Kan vi stramme inn på bruken av egenmeldinger?

Hei!

Jeg leder en avdeling på rundt 30 ansatte. Vi har hektiske dager innimellom, og den siste tiden har jeg opplevd at folk til stadighet blir syke. Det virker nesten som om sykefraværet smitter over på de andre. Noen ansatte har fortalt at enkelte bevisst bruker opp «sykefraværs-kvoten» sin. Det skjer fordi de mener de fortjener fri, siden andre kolleger er syke svært ofte. Jeg vurderer å stramme inn på egenmeldingsretten, men er usikker på hvordan det er fornuftig å gå frem.

Mistanke om misbruk

Ordningen med egenmelding er basert på tillit. Det betyr dessverre at den også kan misbrukes. Lovgiver har gitt arbeidsgiver virkemidler for å følge opp arbeidstakeres bruk av egenmelding. Retten til å levere egenmelding kan inndras både basert på mistanke om misbruk, og basert på faktisk bruk av egenmelding. Du er ikke alene om å mistenke misbruk av egenmeldingsretten, og du er heller ikke alene om å synes det er vanskelig å finne riktig virkemiddel for å få slutt på et eventuelt misbruk.

Fraværet kan øke

En medarbeider som mister retten til å levere egenmelding må oppsøke lege og få sykmelding fra første sykedag. Noen arbeidsgivere har erfart at sykefraværet øker når egenmeldingsretten inndras. Årsaken er at det kan være vanskelig for en lege å beregne nøyaktig hvor mye sykmelding den ansatte trenger, slik at han heller sykmelder en dag for mye enn en for lite.

Utvidelse

Selv om arbeidstaker kan gå tilbake til jobb tidligere, og oppgi antall dager i jobb i egenerklæringen på sykmeldingsblanketten, skal det ofte mer til for å gjøre det. Det er noe av bakgrunnen for at flere arbeidsgivere faktisk velger å utvide medarbeideres egenmeldingsrett, tilsvarende det IA-avtalen åpner for.

Du kan frata retten til bruk av egenmelding

Som arbeidsgiver kan du bestemme at en arbeidstaker ikke får bruke egenmelding. Men Folketrygdloven har klare bestemmelser for når dette kan skje. Enten handler det om at arbeidstakeren allerede har brukt egenmelding minst 4 ganger i løpet av de siste 12 månedene, eller at du mener å ha rimelig grunn til å tro av egenmelding er brukt uten at vedkommende har vært syk.

Arbeidsgiver må kunne dokumentere en saklig begrunnelse for mistanken. For en arbeidstaker vil det å bli fratatt retten til å bruke egenmelding være et ganske inngripende tiltak, og det er derfor også slik at arbeidstakeren skal få uttale seg før arbeidsgiver bestemmer seg. Videre er det slik at saken skal tas opp til ny vurdering etter 6 måneder.

Jobb med nærværet

Det er viktig å slå ned på åpenbart misbruk. Verken arbeidsgiver eller arbeidstaker er tjent med en kultur der dette aksepteres. Men, det er ikke sikkert at det å frata medarbeidere retten til å bruke egenmelding vil løse de utfordringene dere har.

Du skriver at dere har hektiske dager, og at noen ansatte er mye syke. Det er en kjent sak at høyt arbeidspress over tid kan være en helseutfordring. Andres sykefravær øker belastningen. Ansattes evne og mulighet til å koble av i tilstrekkelig grad, er ofte avgjørende for evnen til å holde seg frisk over tid.

Det er mange grunner til at folk er syke og diagnosene er mange. Sykdom synes ikke alltid, og noen ønsker å holde problemer for seg selv. Snakker vi om Influensa eller omgangssyke, vet vi at dette oftest går fort over. Det er også viktig av hensyn til smittefaren, og da er det gunstig at folk holder seg hjemme.

Hvis vi snakker om brudd, er det ikke alle jobber som er tilrettelagt for armer eller bein i gips. Men det er ingen tvil om at det er mulig å løse på en god måte. Det betinger imidlertid at både arbeidsgiver og arbeidstaker viser en positiv, fleksibel og raus holdning til at det kan være bra å gå på jobb selv om man ikke klarer å yte hundre prosent.

Mange virksomheter har hatt god uttelling ved å fokusere på nærvær framfor fravær. Dette starter gjerne med et fokus der man ser og verdsetter den enkelte. Det er også viktig at leder setter av tid til å snakke med arbeidstaker når han ringer for å melde fra om sykdom. Det er viktig å unngå en kritisk holdning, og heller lytte til hva den syke forteller. Bare ved at ledere er bevisst her er med på å heve terskelen for at ansatte bruker egenmelding hvis han ikke er syk.

Diskuter problemet

Snakk med medarbeiderne dine om problemet, og vær åpen rundt det at fraværet er en utfordring for avdelingen, og at du er ute etter innspill og løsninger. Det er viktig å spørre medarbeiderne om det er forhold med arbeidet eller arbeidsmiljøet som kan være årsaken til at folk blir syke. Det kan tenkes at kun er noen få personer som er kjernen til problemet – disse blir på en måte talspersoner og «trend-settere» i forhold til holdninger. Det å gjennomføre en ærlig en-til-en-samtale med disse er ofte helt nødvendig.

Det er vanskelig å finne løsningen på det høye sykefraværet alene. Du må få de ansatte med deg, og du må utfordre medarbeiderne til å komme med ærlige innspill. Kanskje kan du bruke noen av disse spørsmålene som en start:

• Hvordan er det å være på jobb hos oss hvis du ikke er helt pigg?
• Hva bør vi fokusere på for at vi skal komme på jobb i situasjoner hvor vi kunne valgt å bli hjemme på grunn av at vi ikke føler oss helt i form?
• Hvordan spre nærvær-smitte? (fokus på de tingene som gjør at det er positivt å være på jobb hos oss)

Hvis dere har bedriftshelsetjeneste, vil det alltid være smart å koble dem inn i dette arbeidet.

Lykke til!!

HR-dilemma er levert av Compendia as som leverer verktøy, innhold og rådgivning innen personal, ledelse, HMS og kvalitet. For mer informasjon: www.compendia.no