Slik unngår du korrupsjon

Sigurd Holter Torp i Advokatfirmaet Schjødt AS.

Alle bedriftsledere har et ansvar for å sikre at bedriftene har aktive antikorrupsjonsprogrammer i virksomheten. Interne rutiner må utarbeides for å forhindre at korrupsjon forekommer og for å avdekke tvilsomme forhold som kan oppstå i bedriften.

Korrupsjonsekspert og advokat Sigurd Holter Torp i Advokatfirmaet Schjødt AS sier utviklingen dreier i positiv retning i Norge.– Trolig skyldes det at det har vært en del saker som er slått stort opp i mediene de senere år. Det siger sakte inn at det som tidligere var akseptabel adferd i forretningslivet nå kan være straffbart.

Myndighetene slår hardt ned på korrupsjon og dermed øker bevisstheten blant bedriftsledere, sier han til Personal og Ledelse.

Holdningsendring Generelt sett bør alle ledere som jobber med innkjøp eller anbud og som er med på å ta beslutninger være svært forsiktige med å takke ja til invitasjoner, reiser og gaver som kan fungere som «smøring».– Korrupsjonsreglene i Norge anses som strenge og på linje med land vi ellers sammenligner oss med.

– Reglene ble innført i Norge sommeren 2003. Siden da har det vært en betydelig holdningsendring blant norske bedriftsledere, selv om det har tatt tid. Etter at de store sakene vakte offentlig debatt har de fleste nå forstått at korrupsjonsbegrepet spenner vidt og at grensene er uklare, sier Sigurd Holter Torp.

Ruteransatt frifunnetHan legger til at Høyesterett gjennom en frifinnelsesdom 5. september 2014, kom med viktige avklaringer av korrupsjonens nedre grenser. Personen var tidligere dømt i tingretten for korrupsjon etter å ha blitt påspandert tre middager til en verdi av ca. kr 4.500 over en toårsperiode.

– Høyesterett avsa, som lagmannsretten, en klar frifinnende dom hvor det ble understreket at det bare er de klart klanderverdige forhold som rammes og at det skal mye til før ordinær kundepleie og tradisjonell kundekontakt anses utilbørlig.

Klok av skade Torp påpeker at de selskaper som har arbeidet med korrupsjon på alvor, er godt rustet i markedet.– De har etikkansvarlige som har dette som et særskilt ansvarsområde og som får alle bekymringsmeldingene. Som følge av slikt arbeid ser en samtidig at bedriftens ansatte får mye større forståelse av regelverket. De selskapene vi bistår tar ofte kontakt for å drøfte problemstillinger som oppstår underveis, noe som har vist seg å være både lærerikt og nyttig i forhold til å unngå en korrupsjonsanklage. En god hovedregel: Er man i tvil, ikke gjør det.

Foretaksstraff Straffen for foretak er normalt bøter. – Foretaksstraffen kan spenne fra 100 000 til flere hundre millioner kroner. Nivået avhenger av det straffbare forholdet. Boten er i seg selv kanskje ikke det mest dramatiske. Det verste er normalt den negativemedieeksponeringen bedriften får over lang tid. En korrupsjonsanklage er veldig moralsk fordømmende.

- Reglene om offentlig anskaffelse virker dessuten som en svært alvorlig tilleggsstraff; dersom bedriften dømmes for korrupsjon skal den utestenges fra enhver offentlig anskaffelse. For mange bedrifter er dette det mest alvorlige ved en eventuell korrupsjonsdom.

Vær bevisst Sigurd Holter Torps råd er at du som leder sørger for å være bevisst på hvor uklart regelverket egentlig er, og hvor lett det er å trå feil. Grensene må innprentes i alle ansatte i bedriften og det må skapes en kultur som forstår og etterlever regelverket.– Dersom én enkelt ansatt trår feil kan det få dramatiske konsekvenser for hele selskapet. Det kan ende i tiltale, omdømmebelastning i media, straffedom og utestengelse fra offentlige anskaffelser.

