Må vi stramme inn for alle når en medarbeider utvider våre grenser?

Hei,
En av våre ansatte har hytte på fjellet, og nå i vintersesongen reiser han til fjells stort sett hver helg – det var på samme måte i fjor da hytta var ny. Han går hjem tidlig fredager, eventuelt har han hjemmekontor kombinert med avspasering for å kunne reise tidlig på hytta.

Vi har fleksibel arbeidstidsordning som gir oss mulighet til å kunne planlegge avspasering, og dette er et gode som er viktig for oss og som vi alle setter stor pris på. Det har ikke vært nødvendig å ta dette opp tidligere. Folk jobber ekstra i perioder når det er behov for det, og avspaserer etter behov. Det som har skjedd i denne saken, er at alle ser så tydelig at det er på arbeidstakerens premisser.

Dette handler ikke om jeg ikke har tillit til at han jobber, men det har blitt en snakkis på kontoret og jeg må gjøre noe. Kollegaer har blitt mistenksomme til om han faktisk har hjemmekontor, eller bare tar fri. Det har også vært et tilfelle hvor han sa han var opptatt, og ikke kom på et fellesarrangement vi hadde en fredag etter lunsj. Han er en av seniorene som har jobbet her lenge, og jeg kvier meg for å ta det opp med han.

Jeg har tenkt at vi kanskje bør stramme inn på rutinene våre, men vet at det vil oppfattes negativt fordi det begrenser fleksibiliteten for oss alle.

Stopp opp
Det høres ut for meg som at situasjonen er temmelig klassisk.
Tingene fungerer i utgangspunktet godt, men så kommer ett case som utfordrer, og hva skal dere gjøre da?

Det er alltid fornuftig og stille spørsmål ved etablerte rutiner. Fungerer rutiner og ordninger bra i forhold til den type virksomhet dere er, med den gruppen arbeidstakere, med den type oppgaver og organisering? Hva er situasjonen og behovet nå i forhold til da rutinene ble etablert? Hva har fungert? Hva har vært utfordrende?

Vi får ofte spørsmål rundt dette med arbeidstid og fleksibilitet, og den typiske kommentaren er gjerne at dette fungerte før - med den gjengen som jobbet her da. Nå har ting forandret seg, nye ansatte kommer med nye forventninger. Også endringer i hvordan en jobber kan gjøre at rutinene ikke passer like godt lenger. Mange ønsker stadig større fleksibilitet.

Det er viktig å ta vare på det som fungerer godt, og samtidig våge å stille spørsmål ved det etablerte. Hva slags rammer og rutiner for fleksibilitet vil være bra for dere og ha?

Kjøreregler
Gode retningslinjer som er tydelige på noen forutsetninger, er ofte nøkkelen til om fleksibiliteten fungerer godt.

Eksempler på dette kan være:

• Klare retningslinjer for hva som skal avklares med nærmeste leder og hva arbeidstaker kan styre fritt selv.
• Tydelig forventningsavklaring rundt det med hjemmekontor. Hvor fritt skal dette være? Arbeidsgiver må sette klare rammer i forhold til tilgjengelighet. Tydelighet på hva som skal avklares med nærmeste leder er viktig også her.
• Åpenhet, for eksempel ved å ha felles kalender tilgjengelig for alle, slik at det er synlig når folk tar ut avspasering, eventuelt er på hjemmekontor.

Snakk med medarbeideren din
Selv om du kvier deg kommer du ikke utenom en samtale. Du sier at dette er en person som har jobbet hos dere lenge, og det kan være et godt utgangspunkt for en samtale rundt fleksibilitet og rammer hos dere. Han har sikkert en del tanker.

Prøv å finne en konstruktiv innfallsvinkel. Utgangpunktet kan kanskje være å lufte tanker rundt best mulig rutiner for hvordan fleksibiliteten skal fungere. Vær spørrende, men samtidig åpen på at dette er noe dere som virksomhet må lage noen kjøreregler for.

Hvilke rammer trenger dere, og hvor fritt kan dere ha det?
Arbeidsgiver disponerer arbeidstiden i henhold til avtalt arbeidstid. Er det likevel mulig å legge til rette for fast avspasering på fredager?

Selv om han er på hjemmekontor, så er det et krav om tilgjengelighet. Hvis han ikke kommer på møter fordi han har hjemmekontor, må dette avklares med leder på forhånd.

Mine råd:

• Inviter denne medarbeideren til en samtale om fleksibilitet og rutiner for dette. Hva er mulig? Hva er rimelig, og hva ønsker du som leder at han avklarer med deg?
• Ta en gjennomgang av de rutinene dere har på dette. Er de gode nok? Er de tydelige nok? Hvis ikke bør dere utarbeide klarere kjøreregler ut fra hva som er mulig i deres virksomhet.

Lykke til!

HR-dilemma er levert av Compendia as som leverer verktøy, innhold og rådgivning innen personal, ledelse, HMS og kvalitet. For mer informasjon: www.compendia.no.