Bør jeg gi en skriftlig advarsel?

Jeg er leder i et lite selskap, og jeg må kunne stole på at det den enkelte har ansvar for blir gjort. Det viser seg mer og mer at han som har ansvaret for varelager og logistikk er nokså rotete, noe som innebærer at jeg ofte må kontrollere at han har gjort jobben sin skikkelig. Jeg har snakket med han flere ganger, og påpekt at han er nødt å ha bedre oversikt slik at ikke feil oppstår. I sommer har vi hatt et par feil-bestillinger som har kostet oss mye, og jeg er nødt å ta en samtale hvor jeg er tydelig på alvoret og at dette ikke går lenger. Lurer på om jeg bør gi en skriftlig advarsel?

Hva har du gjort tidligere?
Du sier at du har snakket med han flere ganger, og det er bra. Når arbeidstaker ikke gjør jobben som forventes må leder ta dette opp med det samme, dette både for å si fra hva som må endres, hvorfor og ikke minst for å avklare hvordan jobben forventes utført. Dette handler om veiledning i det daglige og tydelig forventningsavklaring. Kan hende viser det seg også at arbeidstaker trenger opplæring.

Slike samtaler bør loggføres med referat, på den måten har dere en historikk som kan dokumenteres. For å sikre systematisk oppfølging er det smart å avtale formelle oppfølgingssamtaler.

Når er det nødvendig med en advarsel?
I arbeidsmiljøloven er det ingen bestemmelser om advarsel, men advarsel er en disiplinær reaksjonsform.

Vurderingen av om det er riktig å gi en advarsel eller ikke beror på de konkrete forholdene. Det er ikke et krav om at advarsel må være gitt før en eventuell oppsigelse, men når vi ser på rettspraksis i oppsigelsessaker grunnet arbeidstakers forhold så ser vi at det tillegges vekt i saklighetsvurderingen om arbeidstakeren tidligere har fått skriftlig advarsel om samme forhold.

Hvis du har tatt opp dårlig arbeidsutførelse eller upassende adferd flere ganger uten at arbeidstaker viser evne eller vilje til forbedring er det ingen grunn til å vente med å gi en skriftlig advarsel. Skriftlig advarsel er ett av virkemidlene du som arbeidsgiver har, og som du bør bruke for å markere når noe ikke kan aksepteres.

Slik du beskriver situasjonen så kan dette ikke fortsette. Enten må han vise forbedring, eller så kan han ikke ha denne jobben videre, og sannsynligvis er tiden inne for å si klart fra om det.

Ingen formkrav
Det er ingen formkrav til en advarsel, men den bør være skriftlig, og det må framgå tydelig at det er en advarsel. Videre må det stå hva det reageres på, og hva konsekvensene kan bli hvis det ikke skjer noen forandring. Mitt råd vil være å levere advarselen i et møte slik at det blir god anledning til å snakke om situasjonen og oppfølgingen videre. Vær også åpen for at forhold som du ikke kjenner til kan være relevante for vurderingen av situasjonen.

Oppfølging etter advarsel
Etter at advarsel er gitt er det svært viktig at leder følger med og følger opp. Kan hende er det naturlig å avtale regelmessige samtaler eller sjekkpunkter i tillegg til at leder må være tett på i det daglige. Det beste er selvsagt om han klarer å skjerpe seg.

Hvis han imidlertid ikke viser forbedring og det oppstår nye hendelser kan det bli aktuelt med enda en advarsel, eventuelt vurdere om nok er nok, og forberede en oppsigelsesprosess.

Mine råd:

- Forbered deg godt med å oppsummer historikk og status.

- Inviter arbeidstakeren til et oppfølgingsmøte hvor dere går gjennom hva som skjedde i sommer, og ellers det du nå ser deg nødt til å markere tydelig.

- Overlever advarselen, og bruk god tid på å snakke om oppfølging og plan framover, og at du håper at han viser forbedring. Han må skjønne alvoret, og at han er nødt til å skjerpe seg.

- Få signatur for mottatt advarsel

- Følg opp systematisk.

Lykke til!