- En ulempe med korrupsjonsbestemmelsen er at den er knyttet til en rettslig standard i form av begrepet «utilbørlig fordel». Innholdet i begrepet er uklart og det skaper liten forutberegnelighet, noe som også ledet til at Høyesterett i dommen av 5. september 2014 pekte på at straffebestemmelsen må tolkes med varsomhet. Det ble videre pekt på at det er endringer i samfunnets syn på handlinger av denne art som omfattes av korrupsjonsbestemmelsen og at deter privat og offentlig praksis som over tid vil være bestemmende for hva som kan anses utilbørlig.

9 RÅD mot korrupsjon

Økokrim har utarbeidet 9 punkter som er viktige for å unngå korrupsjon. Her følger punktene med en utdypning av advokat Sigurd Holter Torp.

1. Organisering, opplæring og oppfølging og kontroll tilpasset virksomhetens forretningsoperasjoner og korrupsjonsrisiko.– Det betyr at man må organisere seg, sørge for opplæring og oppfølging av alt personell for å forebygge korrupsjon innenfor det forretningsområde man driver under. Det innebærer at man må identifisere korrupsjonsrisikoen i sin bransje og organisere seg og forstå opplæring i henhold til den risikoen som er identifisert. Det er forskjell på et mindre selskap i Norge som driver med anbudskonkurranser for transport, og et større selskap som driver med internasjonal virksomhet i Østen eller andre steder. Mange av de store selskapene i Norge har gode antikorrupsjonsprogrammer på plass, men tross dette hender det at de får saker i mot seg. Det skyldes blant annet at de har mange ansatte, og det er vanskelig å sikre seg hundre prosent mot at en ansatt gir eller mottar en utilbørlig fordel. Likevel vil god opplæring, nær kontroll og et godt program være viktig i forhold til å øke de ansattes bevissthet rundt korrupsjon. For bedrifter som eksempelvis kjøper tjenester fra bemanningsbransjen, er det viktig å kartlegge hvor korrupsjonsrisikoen kan oppstå og hvilke medarbeidere som kan være særlig utsatt. Det samme gjelder de som jobber med innkjøp eller som forhandler kontrakter.

2. Generelle instrukser og retningslinjer. – Dette er en forlengelse av første punkt. Det er viktig at alt virksomheten kartlegger og bestemmer med hensyn til korrupsjon, blir nedfelt skriftlig. Dette vil danne grunnlag for bedriftens etiske regelverk, som stadig må oppdateres med de erfaringer man gjør, de problemstillinger som oppstår og nye risikoområder som oppdages. Enhver stor bedrift bør ha et slikt regelverk. Det må være konkret og knyttet opp mot alt som er vanskelig. Det må ta for seg bevertning, markedsføring, gaver og representasjon. Det bør også fastsettes terskelverdier i kroner og øre om hva som er akseptabelt, og hva som ikke er akseptabelt. Man må også sikre åpenhet om gaver, bevertning og andre fordeler. – Hvorvidt en gave representerer en utilbørlig fordel, kan ikke besvares generelt. Det beror på omstendighetene, gavens verdi og foranledningen for at gaven gis. Det vil normalt være greit å gi en gave i anledning et jubileum eller en stor hendelse, mens det er uakseptabelt å gi en gave i anledning en anbudskonkurranse. Man kan heller ikke gi en gave som takk etter å ha vunnet en anbudskonkurranse. I næringslivet er litt større gaver akseptabelt, mens det i det offentlige er strengere grenser. Selv en mindre gave til en saksbehandler i kommunen kan være uakseptabelt.Gaveeksemplet illustrerer hvor lite forutberegnelig korrupsjonsbestemmelsen er, fordi det er ingen som på forhånd med hundre prosent sikkerhet kan si hvor grensene går. Det er det domstolene som avgjør i det konkrete tilfelle, men oppfordringen er å holde seg unna en hver gråsone slik at heller ikke påtalemyndigheten fatter interessefor saken. Det er grunnen til at de etiske retningslinjene blir så viktige, for der må bedriften selv sette grenser for hva man mener er akseptabelt og ikke. Fordelen er at ansatte normalt vil respektere disse grensene. Dessuten, dersom en ansatt bryter instruksen, vil det være et godt argument for at foretaket ikke kan straffes, nettopp fordi bedriften har gjort det de kan for å forebygge korrupsjon. Men det holder ikke å ha gode retningslinjer, du må sørge for at folk skjønner og lærer seg reglene, og at man kontrollerer at de blir fulgt. Det hjelper ingenting å ha gode regler stående i hylla hvis ingen følger dem.

