Slik lykkes du med vikaren!

Ill.foto: Colourbox.

Her er noen sjekkpunkter som kan være nyttige når du skal leie inn en vikar. Rådene er laget på bakgrunn av gode tips fra Anders Larsen i Adecco, Thor Bendik Weider i Manpower og Per Bergerud og Ingvild Mørkved i Proffice.

Før oppdraget:

1. Opprett god kontakt

Ring eller avtal et møte med et bemanningsbyrå i god tid før du har behov for vikarer. Da unngår du stress den dagen det haster med å få inn arbeidskraft. Sørg for å avklare kontaktpunktet i din bedrift: Er det HR-avdelingen som rekrutterer på vegne av en operativ enhet, eller er det lederen selv som rekrutterer? Det er viktig for å få klarhet i det reelle kompetansebehovet. Bruk bemanningsbyrået som sparringspartner.

2. Tenk langsiktig

Forsøk å se arbeidsforholdet i et lengre perspektiv. Hvilke deler av året har dere størst trykk? I store bedrifter kan kanskje en vikarpool være løsningen. Da vil bedriften alltid ha tilgang på gode vikarer som kjenner bedriften godt. Bemanningsbyrået kan hjelpe deg med å tilpasse en løsning som passer din bedrifts behov.

3. Konkretiser arbeidsforholdet

Hva trenger bedriften hjelp til?

• Hvilke arbeidsoppgaver skal løses?
• Hvilken kompetanse trenger du?
• Hvor lenge?
• Lønnsnivå?
• Når kan dere møte mulige kandidater?

Konkretiser kravene så langt det lar seg gjøre, og prioriter dem etter hva som er viktigst for bedriften (minimumskrav). Det gjør det lettere for byrået å finne riktig person til din bedrift.

4. Kollegaer og kultur

Informer byrået og vikaren om hvilken kultur dere har på arbeidsplassen:

• Er den formell eller uformell?
• Går man konservativt kledd på jobb, eller er hullete jeans helt ok?
• Hvem skal vikaren jobbe sammen med?
• Skal personen jobbe i team eller mest på egen hånd?
• Har dere et sosialt miljø der det er høyt under taket eller foretrekker folk å jobbe uforstyrret hver for seg?

Alle er mer enn sin formelle kompetanse. Spesielt i lengre oppdrag er det viktig å få en person som er en god match også sosialt.

5. Vær ærlig

Vær ærlig om jobbens innhold og omfang. Hvis ikke risikerer du å få feil person. I verste fall blir kandidaten demotivert og velger å avslutte oppdraget.

6. Forhandling

Hold fokus på den kompetansen og kvaliteten du trenger. Ikke forhold deg til pris alene.

Under oppdraget:

7. Forventninger og tilrettelegging

Vær fleksibel med hensyn til kravene til vikaren. Ha et åpent sinn i forhold til alder, utdanning, bakgrunn og nasjonalitet, men vær mer tydelig på kandidatens holdning, innstilling og personlige egenskaper. Vær klar over at tilrettelegging for vikaren kan være alfa omega i forhold til hvor suksessfullt samarbeidet blir.

8. Trivsel

Oppmuntre dine ansatte til å inkludere vikaren, uansett hvor lenge personen skal bli. En person som trives gjør en bedre jobb – og vil bli en god ambassadør for din arbeidsplass.

9. Opplæring og innføring

Sett av tid til å ta i mot vikaren. Gi en grundig innføring i arbeidsoppgavene og vær tilgjengelig for spørsmål.

Send ut en e-post eller gi beskjed forhånd om vikaren som kommer, hvor vedkommende skal sitte hva vikaren skal gjøre. Nødvendig arbeidsutstyr må stå klart. Dette at vikaren raskere gjør en god jobb.

10. Personalsamtale og ansvar

Oppfølging av vikaren underveis viktig. Selv om byrået har personalansvar for vikaren, kan det være ha en kontaktperson internt i som vikaren kan kontakte dersom situasjoner skulle oppstå.

Etter oppdraget:

11. Feedback

Gi tilbakemeldinger, enten direkte til personen eller til bemanningsbyrået. Hva var bra og hva kunne vært bedre? På denne måten kan misforståelser ryddes av veien eller unngås helt. Dette gjelder også for ros. Alle setter pris på å få tilbakemeldinger på jobben de gjør, uansett hva denne går ut på.

12. Evaluering

Be om å få tilbakemeldinger fra vikaren når oppdraget er over.

• Hvordan synes kandidaten det var komme som ny til din arbeidsplass?
• Var kravspesifikasjonen god nok?
• Var den riktig med hensyn til kandidat og arbeidsoppgaver?

En slik evaluering kan være veldig verdifull både for vikaren og bemanningsselskapet ikke minst for din bedrift.

Her kan du feile!

1. Tvetydige behov

Det er her de fleste bommer. Vær tydelig overfor både byrået og vikaren om hva du ønsker utført. Hvor mye haster de forskjellige oppgavene? Hva skal prioriteres dersom tiden blir knapp? Hvis du bommer med kravspesifikasjonen kan både bedriften og vikaren bruke mye tid på prøve- og feile-metoden.

2. Ikke spar på opplæring

Bruk tid på skikkelig innføring i arbeidsoppgaver. Selv om en vikar kan faget sitt godt har alle bedrifter litt ulike rutiner. Det vil aldri lønne seg på sikt å spare tid på opplæring. Husk at lange oppdrag normalt gir stabile og gode vikarer for din bedrift.

3. Senk kravene

Ikke still for høye krav til vikarer i forhold til internt ansatte. Vikarer kan være en kjemperessurs til å kompensere ved fravær, men de er ikke supermennesker.

4. Inkluder vikaren

Noen selskaper holder vikarene utenfor. Ikke gjør det. Sørg for at du inkluder vikarer i sosiale arrangementer!

Les hele reportasjen i Personal og Ledelse nummer 2/2010. Får du ikke bladet i posten kan det kjøpes her, eller bestille et abonnement her.

Hold deg oppdatert med vårt gratis nyhetsbrev som blir sendt ut en gang i uken.