Lønnsforhandling: - Gi en saklig begrunnelse

Ill.foto: Colourbox.

Tor André Sunde i NOTO råder ledere til å holde lønnssamtalen utenfor den ordinære medarbeidersamtalen.

Når lønnstillegget skal avtales individuelt, er en god lønnssamtale mellom leder og den ansatte et viktig verktøy for å fastsette riktig avlønning.

Rådgiver i Norges ingeniør- og teknologiorganisasjon (NITO), Tor André Sunde, mener flere bedriftsledere kan bli flinkere til å forberede gode og saklige argumenter knyttet til lønnsvurderingen.

– Jeg anbefaler lønnssamtaler til arbeidsgiver fordi det bidrar til økt forståelse for den enkelte lønnsfastsettelsen. I tillegg får du en forventningsavklaring og eventuelle misforståelser kan oppklares. Dessuten øker det motivasjonen som et resultat av å bli sett, hørt og å få vite hvordan det ligger an i bedriften, sier Sunde.

Fordelingen Når NITO forhandler lønn for 20 organiserte ansatte, så snakker de ikke spesielt for Kari eller Per. – Vi forhandler da på vegne av alle om en pott som ligger til grunn for avlønningen. Eksempelvis vil en lønnsmasse på 10 millioner der man fikk en pott på 5 prosent, tilsvare 500 000 kroner til fordeling på de 20 ansatte. Deretter er det opp til bedriften å fordele potten på de 20 NITO-medlemmene. Når denne potten skal fordeles, tar man i bruklønnssamtaler.

– I vurderingen legges det kanskje opp til at Per får 5000 kroner og Kari får 15 000. Da er det viktig å ha individuelle lønnssamtaler i forkant.Dersom bedriften viser misnøye med Pers resultater kan han da komme med argumenter som ledelsen kanskje ikke er klar over. I og med at fagforeningen ikke er inne i de individuelle lønnsforhandlingene, så er det samtalen med hver enkelt som blir avgjørende for hvor mye de ansatte får.

Fordeler for den ansatteLønnssamtalen gir arbeidstakeren mulighet til å påvirke sin egen lønnsutvikling. I tillegg vil ansatte kunne få en konstruktiv tilbakemelding på jobben de utfører. Den ansatte får også muligheten til å kommentere og korrigere den vurdering som har funnet sted. Konsekvensen blir en mer treffsikker fordeling av individuelle tillegg i lønnen.

Saklig vurdering Et vesentlig poeng er at lederen foretar en saklig vurdering, slik at god kjemi eller trynefaktor ikke blir avgjørende i spørsmål om lønn. – Tradisjonelt sett er det ikke mye åpenhet rundt avlønning. Jeg appellerer til mer åpenhet, men da blir det desto viktigere at avlønningen er saklig begrunnet.Det betyr at differensiering i lønn skal knyttes opp mot fastlagte kriterier som eksempelvis resultater, kompetanse og samarbeidsevne.

PremieringHva er argumentene for å gi individuell avlønning?

– På den ene siden bør man premiere den innsatsen som er avtalt. Samtidig er det slik at hvis man drar det for langt, kan man skape misnøye hos andre ansatte. På den annen side; hvis alle får lik lønn vil noen spørre seg, hvorfor skal jeg yte noe ekstra? – Vi er ingen forkjemper av at de dårligste skal få null og de beste alt, men vi mener at man skal kunne synliggjøre at noen har gitt noe ekstra, og at det kan lønne seg.

Forståelig forskjellsbehandling– Du må finne gode og saklige argumenter for hvordan vurderingen blir gjort.

Hvis man har laget noen saklige begrunnelser for hvorfor Per ikke får mer i lønn, så blir det ikke så smertefullt. Men dette må være klart både for bedriften og Per i forkant av en lønnssamtale.

Bruk av tillitsvalgte – Vi får spørsmål fra NITO medarbeidere om å ta med seg tillitsvalgte, og anbefaler vanligvis ikke dette. En lønnssamtale skal være en positiv samtale og individuelle samtaler med tillitsvalgte tilstede blir i flere tilfeller koblet til saker som er alvorlige og negative, sier Sunde. Når fordeling har funnet sted, og en ansatt er svært misfornøyd og med grunn, da kan det være et poeng å ta med seg tillitsvalgt. – La oss si at du har fått 0 kr 2 år på rad, og andre har fått justering hvert år. Hvis du i lønnssamtalen får et ullent svar, da kan du booke et nytt møte der du tar med tillitsvalgt, slik at det blir et ryddig møte med en avklaring om fremtidig lønnsvekst. Åpenhet – Jeg tror det er lurt av ansatte som er innenfor samme avtale å være åpne med sine lønninger med hverandre. Likevel mener jeg ikke at lederne nødvendigvis bør gå ut med hva alle ansatte får i lønn. Sunde mener arbeidsgiver med fordel kan være mer ærlig på et mer generelt grunnlag, ved eksempelvis å si at; Ja, vi avlønner enkelte yrkesgrupper annerledes en andre. – I arbeidslivet er det en trend at det går i retning av en større lønnsforskjell mellom lav- og høykompetanse medarbeidere. Det er viktig å være klar på at man avlønner de medarbeiderene somhar høyere markedsverdi med høyere lønn.

