Slik leder du virtuelle møter

Virtuelle møter er møter hvor man ikke møtes fysisk, men via tekniske løsninger som for eksempel videokonferanser, web- eller telefonkonferanser. Alle som har deltatt på et virtuelt møte vet at det har sine begrensninger. Kanskje har man irritert seg over deltakere som prater i munnen på hverandre på telefonkonferanser, stresset med dårlig oppkobling på web eller ergret seg over at bildet på videokonferansen kun fanger opp halvparten av møtedeltakerne. Den svenske kommunikasjons- og motivasjonseksperten Antoni Lacinai er ikke i tvil; de beste møtene skjer når vi møtes fysisk.

- Ja, jeg er skeptisk til virtuelle møter. De beste møtene skjer når mennesker møtes og bruker sin stemme, sin kropp og sine ører for å nå fram til hverandre, sier han.

Et fysisk møte innebærer mye mer enn det som sies over møtebordet. Det er håndtrykket, småpraten ved kaffemaskinen og den spontane blikkontakten under møtets gang. Kroppsspråk, omgivelser og det sosiale spillet gir de fysiske møtene en dimensjon som virtuelle møter ikke kan erstatte.

Sparer tid, penger og miljø

Men virtuelle møter har også noen store fordeler framfor fysiske møter: Lange jobbreiser er kostbare og tidkrevende, de er svært negative ut fra et miljøperspektiv og utstrakt reisevirksomhet er heller ikke bra for familielivet. Mye reisevirksomhet kan dessuten være en dårlig utnyttelse av medarbeideres arbeidstid. Man bruker minst to dager på å reise til et møte i USA. Velger man den virtuelle løsningen tar det kun ett øyeblikk å koble seg opp.

- Folk sitter ofte spredt over store avstander. Noen ganger er ”godt nok” den beste løsningen, mener Antoni Lacinai som har skrevet en bok om temaet. Boken heter "Virtuella möten -Hur man leder människor i möten på distans".

En fordel med virtuelle møter er at de gir tilgang til forretningsforbindelser eller eksperter som vi ellers ikke ville ha møtt.

- For eksempel kan det være en enkel sak å invitere en forsker til å delta på et videomøte fra et universitet i USA, men umulig å få den samme personen til å reise hele veien til Norge for å delta på et møte.

Slik leder du virtuelle møter

Her er Antoni Lacinai beste råd til deg som skal lede møter på lang avstand.

1. Planlegg møtet godt

Et virtuelt møte må planlegges som alle andre møter: Hva er målet med møtet? Hvilke temaer skal diskuteres etc. I tillegg må man man planlegge spesielt for det virtuelle møtet: Hva slags verktøy skal dere bruke – har for eksempel alle deltakerne Skype? Er det noen passord eller lenker alle må kjenne til?

2. Husk tidsforskjellene

Lange avstander er den viktigste grunnen til å ha virtuelle møter. Noen ganger befinner møtedeltakerne seg i ulike tidssoner. Det kan være fornuftig å variere møtetidspunktene, slik at det ikke alltid blir de samme medarbeiderne som må ta møtet utenfor kontortid. Hvis man har et møte ved lunsjtider i Norge, er det kveld i Sydney og midt på natten i Los Angeles.

3. Lær deg teknologien

Teknisk utstyr som ikke fungerer er den vanligste årsaken til irritasjon ved virtuelle møter. Innloggingen fungerer ikke, bildet hopper, videotilkoblingen er ustabil, deltakere blir ”kastet ut” av systemet eller du mangler en oppkobling som du ikke visste at du behøvde. Hvis du selv ikke behersker teknologien, bør du ha med deg en hjelper som kan det.

4. Logg inn i god tid før møtet skal starte

Ha som fast regel at alle skal være innlogget ti minutter før møtet starter. Bruk tiden til å snakke om løst og fast; været, familie, interesser eller annet som bygger relasjoner. Når møtet starter, skal det være tydelig at nå snakker man kun jobb.

5. Unngå multitasking

Hold konsentrasjonen om det som skjer på møtet. På virtuelle møter har du liten kontroll med hva deltakerne faktisk gjør. Hvis de 90 prosent av tiden sitter og venter på sin tur til å si noe, og i mellomtiden surfer på nettet eller chatter på sosiale medier, har du planlagt møtet for dårlig. Bruk heller de mulighetene som finnes for å gjøre møtet mer interessant. På web-møter kan man for eksempel bruke chattefunksjoner eller gi deltakerne muligheter til å stemme rundt et forslag.

6. Sitt hver for dere

Ofte sitter deltakerne fra hovedkontoret samlet, mens noen ”satellitter” sitter hver for seg. De som sitter alene vil føle seg utenfor når de hører hovedgruppen snakke sammen, spøke og le. Det gjelder spesielt ved telefonkonferanser. Det er bedre at alle sitter hver for seg, heller enn å booke et møterom med konferansetelefon.

7. Demp bakgrunnsstøy

På et virtuelt møte sitter deltakerne kanskje på et hjemmekontor, en café eller i åpent kontorlandskap. Det kan være mange lyder fra flere hold som kan virke forstyrrende på de andre møtedeltakerne. Prøv så godt som mulig å dempe bakgrunnsstøyen.

8. Ha korte møter

Vi klarer ikke å konsentrere oss like lenge i et virtuelt møte som i et vanlig møte. Prøv derfor å kutte ned på møtets varighet. Det kan for eksempel gjøres ved å sende ut viktig informasjon på forhånd, slik at deltakerne er bedre forberedt. Husk å ta pauser hvis møtene blir lange, men gjør pausene korte.