Her følger 15 gode råd for den vanskelige samtalen:
1. Du skal ikke ta terapeutens rolle. Bruk din mellommenneskelige kompetanse og vær et medmenneske.
2. Skap trygge rammer rundt samtalen. Fortell hvorfor du vil ha en samtale. Gjennomfør samtalen på et sted hvor dere sitter i fred og ro.
3. Fokuser på det som er relevant for jobben. Skyldes problemene en familiekonflikt eller liknende, er det tilstrekkelig å si at du forstår at det er en belastning. Du behøver ikke gå nærmere inn på dette, med mindre det er naturlig at samtalen går i en slik retning.
4. Vær personlig, men samtidig profesjonell. Respekter privatlivets grenser. Du kan si stopp hvis du synes at samtalen blir for privat, og så fokusere på utfordringer og muligheter i jobbsituasjonen.
5. Vær imøtekommende og tydelig. Negativ tenkning får ofte deprimerte mennesker til å lete etter negative tilbakemeldinger, også der de ikke finnes. Unngå alt som kan oppleves som dobbeltkommunikasjon. Stillforståelige spørsmål, snakk jordnært og praktisk og rett oppmerksomheten mot det vedkommende konkret kan få til.
6. Lytt aktivt. Det er viktig at personen får satt ord på det han eller hun sliter med, så vent litt med å gi råd eller komme med motargumenter. Vær en god lytter, få fatt i personens egen opplevelse av situasjonen og gi bekreftelse på at det vedkommende sier blir tatt alvorlig. Spør hvorvidt han eller hun mener at problemene skyldes forhold på jobben, og hvordan de viser seg med hensyn til arbeidet som skal gjøres.
7. Få oversikt over situasjonen. Det viktigste i første omgang er å få en oversikt over både problemene ogmulighetene, og å invitere til åpenhet. Du kan spørre om det som er aktuelt, uten selv å måtte ha svar på alt med en gang.
8. Gi tilbakemelding. Fortell hvordan du selv opplever at personen fungerer, på en mest mulig konstruktiv måte. Det som er vanskelig skal ikke bagatelliseres, men husk å gi positive tilbakemeldinger og rett oppmerksomheten mot det som går bra. En som sliter med depresjon eller sosial angst har stort behov for positive tilbakemeldinger fra andre. Spør hvordan personen opplever å bli møtt av de andre på jobben. Husk at en deprimert person kan oppleve andre som mer kritiske enn de i virkeligheten er.
9. Er personen åpen om plagene?Spør gjerne om personen har fortalt andre om de psykiske plagene, og om han eller hun har fått støtte fra andre. Det å ha noen å betro seg til er noe av det mest antidepressive man kan tenke seg.
10. Hvor er det hjelp å få? Du kan spørre om personen får adekvat behandling for problemene. Mange med psykiske lidelser søker aldri profesjonell hjelp. Kanskje kan du gi råd om hvor vedkommende kan henvende seg eller hjelpe vedkommende på vei for eksempel gjennom bedriftshelsetjenesten.
11. Hvordan påvirker det arbeidsevnen? Spør hvordan medarbeideren mener at problemene påvirker arbeidsevnen. Vær behjelpelig med å konkretisere personens egne tanker om hva som hjelper. Finn ut hvilke arbeidsoppgaversom er vanskelige å utføre akkurat nå, for eksempel om det er vanskelig å fronte jobben i sosiale sammenhenger.
12. Spør frem løsninger. Eksempler på løsningsorienterte spørsmål er: Hva gjør du på jobben de gangene du føler at du får gjort det du vil gjøre? Hvordan ville en god arbeidssituasjon være for deg hvis du selv fikk bestemme? Hva er opplegget da, og hvem samarbeider du med? Hva skal til for at vi kan komme dit?
13. Vær tydelig på at personen er ønsket. Som leder er det viktig at du formidler tydelig at dere trenger personen på arbeidsplassen, og at du vil gjøre det du kan for å bistå med oppfølging. Gi beskjed om at du vil prøve å tilrettelegge arbeidssituasjonen slik at den blir overkommelig og personen får en følelse av mestring og tilfredsstillelse. En tommelfingerregel er å være raus med å tilrettelegge i starten, slik at medarbeideren opplever trygghet og mestring. Tilrettelegging vil vanligvis gjelde for en begrenset periode.
14. Be om tilbakemelding. Avslutt samtalen med å innhente informasjon om hvordan den er blitt opplevd avmedarbeideren: Hvordan har denne samtalen vært for deg? Hva har fungert bra, og hva kunne vært gjort annerledes?
15. Gjør så godt du kan. Dette er det viktigste rådet. Gjør i hvert fall et forsøk. Ikke la det beste bli det godes fiende. Undersøk hva som er mulig å få til. Arbeidstakeren kommer raskere tilbake til arbeidsplassen hvis du legger til rette for det. Det sender dessuten signaler til resten av organisasjonen om at dette er en god arbeidsplass som ønsker å ta vare på medarbeiderne.
Hei! Har du fått spørsmål om å bli med i en undersøkelse fra Kantar og HRmagasinet?
Vi trenger kunnskap og innsikt om våre lesere.
Derfor har vi engasjert Kantar – et av Norges ledende analyseinstitutt – til å hjelpe oss med å gjennomføre undersøkelsen.
Mange av våre abonnenter og lesere har fått undersøkelsen tilsendt på e-post fra Kantar, og dette er en vennlig påminnelse til deg om å bidra med dine svar.
Sammen lager vi bedre innhold!
Beste hilsen
Geir Christiansen, redaktør HRmagasinet
