Når feriekabalen ikke går opp – hvilke hensyn veier tyngst?

Hei!
Fristen for å melde inn ferieønsker hos oss er 15. mars, men det er lenge siden planer og ønsker om ferie begynte å bli et tema. De fleste i avdelingen jeg leder, har både barn og ektefeller de skal ta hensyn til når ferien skal planlegges. Feriekabalen har aldri blitt et problem tidligere, og det er nok en klar forventning om at ønskene som kommer fra den enkelte skal imøtekommes. Nytt i virksomheten vår i år er imidlertid at vi har etablert en support-avtale for kundene våre der vi garanterer support alle dager mellom 8 og 16. Jeg ser nå at vi neppe vil klare å levere dette i juli hvis alle skal få sine ferieønsker innfridd.
Har du noen tips til hvordan jeg kan løse dette?

Informer og involver
Det første jeg ville begynt med er å involvere de ansatte i dette dilemmaet. Si det som det er, at dere har en utfordring med support-tjenesten i ferien. Ved å ha en åpen og involverende holdning, er det større sannsynlighet at de ansatte vil være med å ta ansvar og finne løsninger. Det er også smart å si at målet er å levere kundeløftet samtidig med at de ansatte får avvikle ferien på en god måte.

Kartlegg problemet
Hvor stort er problemet egentlig? Hvor mange dager eller uker mangler dere folk på jobb hvis alle fikk ferien sin når de har ønsket den? Lag en oversikt der dere synliggjør dette for alle, og inviter til samarbeid om å finne løsninger. Når alt kommer til alt, er det ikke sikkert at ønsket ferietidspunkt er absolutt.

Mulig å løse det ved frivillighet?
Selv om utgangpunktet er at arbeidstakerne har meldt inn et klart ønske om bestemte uker, så er det ikke alltid like låst. Vår erfaring er at når ansatte involveres både i hva som er behovet, og hva som er handlingsrommet, kommer også ofte løsningene. Noen har helt klare feriemål, andre skal ha en rolig ferie der planene er mer åpne.
Dere må også tenke gjennom hvilke muligheter som finnes. Kanskje er det mulig for enkelte å forskyve ferien, men likevel kunne være sammen med familien og ta support-oppgaver fra et hjemmekontor eller «hyttekontor»?

Kanskje dere kan belønne de som frivillig flytter ferien sin på en eller annen måte? Dere kan for eksempel si at de har førsteretten til juleferie eller neste års sommerferie. Vi har også hørt om virksomheter som har lagt inn en ekstra fridag for de som bidrar på denne måten.
Hva med deg selv? Er dette oppgaver du kan ta? Er det mulig og rimelig at du som leder må ta ansvar ved å flytte din ferie?
Er det helt umulig å finne en løsning sammen, kan det tenkes at loddtrekning vil framstå som det mest rettferdige.

Arbeidsgiver har ansvaret og styringsretten
Når dere har gitt et kundeløfte, har du som leder ansvar for å følge dette opp. Hvis dere ikke finner løsninger på frivillig basis, kan det tenkes at ikke alle får avvikle ferien når de ønsker i år.
Du sier innledningsvis at fristen for å melde inn ferieønskene er 15. mars, og dette er utgangspunktet. Ferielovens system er at den enkelte har rett til å få vite tidspunktet for sin ferie senest 2 måneder før ferien begynner. Denne fristen må du forholde deg til.

Lag rutiner for neste ferie nå
Kundeløftet om support alle dager, innebærer at dere må ha en konkret plan for feriefordeling som ivaretar dette på en bedre måte enn hva dere har hatt behov for tidligere.
Mange begynner ferieplanleggingen tidlig, og det er en stor fordel at dette er så forutsigbart som mulig for arbeidstaker. Det er ikke uvanlig å dele ferien opp i puljer, slik at du fra år til år vet hvilken pulje du er i neste år. Ønsker du å bestille en ferietur tidli,g kan det gjøres i tidsrommet for din pulje.
Sannsynligvis må dere også lage en rutine for ferieavvikling i julen og påsken. Hvis alle ønsker ferie samtidig kan løsningen være en rotasjonsordning.

Mine råd:
Involver de ansatte konkret i ferieplanleggingen for sommeren.
Vær ærlig på at du er avhengig av at dere samarbeider om å få feriekabalen til å gå opp.
Vær løsningsorientert slik at dere så langt som mulig kommer i mål med fleksible løsninger.
Lag rutiner for planlegging og feriefastsetting som ivaretar de nye behovene.

Lykke til!

HR-dilemma er levert av Compendia as som leverer verktøy, innhold og rådgivning innen personal, ledelse, HMS og kvalitet. For mer informasjon: www.compendia.no