Outsourcet for vekst - insourcet for drift

- IT har utviklet seg enormt de siste årene og det gir rom for en annen type samarbeid mellom kommunene. I dag ligger mye ute på nett og du trenger nødvendigvis ikke installere programmer i eget hus, det er helt klart en fordel, sier IT-sjef Hilde Hessevik. (Foto: Stokke kommune)

I 2000 var kun to virksomheter i Stokke kommune i Vestfold underlagt kommunens IT-avdeling. IT-sjef Hilde Hessevik har jobbet i kommunen siden 1995 og fulgt utviklingen tett hele veien.

- Vi fikk et tilbud om å være med i et spennende prosjekt for å utvikle kommunen i 2000. Den gang var det kun rådhuset og en helseinstitusjon som var knyttet sammen i nettverk. Skoler, barnehager og andre virksomheter hadde sitt eget opplegg, eller brukte ikke PC i det hele tatt, sier Hessevik.

Økonomi, kompetanse og tid

Kommunen så fordelene med å utvide nettet og få alle de 25 enhetene på samme plattform, men ønsket ikke å utvide IT-avdelingen. Dermed ble IT-driften utlyst på anbud.

Hvorfor valgte dere å outsource?- Det var helt klart økonomiske årsaker til det. Vi skulle i gang med mye nytt - en økning fra 2 til 25 enheter tar tid og krever ressurser. Ved å outsource til et større selskap ville vi få tilgang på flere ressurser og personer med god kompetanse - som kunne trå til samtidig. Mange store oppgaver ville bli løst på kort tid. Dessuten så vi at vi raskere kunne komme opp på et høyere nivå i IT- bruken.

Hessevik fortsatte som IT-sjef. Hun fulgte opp alle avtaler og stilte de nødvendige kravene til tjenesteleverandøren. Samtidig fikk hun frigitt tid til å innføre et nytt IP-telefonisystem i kommunen.

- Den ene IT-konsulenten vi hadde fulgte med til tjenesteyter. Kort tid etter måtte selskapet nedbemanne, og han måtte dessverre gå siden han kom sist. Det føltes ikke noe godt for oss i kommunen, men heldigvis fikk han en annen jobb i ettertid, forklarer IT-sjefen.

Sprikende utvikling

- Vi var godt fornøyd de to-tre første årene. Etter hvert ble det flere runder med nedbemanning hos tjenesteleverandøren. Det var kun noen få personer som hadde ekspertise på Stokke kommune, og dessverre gikk nedbemanningen ut over disse.

Med hele plattformen på plass, stadig ny programvare, rundt 60 ulikefagapplikasjoner (programvare til bruk) og stadig flere brukere, ble problemene mer synlige.

- I forhold til alle de ulike løsninger og interne systemene er det mange små detaljer som skal fungere godt sammen, sier IT-sjefen.

Men det var ikke bare spesialkompetanse kommunen slet med. Små enkle endringer internt var ikke så lett å få til når de ikke hadde kontrollen selv. Med et økende krav fra myndighetenes side om rapportering og dokumentering ble det stadig mer kritisk for de ansatte at alt fungerte som det skulle.

- Vi måtte også diskutere alle løsninger med tjenesteleverandør, de skulle ha sitt å si. Vi kunne ikke alltid velge fra øverste hylle i forhold til maskiner og programvare. Det vi ville ha måtte passe inn i deres maskinpark, forklarer Hessevik.

Insourcing for drift

Etter fem år gikk avtalen ut og kommunen gjennomførte en ny anbudsrunde. Med alle de 25 enhetene på plass var situasjonen litt annerledes enn da de startet prosessen. Kommuneøkonomien var dessuten blitt langt dårligere og det var høyt fokus på besparelser, utgifter og kostnader.

- Da vi fikk inn anbudene sammenlignet vi og regnet ut at vi kunne ha fire IT-konsulenter for samme prisen. Vi så denne løsningen som langt merhensiktsmessig for oss fordi vi hele tiden fikk flere maskiner, ny programvare og flere brukere.

Dermed tok kommunen tilbake IT-driften i 2007. - Vi opprettet en helt ny IT-avdeling og ansatte to IT-konsulenter. Det ble kjøpt inn nytt utstyr og vi installerte nytt serverrom. Det var absolutt et ekstra pluss, nå hadde vi alt nytt, sier IT-sjefen.

I dag består IT-avdelingen av tre IT-konsulenter og en IT-lærling i tillegg til Hessevik. På grunn av tøffe økonomiske tider mistet de den ene stillingen. - Det ble en ytterligere innsparing i forhold til en ny outsourcinsavtale. Detat kommunen kan bemanne etter behov gjør at vi har større kontroll på kostnadssiden, sier Hilde Hessevik.

Var det smart å outsource? - Vi følte at det var riktig å outsource da vi gjorde det. I ettertid ser vi at det var riktig å ta IT- driften tilbake. Vi fikk utvidet og har fått en helt ny plattform på plass. Dersom vi skulle gjort dette selv ville det tatt mye lengre tid, og vi ville brukt mye mer ressurser internt. IT- driften i kommunen er blitt noe helt annet, og er mye mer bedriftskritisk enn det var da vi startet opp i 2000. De ansatte er mye mer opptatt av at systemene og maskinene fungerertil enhver tid, ikke minst siden kravene om rapportering og dokumentasjon fra myndighetene har økt.

- I 2006 ble det for eksempel innført et nytt elektronisk saksbehandlings- og rapporteringssystem innenfor pleie og omsorg. Idag har vi 350 ansatte som benytter dette i stedet for de tidligere papirbaserte arkiver og manuelle rutiner. Vi får stadig nye krav som gjør at vi må tilpasse oss og utvide de løsningene vi allerede har og det er mye enklere nå, sier Hessevik.

Satser på kommunalt samarbeid

På spørsmål om det kan bli aktuelt å outsource IT- avdelingen igjen svarer Hessevik at det nok ikke blir aktuelt. Kommunene har blitt mer avansert i sitt virke og kravet til førstehånds kunnskap om kommunedrift er langt større.

- I vårt distrikt er vi 12 kommuner som kalles 12k (12-kommunesamarbeidet i Vestfold). Det er et interkommunalt samarbeid på flere plan. Vi ser for oss at det vil bli et utvidet samarbeid kommunene i mellom, også innenfor selve IT-driften, sier Hilde Hessevik.

Fra Personal og Ledelse nummer 5-2009. Du kan kjøpe bladet her, eller abonnere ved å trykke her.