3. Korrupsjon eksplisitt tatt opp i de etiske retningslinjene.– I de retningslinjene som blir vedtatt må man ha tatt opp temaet korrupsjon, slik det er angitt ovenfor. Det går blant annet på at man praktiserer nulltoleranse, at man er helt konkret i retningslinjene og at man tar valg med hensyn til hva som er akseptabelt og hva som er uakseptabelt.

4. Rutiner for håndtering av korrupsjonsspørsmål.– Man må ha rutiner for hva man gjør dersom et korrupsjonsspørsmål oppstår, slik at håndteringen av dette blir forsvarlig. Et godt råd er å sørge for at man har en ansatt som har et særskilt ansvar for de etiske spørsmålene. Man kan gjerne ha en varslingskanal til vedkommende, slik at et hvert tvilsspørsmål loses til denne personen, som igjen logger både hendelsen og svaret som blir gitt. Da bygger man opp en erfaringsbase og man vil kunne se hvilke vanskeligheter som oppstår i bedriften og oppdatere det etiske regelverket tilsvarende. Man må uansett ha klarhet i om det er nærmeste linjeleder eller den etiske ansvarlige som skal kontaktes. Dersom en ansatt tror at deres leder gjør noe galt, vil det være vanskelig å gå til denne lederen. Derfor bør det være klart hva en ansatt gjør i slike tilfeller. Det finnes bedrifter som har et to-leddet system, der medarbeidere kan varsle internt eller eksternt til en uavhengig instans, eksempelvis en oppnevnt advokat. Det er også viktig at ansatte og ledere kan varsle under full anonymitet. Dersom det er tvil om korrupsjon har blitt begått, må den etikkansvarlige ta det videre med daglig leder eller styret i bedriften slik at man blir enige om hvordan man skal håndtere situasjonen. Dette kan lede til at man gransker saken, går til politiet eller rydder opp internt.

5. Gode manualer er ikke tilstrekkelig; etterlevelsen er avgjørende.– Det holder ikke å ha det det etiske regelverket i en skuff. Det må praktiseres i det daglige og bedriften må sørge for at det skjer. Det er særlig viktig for de ansatte som er i utsatte posisjoner, disse bør jevnlig ajourføres i innholdet til regelverket. Dette kan gjøres i workshops der de utsettes for vanskelige spørsmål, case trening eller lignende. De må utfordres på hvordan de skal forholde seg til tenkte tvilsomme situasjoner. Det er ofte vanskelig å ta stilling til tvilstilfeller på stående fot, derfor er opplæring og trening viktig i dette arbeidet slik at varsellampene straks blinker dersom en tvilssituasjon oppstår. Da er de ansatte mer forberedt når de møter vanskelige spørsmål i sin daglige jobb.

6. Kartlegging og identifisering av særlige risikomomenter.– Som nevnt i første punkt må man vurdere den bransjen man jobber i. Hvor er det vi kan være utsatt for korrupsjon? Hvilke situasjoner kan tenkes å være vanskelige og hvilke ansatte er mest utsatt? Slike spørsmål vil bidra til å identifisere virksomhetens særlige risikoområder.