Urettferdighet I dagens sammenheng er det for eksempel skrikende mangel på mange ingeniørgrupper. Da tar det ikke lang tid før ingeniører som får for lite i lønn velger å bytte jobb. – Mange ingeniører har tilbud om jobb med god lønn før de er ferdig med utdanningen. I så måte blir lønn et viktig element i rekrutteringsarbeidet, og som en del av en lønnstrategi. Faren ved dette er at du som arbeidsgiver kan ende opp med uerfarne og nyutdannede som får en skyhøy lønn. I NITO har de sett eksempler på erfarne ingeniører som ligger 100 til 200 000 under nyutdannede. – Lønnen betyr veldig mye når du selv opplever en urettferdighet. Konsekvensen blir at du som arbeidsgiver skaper unødig støy. Jeg tror de bedriftene som klarer å følge en strategi der de tenker på begge grupper samtidig, vil klare seg bedre. Ja, kanskje må dere tilby en høy lønn til nyutdannede for å få tak i folk, men vi må samtidig kunne heve de gode etablerte, ellers risikerer du at du får en høy turnover.NITO har sett flere eksempler på ingeniører som har sagt opp jobben, for så å bli tilbudt samme stilling med en vesentlig høyere lønn i samme bedrift.

Grundig vurdering Gjør en grundig vurdering på hva som skal ligge til grunn for lønnsfastsettelsen. Finn gode saklige vurderinger for hvorfor du hever lønnen til en ansatt, eller hvorfor vedkommende ikke får noe.- Da må du vite hvilken kompetanse de har, se på hvilken lønnsutvikling de har hatt de siste årene. I tillegg må du gå inn å se på hva som har skjedd i året som har gått. Er det ingen forskjell eller har den ansatte vist ekstra innsats ellerfått ny kunnskap? Sist men ikke minst er det viktig å se på hva vedkommende har levert, eller ikke levert. Normalt vil de som oppfattes som mest verdifull for bedriften naturligvis få mer. – Det er viktig å få innblikk i hvorfor en ansatt eksempelvis ikke har levert som avtalt. Er det fordi hun ikke er god eller er det fordi det har vært organisatoriske eller andre grunner til at forutsetningen for å levere har hindret henne? Målsettingen bør være å dyrke frem det beste i hver enkelt. Dersom en person leverer dårlig kan det tenkes at vedkommende trenger kompetanseutvikling som fører til at den ansatte svarer mer til forventningene til neste år. - Så er det viktig å huske på at det i en lønnssamtale er lov å være uenig, avslutter Sunde.

Råd til ledere - Slik lykkes du med lønnssamtalen:

Før samtalen: 1. Kartlegg tidligere lønn og lønnsutvikling. 2. Se på oppnådde resultater i forhold til avtalt arbeid. 3. Vurder nåværende kompetanse og evt. kompetanseutvikling. 4. Se på lønnsstatistikken for din bransje. 5. Ta hensyn til bedriftens lønnsomhet.6. Se på samarbeidsevne og vilje.

Under samtalen: 1. Bruk et klart språk. Bygg din argumentasjon på dine forberedelser. Spør hvilke forventninger den ansatte har og be om begrunnelse for dette. Ta inn elementer som ble avtalt i tidligere år. Dersom du ikke kan gi så mye i år kan du ta med et element om at det vil bli mere neste år. 2. Dersom du har dårlige nyheter til en ansatt er det viktig at du forbereder deg grundig og forklarer hvorfor situasjonen er blitt slik. 3. Sjekk at du og den ansatt er enige. Dersom du ikke forstår hva den ansatte mener, spør. Oppsummer og skriv ned det dere er blitt enige om.4. Forsøk å komme til enighet dersom det er mulig. Dersom du må diskutere den ansattes lønnsforventing med en annen person kan dere fastsette et nytt møte hvor dere blir enige.

Reportasje fra Personal og Ledelse nummer 8/2012.