Ugjennomtenkt e-post skaper stress
Vi er blitt flittige brukere av e-post på jobben. Men det er viktig ikke å sende for mange av dem og å uttrykke seg tydelig. Om e-posten brukes feil, kan det skape mye stress.
Ny svensk forskning har kartlagt e-postens ulemper som arbeidsredskap. Den viser at vår ivrige bruk av e-post som informasjonskanal, samt kravet om raske svar, skaper stress.
– E-post er et glimrende kommunikasjonsmiddel i dagens organisasjoner, konstaterer Eva Sjöqvist overfor Tidningen Arbetsliv.
Tre typer e-post
Sjöqvist avla nylig doktorgrad ved Stockholms universitet i temaet e-post. Helt siden slutten av 1990-tallet har hun kartlagt hvordan vi bruker e-post på jobben. Hun inndeler e-post i tre ulike typer: nødvendig, unødvendig og skadelig.
– Det er ikke e-posten i seg selv som skaper problemer, men hvordan vi anvender den, sier hun.
Forskningen hennes viser nemlig at e-post fremkallar stress om den brukes til utsendelse av altfor mye og usortert informasjon.
Les også: Krav om å lese jobbmail hjemme går ut over familielivet
Velg rett kanal
– Vi må bli bedre på å velge ut hva vi skal sende, sier hun. I dag bruker vi e-post til alt mulig av informasjon, uten å reflektere på om det virkelig er den beste måten å nå ut i organisasjonen.
I noen tilfeller er intranettet bedre egnet, samtidig som det forenkler for dem som ikke trenger å ta del i opplysningene. En overfylt innboks og stadig strøm av innkommende e-post stresser.
"– En annen stressfaktor er følelsen av at vi forventes å svare raskt. Dette gjør at mange faktisk leser sin e-post hjemmefra. Det kan forenkle dersom vi angir om en melding kun er ren informasjon eller om vi vil ha svar og når vi vil ha det, sier Sjöqvist.
Større rom for feiltolkning
E-post kan også gi opphav til misforståelser, fordi vi uttrykker oss kortfattet og enkelt, iblant også slurvete.
– Mottakeren savner de sosiale ledetråene som vi får i møtet og tolker inn beskjeder i meldingen som kanskje ikke finnes der. Opplæring og veiledning i bruken kan minske de negative effektene, tror hun.
– Vi får videreopplæring i andre arbeidsverktøy, men e-post anses for å være trivielt. De fleste organisasjoner har et opplæringsbehov og dette kan gi mindre stress.
Avhandlingen ”Electronic Mail and its Possible Negative Aspects in Organizational Contexts” kan leses i sin helhet eller i sammendrag, på www.hgo.se/~evas
Kilde: Ogjennomtänkt e-post stresser (Tidningen Arbetsliv)
"