Åpne kontorlandskap eller løsning tilpasset ulike behov?
RELOKALISERING: Åpne kontorlandskap for alle eller løsning tilpasset ulike behov er et dilemma ved utforming av nye kontorlokaler. Trenden de siste årene har vært å velge åpne kontorløsninger for alle medarbeidere, fordi man tror det er mest kostnadseffektivt. Les svaret fra Jan Kristian Karlsen i Company Pulse.
I det nye regjeringskvartalet med over 4000 ansatte er det foreslått åpne og aktivitetsbaserte arbeidsplasser for alle. Det vil si at de ansatte hver dag skal finne en ledig arbeidsplass og etter endt arbeidsøkt rydde denne plassen slik at andre kan benytte den.
Fra cellekontor til åpne kontorlandskap i riktig rekkefølge?
Pål Molander, direktør for Statens arbeidsmiljøinstitutt, uttalte til Dagens Perspektiv 30 august at «svært få bedrifter og organisasjoner har gjort ting i riktig rekkefølge når de har gått fra tradisjonelle cellekontor til mer fleksible og åpne kontorlandskap».
Gode analyser i forkant og i etterkant av flytteprosesser er gjerne mangelvare. En slik analyse vil ofte påvise at det er ulike behov i en organisasjon, og at det derfor er mer hensiktsmessig å tilpasse kontorløsninger.
Erfaringsmessig viser det seg at mange har en vanedannet og utpreget stasjonær arbeidsform. De velger helst en fast arbeidsplass og mobiliteten begrenser seg til forflytninger til og fra møterom, kaffemaskiner og andre fellesområder. Dersom man likevel velger en løsning for alle medarbeidere, kan den rette analysen gi verdifull kunnskap om hvordan man kan lykkes med å endre arbeidsformene.
Hvordan arbeidsgivere bør forholde seg
I relokaliseringsprosjekter mener jeg at det er behov for en bredere analyse som har fokus på å skape effektive og gode arbeidsdager for medarbeiderne. Det vil si en vurdering av støy, avbrytelser, møtevirksomhet, tilgjengelighet og andre mulige tidstyver. Man kan dermed oppnå en positiv kinderegg effekt i organisasjonen: Høyere produktivitet og mer motiverte og tilfredse medarbeidere. En slik tilnærming kan også bidra til at lokalene brukes som tiltenkt.
Huskeliste for en god prosess:
- Fornying og modernisering knyttes gjerne til det fysiske kontorlandskapet, men utgangspunktet bør alltid være en analyse av ulike arbeidsmønstre i organisasjonen
- Gjør en analyse av arbeidsmønsteret i organisasjonen før flytting
- Følg opp med ny analyse etter innflytting i nye lokaler
God planløsning, møblering og ikke minst gode IT-systemer, er en forutsetning for høy produktivitet og motiverte medarbeidere, men suksess fordrer at løsningene brukes på riktig måte.
Dilemma om relokalisering er levert av Jan Kristian Karsen, forfatter og daglig leder i analyse- og rådgivingsselskapet Company Pulse AS.
Jan Kristian Karlsen har skrevet bøker om den fleksible arbeidsdagen, om effektiv arbeidsdag og tidstyver, samt metoder for utvikling av gode arbeidsplasser, blant annet «Tid til arbeid – Tid til overs", tidstyver, teknologi og åpne kontorlandskap».
Karlsen arbeider med forskning og metodiske undersøkelser innen temaet nye arbeidsformer og tidsbruksanalyser.
