Hva gjør vi når alt for mange vil jobbe i redusert stilling?

Hei!
Vi har flere medarbeidere i ulike omsorgspermisjoner, og i tillegg noen som jobber redusert arbeidstid. Permisjonene er en ting – der har vi ikke så mye valg. Når det gjelder dette med redusert arbeidstid er det nok derimot på tide at vi setter noen grenser.

Vi har strukket oss langt for å imøtegå de fleste ønsker om redusert arbeidstid, blant annet fordi vi er opptatt av å være en fleksibel og arbeidsplass. Men nå ser vi at det er vanskelig å få vaktlistene til å gå opp. Vi har rett og slett for få hele stillinger. Hva kan vi gjøre?

Du opplever et klassisk dilemma der ønsket om å tilby fleksibilitet for arbeidstakere ut fra deres livssituasjon kolliderer med virksomhetens behov for å få løst de oppgavene som er nødvendige.

Retten til redusert arbeidstid er regulert i arbeidsmiljøloven, men det ligger mye vurderinger i vilkårene og da er det ganske typisk at det etableres noe ulik praksis fra virksomhet til virksomhet.

Her kommer kultur og personalpolitikk inn – hvordan har dette blitt gjort hos dere opp igjennom, og hvilke prinsipper har vært lagt til grunn? For å avgrense svaret går jeg ikke inn på grunner som alder eller egne helsemessige forhold her.

Dette er lovens regel:
«En arbeidstaker som har fylt 62 år eller som av helsemessige, sosiale eller andre vektige velferdsgrunner har behov for det, har rett til å få redusert sin arbeidstid dersom arbeidstidsreduksjonen kan gjennomføres uten vesentlig ulempe for virksomheten.»

Hva er en sosial eller vektig velferdsgrunn?
Den vanligste situasjonen er at folk søker redusert arbeidstid fordi de har små barn, og ikke klarer å ha en full stilling på grunn av omsorgsoppgavene hjemme. Sykdom eller andre tunge omsorgsoppgaver i nærmeste familie er andre typiske situasjoner.

Det skal mye til for at arbeidsgiver skal kunne avslå arbeidstaker som søker om redusert arbeidstid på grunnlag som dette, men på den annen side må arbeidstaker saklig kunne dokumenterer sitt kvalifiserte behov.

Konkret vurdering hver gang
Selv om du ønsker å få til rettferdige ordninger, er ikke interne regler for å sørge for mest mulig rettferdig og lik fordeling av muligheten for redusert stilling måten å gå frem på.

Grunnen til det er lovens regel om at situasjonen skal vurderes konkret hver gang en ny søknad kommer. Småbarnsfasen arter seg forskjellig fra familie til familie. Det er ikke automatisk slik at de med de yngste barna har det vanskeligere enn de med eldre barn, eller de med flere barn har det travlere enn de med ett. Det er helheten som skal vurderes.

Midlertidige avtaler
Sørg for at alle avtaler om redusert stilling blir gjort midlertidige, og hold god kontakt med medarbeiderne. Når behovet ikke lengre er til stede, må vedkommende tilbake i full stilling. Vurder hver ny søknad konkret ut fra forholdene på arbeidsplassen når denne aktuelle søknaden kommer.

Vilkåret er at ordningen kan gjennomføres uten vesentlig ulempe for virksomheten. Det betyr at hvis det bare betyr litt ulempe for deg, er ikke det tilstrekkelig. Er behovet for redusert arbeidstid spesielt stort, bør det kreves en sterkere begrunnelse fra arbeidsgivers side for å avslå enn ellers.

At du må skaffe vikar, er ikke stor nok ulempe i seg selv til at du kan si nei. Gjør derfor det du kan for å få det til, skaff vikar og se på andre måter å organisere arbeidet på.

Balanse mellom jobb og privatliv
Arbeidstakere har et liv utenom jobben. Muligheten for å koble av utenom arbeidstid og ivareta behov som oppstår privat kan påvirke arbeidstakers prestasjon på jobb, og bidra til at arbeidstaker holder seg frisk og yter mer.

Arbeidsgivere får som regel igjen for å se hele mennesket, og gi arbeidstaker best mulig rammebetingelser ut i fra hvilken livsfase vedkommende er i. Samtidig har arbeidsgiver behov for en viss bemanning for å få hjulene til å gå rundt. Og en arbeidstaker som har en arbeidsavtale om å jobbe full tid har ingen automatisk rett til å få jobbe mindre. Det er i dette spenningsfeltet at dilemmaene også oppstår.

Forklar situasjonen for alle
Du sier at dere har stukket dere langt, og at det nok er på tide å sette noen grenser. Det kan tenkes at dere holdning til å være imøtekommende og fleksible, har resultert i en oppfattelse av at redusert arbeidstid er en åpen mulighet for alle, og flere har søkt.

Det vil derfor være lurt å sette ord på dette med å jobbe redusert overfor de ansatte, slik at de forstår hvorfor ting kanskje fra nå av blir håndtert litt annerledes. Ved å involvere de ansatte kan det også godt hende at innspill til løsninger dukker opp.

Mine råd vil være:

• Hold dere så tett som dere klarer opp mot det som er definert som «lovlige» vilkår for rett til redusert arbeidstid – 62 år, helsemessige, sosiale eller andre vektige velferdsgrunner. Innenfor disse vilkårene bør dere strekke dere langt.
• Still som krav at det dokumenteres et kvalifisert behov for redusert arbeidstid.
• Avtal en midlertidig periode, for eksempel for ett år om gangen – dette avhenger av hva som er situasjonen konkret.
• Våg å still spørsmål hvis du tenker at situasjonen ligger utenfor. For eksempel å trekke grenser til det som går mer på personlige ønsker, typisk et ønske om mer fritid. Arbeidstakere som generelt har et ønske om bare å jobbe noe mindre, kan kanskje heller få mulighet til å gå fast ned i stilling. På den måten blir ressursplanleggingen for dere mer forutsigbar.

Lykke til!

HR-dilemma er levert av Compendia as som leverer verktøy, innhold og rådgivning innen personal, ledelse, HMS og kvalitet. For mer informasjon: www.compendia.no