Uten at vi egentlig helt reflekterer eller tenker over det, så går mye av hverdagen vår med til å kommunisere. Det spiller liten rolle om vi er på jobben, hjemme med familien, eller sammen med venner og andre kjente eller ukjente.
Vi sender ut våre signaler i alle retninger, i tide og utide, med for mye kraft og for lite kraft – og kanskje i altfor stor grad uten å være klar over hva vi faktisk gjør og ikke gjør.
- Det som er viktig er ikke hva du skal si, men hva du vil oppnå, sier Grethe Holtan, påtroppende fagekspert i HRmagasinet.
Så enkelt kan det altså sies.
Hun har levert kurs, coaching og opplæring i kommunikasjon over mange år allerede. Gjennom de siste årene har hun fått samlet mye av sin erfaring og en del av de konkrete eksemplene i en bok, som hun rett og slett har kalt «Kommunikasjon – ditt mektigste verktøy».
- Vi må lære oss til å forstå bedre hvilken enorm fordel det er å nå gjennom til hverandre. Hvis du bare babler, så kommer du ingen vei. Vi har en tendens til å tenke for mye på det vi skal si og altfor lite på det vi vil oppnå, eller hva som er målet og hensikten med samtalen, konstaterer Grethe, og hun har allerede klart å feste et vennlig blikk i meg.
Hun ber ikke om noe som helst, hun bare får min oppmerksomhet.
- Den andre personen må være med. Det betyr at du må forstå den du prater med, hvilket innebærer at du må snakke mer eller mindre, rett og slett avpasse samtalen til forholdene.
De ligger der i en slags evigvarende rekkefølge, alle disse fellene og klassiske feilene man kan begå når man forsøker å kommunisere tydelig og effektivt.
Så er det stor risiko for at det blir alt annet enn det du hadde tenkt og planlagt.
- Det mest åpenbare er forholdet mellom leder og medarbeider, som ofte slår krøll på seg fordi kommunikasjonen ikke fungerer. Man forstår ikke hverandre. Mens det er målene som driver lederen i samtalen, så er ikke medarbeideren på samme banehalvdel. Når man er så fokusert på målene, så glemmer man dem som skal ta imot. De må få sjansen til å lytte, høre etter og forsøke forstå, mener fageksperten, og underbygger:
- Ledere kan ofte være så opphengt i sitt eget perspektiv at de ikke har med seg teknikkene for å få budskapet gjennom. Det er ikke noe galt i å ville oppnå mye, men problemet er at de andre ikke er der du er.
Derfor er hennes klare og tydelige råd at man som leder går ut mye lavere og ikke har så høye ambisjoner i utgangspunktet. Spill på lag med den du skal kommunisere med.
- Signalisér tydelig at du vil ha tilbakemeldinger, at du vil ha dialog og at du kanskje også trenger hjelp. Det å være åpen om disse tingene er det helt motsatte av å være svak. Du er bare deg selv, og du er ekte.
Grethe Holtan penser samtalen, som vi har i en kafé ved Ullevaal stadion, inn på det menneskelige perspektivet, og kanskje selve grunnlaget og plattformen for å gå i gang med en mer strukturert og gjennomtenkt strategi knyttet til kommunikasjonen.
- Målet mitt er å styrke folk. Først og fremst deg selv, slik at du kommer deg gjennom. Du skylder deg selv å lære deg teknikkene, virkemidlene og de elementene som er med på å drive frem de gode samtalene, mener hun.
Det er forbausende godt å snakke med Grethe. Hun holder stadig fokus på hvor hun vil med sin del av samtalen, hva slags elementer i sin historie hun vil fortelle, men er samtidig veldig bevisst på å slippe meg inn, bryte av og skyte fra hofta. Vi er tross alt i et intervju.
- De fleste snakker ut fra seg selv, og mange kan snakke altfor mye med bakgrunn i dette. Det er greit å være klar over at man ikke vet alt eller kan alt. Derfor må det være plass til flere i samtalen, og at det kanskje innebærer at du må jobbe med egoet ditt og orke å ta de «nederlagene» som du får. Det handler ikke om å vinne alle kampene, men å nå frem med det du vil. Da må du være bevisst, og tenke at det du driver med er selvutvikling. Da må du noen ganger ned for å finne en ny og annerledes vei opp og frem. Det er ikke noe svakhetstegn, for ingen liker perfekte folk. Alternativet er at du blir et glatt såpestykke uten sjel og innhold.
Så handler det altså om å forberede samtalen, og den kommunikasjonen du er på vei inn i.
Hva blir målet ditt? Hva tror du er realistisk å få til?
- Det er i hvert fall viktig å unngå at man fyrer av og tar alt på en gang. Sørg for å få andre engasjert så tidlig som mulig, fordi innledningen går egentlig ut på å trykke på en knapp – at andre blir aktivisert. «Hei, nå har jeg tenkt til å foreslå at vi skal gjøre dette sammen. Hva tror du om det?». Still åpne, direkte spørsmål som gjør at de andre må tenke, fordi det er så lettvint å slippe unna. Du må få folk fortsatt engasjert, og så må du sørge for å oppnå en aksept for det som skal skje. Forplikter det? Hvis ikke blir det bare prat, og ikke i nærheten av det resultatet du egentlig ønsker deg, forklarer Grethe, fortsatt med samme styrke, intensitet og tempo som gjennom resten av samtalen vår.
Det går inn. Det fester seg. Det virker.
- I mange sammenhenger kan det være viktig å gi litt mer gass etter hvert, nærmest jage målet til det har festet seg hos den andre. Så er dere plutselig over på helt konkrete faktorer som skal styre resten av prosessen, som hva som skal gjøres, hvem som skal gjøre det og når det skal gjøres. Da er det straks på tide å gi stafettpinnen videre.
Det er her hun mener at mange ofte bommer på målet. Eller på ikke å komme i mål.
- Da er det for lite presisjon, ikke kommunikasjon. Man har bare ikke lagt et godt nok grunnlag for å komme i mål.
Vi vil alle oppnå noe med kommunikasjonen vår. I tillegg vet vi at å være god til å kommunisere blir stadig viktigere for å kunne utføre blant annet jobben – ikke bare utføre, men også for å utvikle medarbeidere og medmennesker, eller for å være den som vil være en del av et fellesskap og et samarbeid. Faktorer i livet som vi etter lang tid med soloarbeid og hjemmekontor stadig setter mer pris på, men som også kan bli en slitasjemoment – og ikke minst et uromoment i arbeidsmiljøet.
- Det er alltid viktig å ha med seg teorien, vi trenger den for å ha et faglig trygt grunnlag og «noe» som kjennes som ryggdekning. Men det er samtidig et paradoks at vi også i mange sammenhenger er drevet av bare å mestre. Vi vil fikse alt med en gang, og har egentlig ikke tid til å lese oss opp på noe som helst.
- Men man blir altså ingen mester uten å trene. Svært få er født med et talent som varer evig og som kan fikse alt.
Hei! Har du fått spørsmål om å bli med i en undersøkelse fra Kantar og HRmagasinet?
Vi trenger kunnskap og innsikt om våre lesere.
Derfor har vi engasjert Kantar – et av Norges ledende analyseinstitutt – til å hjelpe oss med å gjennomføre undersøkelsen.
Mange av våre abonnenter og lesere har fått undersøkelsen tilsendt på e-post fra Kantar, og dette er en vennlig påminnelse til deg om å bidra med dine svar.
Sammen lager vi bedre innhold!
Beste hilsen
Geir Christiansen, redaktør HRmagasinet
