighet trenger til å brødfø seg og familien sin.

Generell regel om lønnstrekk ved feil

Vårt tips er å få inn en generell regel om lønnstrekk ved feilutbetalinger i arbeidsavtalen. Da trenger en ikke å spørre for hver gang en korrigerer lønnen.

Uten en slik avtale kan arbeidsgiver orientere arbeidstakeren om at det er gjort en feil, vise hva riktig lønn ville vært, og få arbeidstakeren til å signere en vedlagt avtale om frivillig å trekke dette avviket i neste lønn (eller over flere lønninger om det er vanskelig å få til på bare én lønn). Vær oppmerksom på at en slik avtale skal være skriftlig.

Trusler skal ikke forekomme for å få signatur fra arbeidstaker. Dersom arbeidstaker trues med å miste jobben dersom de ikke signerer vil avtalen bli kunne sett på som signert under utilbørlige forhold og bli ugyldig.

Det kan dermed være greit å gi en frist (for eksempel en dag eller to), eller ta med tillitsvalgt eller annen person som kan vitne at en ikke tvang arbeidstakeren på noen måte.

Arbeidstaker har sluttet i jobben eller nekter å betale

Har arbeidstakeren sluttet i jobben, er det ikke noen lønn å trekke. Da må en tilbake til de ulovfestede reglene som ble omtalt under delen om utbetaling av for lite lønn. Det samme må en gjøre om arbeidstakeren nekter å undertegne avtale om å betale tilbake.

Reager så raskt som mulig

Ved å reagere raskt nok vil det være stor sannsynlighet for å kunne rette feilen dersom det er utbetalt for mye i lønn.

Vårt tips er å sende et utkast til avtale med forklaring, vise til hvor mye som er blitt utbetalt for mye, og sette at denne summen frivillig betales tilbake. En slik avtale er bindende, og manglende oppfylling av denne kan føre til at en går til inkasso. Men uten avtalen, vil inkasso være umulig.

Svarene er levert av advokatfirmaet Grette, arbeidslivsavdeling. Grette er et fullfaglig forretningsjuridisk advokatfirma som blant annet har spesialisert seg i arbeidsrettslige spørsmål og er Ledernetts ekspertpanel i juridiske spørsmål. For mer informasjon: www.grette.no