Ferie eller avspasering i desember – hvem bestemmer?

Hei!
Vi har ryddet en del i rutiner for ferieavvikling hos oss, blant annet for å få bukt med at det overføres altfor mye ferie til neste ferieår. Noen har i alle år overført to uker, og det har vært en oppfatning av at det er en rettighet uansett.

I oktober sendte vi ut melding til alle om at de måtte planlegge hvordan resten av ferien i år skulle tas ut.

Spørsmålene som nå kommer inn, handler typisk om at ansatte som i tillegg til feriedager også har mye pluss-tid til overs. Vi har satt en grense for overføring av pluss-timer til neste år, og da ønsker de ansatte heller å avspasere nå enn å bruke feriedager for ikke å miste timer.

Hvor absolutte kan vi være på dette med ferien først, og er det mulig å rydde opp uten at det blir dårlig stemning?

Tidlig planlegging og forutsigbarhet

Dette er en variasjon over et tema som går igjen år etter år, og vi kan ikke si det nok at løsningen nok først og fremst handler om å ha tydelige rutiner over tid, slik at de ansatte gjennom hele året vet hva de har å forholde seg til.

Det blir alltid krevende hvis nye retningslinjer kommer opp i løpet av høsten, og nesten umulig å gjennomføre uten at det blir dårlig stemning.

I tillegg handler det om oppfølging og å ha oversikt over feriedager og pluss-timer gjennom hele året. For en arbeidstaker som har en travel høst, er det ikke lett å skulle legge inn fri både til ferie og avspasering i løpet av de siste to månedene før jul.

Annerledes er det selvsagt for arbeidstakere som har lite å gjøre. Overfor disse kan arbeidsgiver være tydelig på at de må ta ut både ferie og eventuelle avspaseringstimer.

Oppfølging gjennom året
Status over ferie og pluss-timer må være lett tilgjengelig både for leder og den ansatte gjennom hele året. Hvor fritt dette styres av den ansatte selv, eller hvor mye du som leder er involvert, beror helt på hva slags virksomhet dere her, størrelse osv.

Konkret plan for restferien
Det er nok vanlig å kjenne på den gode følelsen av å ha noen feriedager til gode utover høsten. Selvsagt er det også lov. Det som imidlertid er viktig er å ha en konkret plan, og å være realistisk på hvor mye ferie som vil bli tatt ut i løpet av høsten. En tommelfingerregel kan kanskje være at en uke restferie etter hovedferien på sommeren er nok. Noen reiser fast på ferie om høsten, noen ønsker ekstra feriedager i forbindelse med jul. Også her er det viktig å være fleksibel innenfor det som er mulig for dere som virksomhet.

Avspaseringsdager eller ferie
Ferie etter ferieloven er lovpålagt, og det er ikke mulig å kjøpe ut feriedager som ikke er brukt. Feriedager som ikke brukes blir overført, og det er ikke bra for arbeidsgiver at ansatte har mange ekstra feriedager med fra år til år. Det er arbeidsgiver som har ansvaret for at ferien avvikles, og derfor er det viktig med gode rutiner som sikrer kontroll på dette.

Det mange etter hvert har gjort, er at de har laget generelle rutiner som setter begrensninger for avspasering av hele dager før alle feriedager er brukt opp. For eksempel ved å si at ved avspasering av mer enn en eller to dager, så skal det brukes feriedager. På denne måten legger en bedre til rette for at ferien tas ut forløpende i forbindelse med for eksempel vinterferie, påske og langhelger. Når ferien er brukt opp kan en fritt avtale flere avspaseringsdager sammenhengende.

Avtale om å overføre ferie
Ferieloven har regler om overføring av ferie, og i noen tilfeller er det det eneste riktige å gjøre. Hvis arbeidsgiver og arbeidstaker avtaler overføring, er det lurt å ta med noe i avtalen om tidspunktet for avvikling av den overførte ferien. For eksempel kan det stå at arbeidstaker må ha en konkret plan for avvikling av den overførte ferien innen første kvartal.

Pluss-timer kan utbetales
Det er ingen lovfestede regler for uttak og overføring av avspaseringstimer, partene står dermed fritt til å avtale nærmere hvordan de skal tas ut. For noen er dette også regulert i en tariffavtale. Det er uansett vanlig å sette en grense for hvor mange timer som kan overføres, slik jeg skjønner at dere også har gjort.

For medarbeidere som har jobbet ekstra, strekt seg og tatt ansvar, vil det oppleves urimelig og måtte ta ut feriedager for så å stryke pluss-timer. I noen spesielle tilfeller kan et alternativ være å betale ut pluss-timene i stedet for avspasering.

Mine råd:

• For sakene som nå har dukket opp så ville jeg valgt mine kamper.
• Hvis dere ikke har hatt tydelige rutiner og oppfølging på dette gjennom året, ville jeg valgt å avtale overføring av ferie, men selvsagt i så begrenset grad som mulig.
• Ta med i avtalen en frist for å planlegge konkret avvikling av den overførte ferien.
• Være tydelig på at fra 2018 vil det være en tettere oppfølging på det å ta ut både ferie og avspasering jevnt over året. Sørg for nødvendige rutiner for å gjennomføre dette.

Lykke til