Ferie bare når sola skinner?

Hei!

I avdelingen vår jobber alle temmelig selvstendig selv om vi også har prosjekter der vi samarbeider tett. Vi er også del av en større virksomhet hvor vi er involvert i utviklingsprosjekter på tvers. Jeg er ny som leder, og det er første våren jeg har hatt ansvaret for planleggingen av ferien for avdelingen. Alle fikk sine ønsker om ferie innfridd, og ferielister og oversikter var klar i god tid før 1. mai.

Nå har en kommet og spurt om han kan få ta ferien ut litt fleksibelt. De skal være hjemme og på hytta, og han ønsker å bytte litt på dagene avhengig av været. Han sier at han har hatt det slik tidligere år også.

Forsvarlig drift gjennom hele ferien
Som leder har du ansvar for at avdelingen er forsvarlig bemannet gjennom hele ferien. Det å sette opp en ferieplan slik du sier at du har gjort handler som regel om dette, å sørge for en god plan over hvem som er på jobb og har ansvar for oppgaver som skal gjøres gjennom ferien. I denne planleggingen må du i tillegg til samarbeidsprosjekter og de andre i avdelingen, også ta hensyn til forpliktelser og leveranser til andre – for eksempel kunder eller samarbeidspartnere. Hvem og hvor mange må være på jobb uke for uke?

Ansvar for at de ansatte avvikler ferien sin
Du har også et ansvar for å følge opp at dine medarbeidere avvikler ferien i henhold til ferieloven. Det å sette opp ferieplaner er viktig for at du skal få nødvendig oversikt for å kunne følge opp dette. Det vanligste er nok at arbeidstakere ønsker minst 3 uker ferie på sommeren, og at resten av ferien spres utover året. Vi ser imidlertid ofte eksempler på at feriedager hoper seg opp. Kan hende tas feriedager og avspaseringsdager ut i samme periode, og det er lett å miste oversikten.

Orden og oversikt
Det er ingenting i veien for at du svarer ja på spørsmålet fra din medarbeider om å ha fleksibel ferie. Dette vil selvsagt oppfattes positivt for han det gjelder. Du må likevel tenke deg godt om. Hvordan vil det virke inn på ferieplanen for resten av avdelingen? Er noen dager eller uker mer kritiske enn andre ? Hva hvis andre kommer og spør om det samme?

Hvis du åpner opp for fleksibilitet må du være oppmerksom på at det er lett for deg å miste oversiktien, og rent administrativt er det mer å følge med på. Det vil ikke oppfattes positivt for gruppa di hvis en medarbeider får full frihet, mens det ikke er mulig å gjøre det samme for andre.

Kanskje er det mulig å åpne opp litt i forhold til enkeltdager, men ha klare rammer for hovedferien. Du må gjøre en konkret helhetsvurdering. Selv om han har hatt det slik tidligere så betyr ikke det at han har krav på det. Snakk med han om både virksomhetens behov og hensynet til oversikt, ryddighet og de andre i avdelingen.

Mine råd:

• Sett klare rammer for hovedferien, slik at ferie avvikles i henhold til oppsatt ferieplan.
• Vurder om det er mulig å legge tilrette for litt fleksibilitet. Det må i så fall gjelde for alle
• Sørg for god oversikt og kontroll over feriesaldo til den enkelte

Lykke til og god sommer!

HR-dilemma er levert av Compendia as som leverer verktøy, innhold og rådgivning innen personal, ledelse, HMS og kvalitet. For mer informasjon: www.compendia.no.