Hvordan setter vi grenser for de som jobber for mye?

Hei!
Vi er inne i en hektisk periode, og har virkelig behov for at de ansatte står på. Samtidig som jeg selvfølgelig er glad for innsatsviljen, har jeg faktisk begynt å bli litt bekymret. Vi har gode systemer for registrering av arbeidstiden som gjør at vi har oversikt over hvor mye de ansatte jobber. Min bekymring gjelder særlig to medarbeidere som begge har en såkalt «særlig uavhengig» stilling. De er henholdsvis prosjektkoordinator og øverste salgsansvarlig. Begge er pliktoppfyllende og tar mye ansvar, og er den typen som får energi av å stå på mye for å oppnå resultater. Periodevis mener jeg likevel å merke på dem at de står på mer enn de har godt av, blant annet ved at lunta er lovlig kort i perioder.

Jeg har hatt flere samtaler med dem, uten at det har hjulpet. Slik jeg kjenner dem er jeg redd at de vil oppleve det negativt å bli overstyrt, og det er kanskje det siste de trenger nå. Samtidig ser jeg behovet for å gjøre noe med situasjonen.

Det er fullt mulig å brenne seg ut, selv om en opplever arbeidet som kjekt. Det som først oppleves som positivt stress, krav som inspirerer til å stå på, og den gode følelsen av å utrette noe, kan utvikle seg til det motsatte når en krevende situasjon vedvarer.

Når vi jobber for mye over tid, jobber vi etter hvert mindre effektivt, fordi vi blir slitne. Vi trenger avkobling og hvile for å være gode problemløsere og holde oss friske.

Særlige uavhengige stillinger
Arbeidstakere i ledende og særlig uavhengige stillinger er unntatt fra de fleste arbeidstidsbestemmelsene i arbeidsmiljøloven. Men regelen i § 10-2 (1) om at arbeidstidsordningen skal være slik at arbeidstaker ikke utsettes for uheldige fysiske eller psykiske belastninger, og slik at det er mulig å ivareta sikkerhetshensyn, gjelder for dem også. Virksomheten må altså ha metoder som gjør det mulig å ivareta og følge opp dette ansvaret, også overfor disse medarbeiderne.

Overfor medarbeidere som omfattes av lovens bestemmelser om arbeidstid har arbeidsgiver et ansvar for å holde oversikt over hvor mye den enkelte jobber, inkludert merarbeid og overtid. Timelister og systemer for registrering av arbeidstid er gode hjelpemidler.

Selv om de to aktuelle medarbeiderne ikke er pålagt å registrere arbeidstiden sin, kan det være lurt å gjøre det som et hjelpemiddel for å ivareta det nevnte HMS-ansvaret. Fakta er et bedre utgangspunkt enn synsing og antakelser. Resultatet av en slik registrering kan derfor være et godt utgangspunkt for en samtale. Kanskje kan det å se tallene svart på hvitt også gjøre det enklere for medarbeiderne dine å innse at de jobber for mye.

Med fare for å brenne seg ut
Fortell medarbeiderne dine at verken de eller du kan ta sjansen på at de brenner seg ut, spesielt ikke i den situasjonen dere er i nå. Inviter dem til å komme opp med tiltak som kan forebygge at det skjer. Be dem gjerne reflektere over hvilke av oppgavene de har som gir energi, og hvilke som oppleves som energitappende.

Vi vet at det å ha travle hverdager ofte kjennetegnes av at mye skjer og at det er vanskelig å vite hva som er det viktigste, og hva som kan utsettes.

Ledere vi snakker med forteller at dialog og støtte rundt prioriteringer og planlegging er noe av de aller viktigste når dagene koker. Hva er det viktigste akkurat nå? Hva er viktig, men likevel en oppgave som ikke haster?

Er det arbeidsoppgaver som kan delegeres til andre?

Det hjelper å bli sett.

Mine råd:

• Initier timeregistrering for alle, som et HMS-tiltak. Hvordan skal du som leder kunne vite hvor mye medarbeiderne dine jobber hvis ikke alle registrerer timene sine?
• Snakk med de det gjelder. Inviter regelmessig til dialog rundt prioriteringer og planlegging. Hvilke oppgaver kan vente?
• Hva tenker de selv kan lette hverdagen deres. Let både etter mulige strakstiltak, og etter mer permanente løsninger.
• Tilby bistand hvis du kan utføre deler av arbeidsoppgavene.

Lykke til!

HR-dilemma er levert av Compendia as som leverer verktøy, innhold og rådgivning innen personal, ledelse, HMS og kvalitet. For mer informasjon: www.compendia.no.