Slik blir møtene mer effektive
Møter tar tid, og tid er penger. Les hvordan du kan spare inn, slik at du ikke sløser med tiden til de ansatte.
Unødvendige møter kan koste bedrifter dyrt, og det kan gjøre de ansatte utålmodige.
Kirsten Andersen er medforfatter av den danske boka "Bedre mødekultur", som har undersøkt i hvilken grad møter lever opp til de ansattes forventninger. Hun mener det generelt sett holdes altfor mange møter, skriver Erhvervsbladet.dk.
- Det koster jo penger å sitte der, og regner man litt på det, vil man nok bli overrasket på hvor mye penger som brukes på å holde møter, sier hun til nettstedet.
"Unødvendige møter
Et av problemene ved møtene er ifølge Andersen at både møtedeltakere og møteholdere er for dårlig forberedt på hva møtet egentlig skal handle om.
- Ofte er det slik at når møtet er over, har vi bare blitt klokere på hva møtet egentlig burde ta for seg. Så blir vi nødt til å holde et nytt. Og neste gang, i det møtet vi godt kunne ha spart bedriften for, bruker vi lang tid på å snakke om hva vi kom frem til forrige gang. - Fordi en ordentlig referatkultur er viktig. På den måten ender man lett i en ond sirkel.
Vil være til nytte
I tillegg til at møtene ikke sluker altfor mye tid, er det ifølge Andersen avgjørende for de ansattes trivsel at de er innholdsrike.
- Når man bruker tiden sin på noe, er det utrolig viktig å kjenne at det har en betydning. - At vi er med på å skape noe, at det er fremdrift, eller at vi får viktig informasjon.
Dette er Kirsten Andersens råd til hvordan møtet kan bli mer effektivt:
1: Bruk møtetiden riktig
Lag en klar dagsorden, der du setter opp tydelige mål, og noter hvor lang tid hvert enkelt punkt skal ta. Ha det også klart hva møtet skal munne ut i.
Ønsker du at medarbeiderne møter forberedt og motiverte, sørg for at denne dagsordenen sendes ut til alle. - Og at den er skrevet på en forståelig og oversiktlig måte. Gjør dessuten klart om det er et orienteringsmøte, eller om det er temaer som skal drøftes.
Når du har bestemt på forhånd hvor lang tid du vil bruke på hvert punkt, hjelper dette til med å gjøre møtet mer effektivt. I tillegg kan medarbeiderne se hva som skal prioriteres.
Mange møter blir innledet med en rekke fellesbeskjeder som ikke har noe med møtets overordnede mål å gjøre. Dette kan ta veldig mye tid, men hvis beskjedene absolutt må gis, er det lurt å ta disse til slutt.
2: Hold festen litt lukket
Ofte er det altfor mange møtedeltakere, fordi den som innkaller er redd for å såre noen ved å ikke la dem delta. Møteholderen kan kanskje mene at hver avdeling bør være representert på møtet - bare for sikkerhets skyld. Dette kan være problematisk, når det som ikke skal diskuteres egentlig har relevans for alle avdelinger.
Finn derfor ut hvem som du faktisk har behov for å innkalle, og husk at ikke alle trenger å være tilstede under hele møtet. Er det noen av deltakerne som bare trenger å være med på enkelte av punktene på dagsordenen, så ta disse i én bolk. - Så kan vedkommende få gå etterpå.
3: Bryt rammene
Få møtedeltakerne på banen ved å gjøre ting litt annerledes enn de bruker å være.
Ønsker du at deltakerne skal komme sprudlende og fulle av ideer, bør du rykke litt ved de hverdagslige normene. Sørg for eksempel for at de sitter annerledes enn de pleier, at makt- og rollefordelingen ikke følger de faste rammene.
En idé kan være å stå oppreist gjennom hele møtet. Det gir energi, og større mulighet for bevegelse. Om ikke det passer å stå hele møtet, kan man i alle fall få deltakerne opp av stolen for en liten stund. - For eksempel gjennom å la dem selv skrive ned ideer på flip-overen om det skal brain-stormes. Dette kan gi et kreativt sus i lokalet.
En annen idé er å dele møtet opp i to grupper, der deltakerne får diskutere forskjellige emner.
Dersom man skal holde medarbeidersamtaler, kan man lege denne til en spasertur. Når man går, føler man seg ikke bundet til å si noe hele tiden, og spaseringen gir et annet tempo og mulighet til å trenge litt dypere ned i det som drøftes. Notater kan du ta når du er tilbake på kontoret.
4: Ha klare spilleregler
Mobiltelefoner og susende laptopper kan virke forstyrrende i et møte. Men for noen kan de også være nødvendige å ha med. Lag spilleregler som passer til deres avdeling eller virskomhet, slik at alle er klar over hva som er greit og hva som ikke er greit når møtet er i gang.
(Erhvervsbladet.dk)
