Ta tak i konfliktene

Illustrasjon

Teksten er skrevet av Peder Lykke, psykolog i Psykologbistand. Artikkelen sto på trykk i Personal og Ledelse nr 8/2014.

Som organisasjonspsykolog er jeg innom veldig mange arbeidsplasser hvor jeg møter ledere, ledergrupper og personal- og HR-avdelinger. Det er slående hvor stor forskjell det er i håndteringen av konflikter. Det kanskje mest slående er hvor mange ledere som benytter seg av hodet i sanden strategien. Og hvor stor forskjell det er på kunnskapen og kompetansen ledere og personal og HR-avdelinger besitter.

Vi snakker her om alle typer konflikter. Fra små episoder som irriterer til alvorlig mobbing og trakassering med dertil alvorlige følger. Altså situasjoner på begge sider av hva som kan regnes som påregnelig ut i fra arbeidsmiljøloven.

Pest eller kolera?

Utsagn som «Det kommer sjelden noe godt ut av å ta tak i en konflikt» er noe vi hører ofte. Står lederen i realiteten overfor et valg mellom pest eller kolera? Er det like ille å ta tak i konflikten som å la den ligge? Det kan se ut til at noen tenker nettopp det. Et alternativt bilde er at du kan velge mellom å la sykdommen herje, eller å ta medisiner mot den. Du er ikke garantert at medisinen vil virke, og det vil sannsynligvis bli noen bivirkninger. Medisinen kan også gjøre mer skade enn godt. Erfaringsmessig er ledere og bedrifter som tar tak i konflikter på et tidlig tidspunkt tjent med dette.

Et lederansvar

Det er først og fremst leder som er i posisjon til å ta tak i en konflikt. Jeg møter stadig medarbeidere som er fortvilet over at konflikter ikke blir tatt tak i. Jeg har hørt om ledere som har kommet med utsagn som at «du må være voksen nok til å ordne opp i dette selv». Dette er i beste fall en misforstått ide om at konflikter nødvendigvis skal løses på lavest mulig nivå. Slike situasjoner håndteres også ofte på en for uformell måte. Det er selvfølgelig greit at en medarbeider selv gir direkte tilbakemelding til en person som kommer med en uheldig bemerkning eller lignende. Men hvis atferden pågår over tid, og er utover hva som kan forventes i arbeidslivet, er det både naturlig og viktig at leder kobles inn. Ikke minst fordi det kan være andre som også opplever denne personens handlinger som ubehagelige. Det å si i fra selv kan også både være vanskelig og ubehagelig, og det vil ikke nødvendigvis bidra til at adferden opphører.

Ta tak

Dette er utvilsomt et komplisert landskap å bevege seg inn i. Det er sterke følelser, ulike syn på hva som er rett og galt, og ulike historier om hva som egentlig har skjedd. Og ikke sjelden pekes det på leder som årsak til problemene. En god leder lar seg imidlertid ikke stoppe av dette. Det er ingen som forventer at en leder skal håndtere en konflikt perfekt. Det som bør forventes er at det tas tak, og at leder sørger for å tilegne seg eller innhente nødvendig kompetanse for å håndtere situasjonen på en tilfredsstillende måte. Foreligger det en klage eller varsling? Hvis det er tilfelle er leder pålagt å undersøke påstandene. Her vil mange ledere velge å benytte seg av en ekstern konsulent for å sikre en nøytral undersøker. En av de viktigste oppgavene for leder er å sørge for riktig saksbehandling. I en konfliktsituasjon er dette krevende og viktig for å ivareta alle involverte parter. Vi vil anbefale enhver leder som står overfor en klage eller varsling å lese seg opp på arbeidstilsynets anbefalte metode, faktaundersøkelse.

Erfarne ledere vet at hvis det ikke foreligger en formell klage eller varsling er det heller ingen «sak». En av oppgavene til en leder i en slik situasjon kan være å vise til at så lenge det ikke foreligger noen klage er det heller ikke noe som skal undersøkes. På den måten kan leder unngå at medarbeidere forventer at leder skal undersøke og ta tak hver eneste lille situasjon som måtte oppstå på en arbeidsplass. Folk er ulike, og det er lov å være irriterende (innenfor rimelighetens grenser). Leder kan velge å ta tak i en situasjon selv om det ikke foreligger en formell klage. Eksempelvis kan hun arrangere et seminar med fokus på hvordan få det hyggeligere sammen. Men det er ingen plikt. Hvis leder selv er vitne til negativ oppførsel eller mottar informasjon om at det foregår utilbørlig atferd er det imidlertid hennes plikt å ta tak i situasjonen.

Formell saksbehandling

En av kjepphestene til arbeidslivsforsker Ståle Einarsen har vært å formalisere måten konflikter håndteres når det foreligger påstand om brudd på arbeidsmiljøloven i form av eksempelvis mobbing eller trakassering. En ryddig, dokumentert og formell saksbehandling har gjerne en oppdragende effekt: Både direkte involverte og medarbeidere på utsiden vil se at konflikter håndteres skikkelig, og at alle involverte må stå til ansvar for sine handlinger og påstander. Når leder ikke tar tak og sørger for en skikkelig saksgang er dette gjerne næring til konflikten: Saken forblir uløst, flere blir involvert, mer urett begås, tillit til leder forvitrer, og nye konflikter kan oppstå.

Legitimerer ledere med hodet i sanden brudd på arbeidsmiljøloven?

Ja. Ledere som velger ikke å ta tak i konflikter på arbeidsplassen er med på indirekte å legitimere utilbørlig atferd og de som trakasserer eller mobber. Leder har, ifølge arbeidsmiljøloven, en undersøkelsesplikt hvis det foreligger informasjon om at arbeidsmiljøet ikke er tilfredsstillende.

Vårt inntrykk er at det er en positiv utvikling i den forstand at flere ledere ser ut til å være seg bevisst sitt ansvar for arbeidsmiljøet. Verneombud, tillitsvalgte og personal- og HR-avdelinger skal ha sin del av æren for denne utviklingen. Men det er altså noen som henger igjen.

Så tilbake til deg, kjære leder, med hodet i sanden. Du mister stadig dyktige medarbeidere. Andre gruer seg til å gå på jobb. Jeg tror du nå vet hva situasjonen krever av deg: Du må gjøre noe du egentlig ikke tørr, og gjøre det selv om det har en pris – ta tak!

Råd for å sikre god konflikthåndtering:

• Ha en policy for konflikthåndtering og for prosedyre når det foreligger påstand om utilbørlig opptreden eller trakassering og mobbing. Gjør denne policyen kjent og tilgjengelig for alle i bedriften.
• Som leder er du noen ganger nødt til å begi deg ut i ukjent farvann. Det er ikke forventet at du skal kunne alt. Allier deg med HR eller andre som har erfaring fra å jobbe med konflikter.
• Ikke vær redd for å gi en advarsel. Det har ofte en oppdragende effekt.
• Ikke la deg vippe av pinnen. Som leder kan du blant annet benytte deg av styringsretten for å få gjennomført det du vurderer som nødvendige tiltak.
• Øvelse gjør mester. Tren på vanskelige samtaler.