Hvordan kan jeg stramme inn uten å lage dårlig stemning?

I høstferien tok mange i avdelingen ut sine siste feriedager. Det ble også avtalt en del avspasering. Jeg hadde selv fri halve uka. Tilbake på jobb kom det opp at det hadde vært litt uklart hvem som skulle vært på kontoret og ikke, og det viste seg at en av seniorrådgiverne hadde tatt to avspaseringsdager uten å gi beskjed til noen.

Det ble ikke noe stort problem denne gang, men som prinsipp tenker jeg at det er viktig å følge opp saken.

Jeg er forholdsvis ny i organisasjonen, og yngre enn mange av rådgiverne mine. Det ligger mye godt i kulturen her, men det er en utfordring for meg at noen tar seg vel mye til rette. Hvordan går jeg fram for å stramme inn uten å risikere at det blir dårlig stemning?

Du nevner både alderen din og at du er ny som leder. Mitt inntrykk er at det får deg til å nøle litt. Ikke gjør det.

Rutiner og kjøreregler
Hensynet til arbeidsmiljøet er en viktig faktor. Det kan være utfordrende for arbeidsmiljøet hvis noen bare tar seg til rette. Som leder har du et overordnet ansvar for arbeidsmiljøet i din avdeling. For å få til en god samhandling trenger vi rutiner og kjøreregler. Det innskrenker den enkeltes frihet til å gjøre som han vil, til fordel for et større handlingsrom for fellesskapet som helhet.

Når noen ikke innretter seg etter felles systemer og rutiner eller ikke melder fra, er det sannsynlig at det irriterer også andre enn deg som leder. Både kunder og kolleger i avdelingen kan oppleve praksisen som en utfordring, på hver sin måte.

Unødvendig tid går med til å finne ut hva som har skjedd eller å inngå nye avtaler. Det blir vanskeligere å planlegge, og å få arbeidet unna. Det er gode argumenter for å gjøre noe med situasjonen. Det er bra at du tar tak i dette. Situasjonen vil neppe endre seg av seg selv.

Sjekk årsaken
Hvorfor det ble slik denne gang, vet du kanskje ikke. Skyldtes det motstand mot rutinen, bevisst eller ubevisst, eller var det bare ubetenksomhet eller glemsomhet. Er rutiner om å melde fra og måten det skal gjøres på, og kravet om å holde kalenderen oppdatert utydelig eller lite kommunisert, er dette noe du kan ta tak i. Uansett årsak er det all grunn til å ta en prat med medarbeideren din om det som har skjedd.

Meldeplikt
Som arbeidstakere stiller vi arbeidstiden til disposisjon for arbeidsgiver. Ulegitimert fravær er et brudd på arbeidsavtalen. Arbeidstaker skal melde fra, og må ha en legitimert årsak til å være borte fra arbeidet. Det gjennomsyrer lovverket også. Ved sykdom har arbeidstaker for eksempel ikke rett på lønn eller sykepenger før den dagen han melder fra om sykdommen.

Vi har krav på ferie, men heller ikke den kan vi ta akkurat når vi vil. Ferieloven skisserer rutiner for hvordan arbeidstaker og arbeidsgiver skal gå fram for å fastsette tidspunktet for ferie.

Retten til å avspasere er et gode arbeidstaker har som det oftest knytter seg klare vilkår til. Arbeidsgiver må godkjenne, eller i det minste få melding om timene som tas ut.

Rutinene er med andre ord til for å sikre ansatte rettigheter, ikke for å begrense dem.

Rutiner knyttet til timeføring, ferieplanlegging og annet må selvsagt respekteres av alle, både juniorer og seniorer, enten de jobber selvstendig eller som del av et team.

Spesiell avtale?
Senioren din kan imidlertid ha forhandlet seg fram til spesielle rettigheter og ordninger, spesielt hvis vedkommende har en svært selvstendig stilling. Hvis du ikke allerede har sjekket ut hva som er avtalt så gjør det.

Mine råd:

• Snakk med medarbeideren det gjelder. Hva tenker han, og hvordan har dette med avspasering blitt praktisert før du kom?
• Vær ryddig og tydelig på hva du som leder har behov for av hensyn til hele avdelingen og hvorfor.
• Gå gjennom rutinene dere har på timeføring, fleksitid og avspasering. Er rutinene tydelige nok? Er det behov for presiseringer? Er rutinene godt nok kjent?
• Følg opp med nødvendige presiseringer og påminnelse til de ansatte om rutinene.

Det at du er ny gir deg en god grunn for å ta tak i dette. Jeg tror ikke dette vil skape dårlig stemning – tvert imot. Men, måten du gjør det på blir selvsagt viktig. Si at du ikke gjør dette for å skape dårlig stemning, men fordi du ønsker å legge til rette for gode løsninger for alle, og da trenger du oversikt.

Lykke til!

HR-dilemma er levert av Compendia as som leverer verktøy, innhold og rådgivning innen personal, ledelse, HMS og kvalitet. For mer informasjon: www.compendia.no.