7. Regelmessig oppfølging ved konkrete spørsmål om hvordan operasjoner som kan medføre risiko, faktisk blir utført– Det er ikke tilstrekkelig å ta et skippertak innimellom. Dette arbeidet må hele tiden stå på dagsorden i virksomhetene. Reglene må innskjerpes og rettes opp i forhold til den virkeligheten bedriften forholder seg til. Det som var godt nok i fjor, er kanskje ikke godt nok i år. Vi har flere bedrifter som har et fast tidspunkt for gjennomgåelse av de etiske retningslinjene og instrukser for å revidere og tilpasse regelverket. Dette viser også hvor sentralt det er med opplæring og trening, fordi regelverket hele tiden er i utvikling. Hvis man utvider bedriften og kjøper andre bedrifter er det viktig å ta en grundig undersøkelse i forkant slik at man ikke får med seg korrupsjonsanklager eller subkulturer som «lik i lasten».

8. Innpode ledere om deres ansvar som ledere og forbilder, både når det gjelder å følge reglene og å varsle om avvik. – Ledelsen har det overordnede ansvaret, både for at regelverket etableres og praktiseres, at de praktiserer det selv og at de ansatte følger regelverket. Når det dukker opp en gråsone må lederne varsle. De må også sørge for at de ansatte forstår at de må varsle til nærmeste leder eller til den etiske ansvarlige når det oppstår vanskelige spørsmål. – Det må komme en helt klar tone fra toppen. Dersom ansatte ser at lederen gjør noe som er i strid med regelverket, gir det veldig dårlige signaler. Her er det eksempelets makt som gjelder.

9. Jevnlig innskjerping og oppfriskning av rutiner– Dette er en oppsummering av alle punkter. Det betyr at dette arbeidet bør være kontinuerlig og justeres etter hvert som erfaringsbasen vokser og virkeligheten endrer seg. Når mediene slår opp en stor korrupsjonssak bør enhver bedrift gå i seg selv og vurdere om det samme kunne ha skjedd dem. I så fall bør de justere regelverket, akkurat som den bedriften som rammes. Man bør lære av andres feil. Mitt råd er at man fastsetter klare rutiner for evaluering og revidering av de etiske retningslinjene, gjerne en gang i året. Dette kan gjernegjøres til en happening internt, hvor alle bes om å komme med innspill og hvor lanseringen av det nye regelverket gis stor oppmerksomhet og ny opplæring blant de ansatte. Fordi en domfellelse for korrupsjon er så alvorlig, kan ledelsen kort og godt ikke tillate annet enn kontinuerlig og fullt fokus på dette.

Hva er korrupsjon?I straffebestemmelsene mot korrupsjon, som ble innført fra 4. juli 2003, defineres korrupsjon som det «å gi/tilby eller kreve/ motta/akseptere en utilbørlig fordel i anledning stilling, verv eller oppdrag». Det er altså ikke et vilkår at den utilbørlige fordelen kan knyttes til en bestemt handling eller unnlatelse; det er tilstrekkelig at den har sammenheng med en persons stilling, verv eller oppdrag. I de nye straffebestemmelsene likestilles korrupsjon i offentlig og privat sektor.

I 2003 ble det innført bestemmelser som rammer såkalt påvirkningshandel. Disse bestemmelsene setter forbud mot å gi/tilby eller kreve/motta/akseptere en utilbørlig fordel for å påvirke en annen persons utføring av stilling, verv eller oppdrag. Slik ulovlig påvirkningshandel kan forekomme i tilfeller hvor en person hevder å være i stand til å påvirke en beslutningstaker, og utnytter denne stillingen til å kreve eller motta utilbørlige fordeler. Korrupsjon og påvirkningshandel straffes med bøter eller fengsel inntil tre år. Strafferammen for grov korrupsjon er fengsel inntil 10 år.(Økokrim)

(Reportasjen er fra Personal og Ledelse nummer 6/2014)