Bli klokere på kommunikasjonen

En ny dansk bok, basert på forsknings og utviklingsprosjekter i danske bedrifter, gir noen pekere på hvordan en bedrift kan styrkes gjennom bedrekommunikasjon. Her er fem hovedtrekk:

(Rådene er hentet fra Lederweb.dk, som har brukt boka Lad gå videre - bedre strategisk lederkommunikation som kilde)

1: Se deg selv i kommunikasjonsspeilet

Å ha et realistisk bilde på hvordan andre oppfatter deg er avgjørende for gjennomslagskraften og lederskapet ditt. De færreste har et slik realistisk bilde av egen kommunikasjon, og det krever kontinuerlig tilbakemelding for å bli bedre på å vurdere seg selv.

Dessverre blir det desto vanskeligere å få til gode tilbakemeldinger jo høyere opp på den interne rangstigen man kommer. Be allikevel om konkrete evalueringer, og bruk de mulighetene du har. - Hold gjerne statusmøter.

Tilbakemeldinger få gjennom det lederweb kaller et 360 graders "kommunikasjonsspeil": En analyse der dine nærmeste medarbeidere og ledere alle gir sine tilbakemeldinger, og der det er satt av tid til diskusjon.

2: Styrk egen kommunikasjon

Din fornemmelse av situasjonen er avgjørende for din evne til å kommunisere godt. Du må ha antennene ute, fange opp behov og potensialer i enhver situasjon, og hver gang benytte mulighetene optimalt.

Det handler om din evne til å oppfatte og reagere retorisk klokt hver gang; altså om din retoriske kompetanse. Og dette er ikke bare en medfødt evne - For å få til en klar, levende og troverdig kommunikasjon, kreves daglig øvelse, kontinuerlige tilbakemeldinger, og evnen til å benytte retorikkens verktøyer klokt.

Dette kan du blant annet gjøre ved å øve deg på å være hundre prosent nærværende der du befinner deg. Altfor mange er mentalt et helt annet sted enn der de er fysisk, og det skaper frustrasjon hos de andre som er til stede. Forkort heller møtene, og vær ordentlig til stede når du først er der. - I stedet for å haste fra møte til møte.

3: Velg riktig kommunikasjonskanal

Et klikk på "videresend" kan være en veldig enkel utvei gjennom en bugnende innboks. Tenk heller igjennom - for hver e-post - hvilken kommunikasjonskanal som er den riktige.

E-post skaper ofte misforståelser, mens uendelige møter og frustrert snakk på gangen spiser av tiden. Listen er uendelig, men en klok bruk av kommunikasjonskanalene kan gjøre hverdagen langt bedre.

Er det mye frustrasjon og rykter i avdelingen, hold et kort og spontant møte i kontorlandskapet på omkring åtte minutter, der du forsikrer deg om at alle får samme beskjed.

Et avdelingsmøte er gjerne en ørkenvandring, så varier måten du holder dem på. Velg bevisst hvordan møtet skal holdes fra gang til gang, så kommunikasjonen kan sikre et godt samspill. Og om du ikke allerede gjør det, lag en fysisk oversikt på papir, så medarbeiderne har noe å forholde seg til.

4: Gå foran

Dårlig kommunikasjon oppstår overalt: Blant kolleger, kunder og samarbeidspartnere. - Og altfor sjeldent får vi fortalt hverandre hva som fungerer og hva som kan bli bedre.

Som leder skal du går foran, og strebe etter å skape et godt kommunikasjonsmiljø, hvor kvaliteten er gjenstand for diskusjon. Bare på den måten kan du skape en tillitsfull og effektiv kommunikasjon. Det betyr at du aktivt går foran som et godt eksempel, både når du selv kommuniserer og når du gir tilbakemelding til andre. Tilbakemeldingene må inneholde hva som er bra, og hvordan kommunikasjonen kan gjøres enda bedre.

5: Lag en kommunikasjonsavtale

Kommunikasjon går begge veier, så den er ikke bare ditt ansvar. Det er derfor avgjørende at du setter ansvar og forventninger på dagsordenen.

Altfor mange sitter med armene i kors og venter forgjeves på input, når de aktivt burde oppsøke den. Ta kommunikasjonsmiljøet opp på et avdelingsmøte, og lag klare avtaler om hva dere skal forvente av hverandre.

Hvilke opplysninger skal medarbeiderne oppsøke selv, og hvilke skal du sørge for at når ut til dem? Skal du selv fornemme om spørsmål og konflikter ligger og ulmer, eller skal medarbeiderne ta initiativ til diskusjon? - Lag konkrete avtaler, og gjør hverdagen enklere.

Les mer på lederweb.dk.

http://lederweb.dk/wm141349