Hvor åpne skal vi være om interne søkere?

Hei!

Vi har lyst ut en ledig stilling hos oss, og en av de interne søkerne har bedt om at vi behandler søknaden konfidensielt. Hun ønsker ikke at hennes nærmeste leder skal vite at hun har søkt, i tilfelle hun ikke får stillingen.

I vår personalpolitikk står det at virksomheten skal være en åpen og lærende organisasjon. Vi har også klare rutiner for å informere internt om ledige stillinger. Likevel ønsker altså en ansatt hemmelighold av at hun har søkt. Rutinene våre avklarer ikke spørsmålet, og jeg er i tvil om hva som bør bli utfallet av saken.

Søker hun seg seg bort fra eller til en stilling?
Det kan være nyttig å spørre hvorfor medarbeideren ikke vil at nærmeste leder skal være informert. Det er ikke sikkert at hun er klar over at dere som virksomhet er opptatt av at ansatte skal få mulighet til å utvikle seg internt.

Det kan også handle om at hun ønsker seg bort fra en stilling eller leder, snarere enn til den nye stillingen, eller at hun er redd nærmeste leder vil tolke situasjonen dithen, med fare for at samarbeidsklimaet blir dårligere hvis hun ikke får jobben eller likevel velger å bli.

Det kan dreie seg om samarbeidsproblemer, arbeidsmiljøet, og hvordan gruppa fungerer som team, forhold som mange syns det er vanskelig å være åpen om.

Uansett viser en arbeidstaker som søker internt både initiativ og endringsvillighet, og har nok i de fleste tilfeller et ønske om nye eller større oppgaver. Det er verdifulle egenskaper hos en medarbeider. Stadig skiftende markeder, den teknologiske utviklingen og endringer i samfunnet generelt, gjør at mange organisasjoner trenger nettopp fleksibilitet og ansatte som søker nye utfordringer.

Hensynet til arbeidstaker og hensynet til virksomheten
Når medarbeidere sier opp kan det gi virksomheten store utfordringer, i alle fall for en periode. Tidsaspektet er viktig, og det å kunne starte en tankeprosess rundt oppgaver så tidlig som mulig kan bety mye. Hvis man internt i en virksomhet kjenner til ønsker om endringer og interne søknadsprosesser, vil en kunne begynne planleggingen tidlig og eventuelt avvente andre beslutninger til etter at en rekrutteringsprosess er ferdig.

På den annen side er det ikke sikkert at den interne søkeren får stillingen, og situasjonen vil ikke være verre enn i tilfeller der medarbeidere søker ny jobb utenfor organisasjonen. Da får leder vanligvis ikke vite om noe før vedkommende har fått tilbud om ny stilling.

Interne søknadsprosesser kan være en kilde til konflikt og anstrengte forhold på arbeidsplassen. At en medarbeider søker seg til andre arbeidsoppgaver, er i de fleste tilfeller ansett som noe positivt. Vedkommende ønsker å utvikle seg, og viser initiativ.

Men det kan dessverre også oppfattes negativt på en eller annen måte, spesielt hvis det allerede er et noe anstrengt forhold mellom nærmeste leder og medarbeideren. Hvis medarbeideren ikke får den nye stillingen men blir værende i avdelingen, vil lederen kunne spørre seg om han kan bør satse på medarbeideren, eller om vedkommende uansett vil forsvinne til en annen stilling om kort tid.

Ved et jobb-bytte internt vil nærmeste leder kunne være en viktig referanse. Men normalt er det arbeidstaker selv som velger hvem han vil oppgi som referanse.
Skal nærmeste leder informeres, vil det av hensyn til det framtidige samarbeidet trolig være best at arbeidstakeren selv informerer vedkommende. Får nærmeste leder høre slik informasjon fra andre, kan det oppleves som et tillitsbrudd.

Hva er rimelig?
Det handler nok mye om hvilken kultur dere har for å snakke om utvikling og interne stillinger, og å legge til rette for å flytte på seg i organisasjonen. Videre handler det nok om hva som er situasjonen i dette konkrete tilfellet. Hvorfor ønsker arbeidstaker konfidensialitet?

Viser det seg at en intern søker er aktuell for intervju til stillingen, er det i naturlig å orientere tilrapporterende leder på det tidspunktet. Det handler om å ha åpenhet internt. Men, hvis arbeidstaker ikke ønsker åpenhet må dere høre hva dette handler om før dere gjør noe.

Noen har til og med rutiner som gir interne søkere et fortrinn, og oppfordrer folk til å søke andre stillinger i virksomheten. Da vil det også være naturlig å involvere leder i prosessen, nettopp for å kartlegge viktig kompetanse.

Ryddig og god informasjon i etterkant
Uansett hva utfallet blir er det viktig at arbeidsgiver gir ryddig og god informasjon, og forklarer hvorfor hun eventuelt ikke fikk jobben.

Mine råd:

• Ta en samtale med medarbeideren som har søkt. Hva er grunnen til at hun ønsker konfidensialitet?
• Interesseavveining – hensynet til medarbeider opp mot hensynet til virksomheten
• Forsøk å bli enige om en prosess som ivaretar både henne og arbeidsgivers hensyn.

Lykke til!!

HR-dilemma er levert av Compendia as som leverer verktøy, innhold og rådgivning innen personal, ledelse, HMS og kvalitet. For mer informasjon: www.compendia.no.