Avbrytelsene koster

Telefonen ringer. En kollega stikker hodet inn og vil snakke litt. En ny mail popper opp. Sjefen skal høre hvordan du ligger an med rapporten. En tekstmelding bipper inn på telefonen.

I følge en amerikansk undersøkelse utarbeidet av analysefirmaet Basex, bruker vi mye tid på små, dagligdagse og uproduktive avbrytelser. I USA koster avbrytelsene 28 millioner tapte arbeidstimer, skriver danske Ledelse i Utvikling.

En av konklusjonene i undersøkelsen er at de teknologiske hjelpemidlene, som skulle gjøre oss mer effektive, i bunn og grunn er dem som sluker mesteparten av tiden.

Den konstante informasjonsstrømmen fra e-post, mobiltelefoner og intranett opptar mye av medarbeidernes arbeidstid. For ikke å snakke om all tiden som går bort når teknologien svikter.

De mange avbrytelsene har forskjellig karakter og viktighet, er en av konklusjonene i rapporten. Det er viktig å få medarbeiderne til å sette fokus på hvilke avbrytelser som er vesentlige og nødvendige, og hvilke som kan sorteres bort.

Avbrytelser vil alltid forekomme. Men det er mulig å senke antallet. For eksempel kan man sammen finne frem til måter for hvordan medarbeiderne skal få mer arbeidsro. Det kan være ved å gi mulighet til å skjerme seg på et egnet kontor, når man har behov for å konsentrere seg. Mulighet til å si i fra hvis man forstyrres av stadige avbrytelser av kolleger. Avtale en fast telefontid når arbeidsbelastningen er ekstra stor etc.

Og husk at selv om avbrytelser koster er det viktig å huske at det sosiale aspektet også er viktig på arbeidsplasser – og at sosialt småprat kan være vel anvendt tid.