Når en ansatt ikke vil ha medarbeidersamtale
UKENS HR-DILEMMA: En medarbeider har takket nei til den årlige medarbeidersamtalen. Nå er lederen usikker på hvordan han skal følge dette opp videre. Les svaret fra vår HR-ekspert, Mette Reiten i Compendia.
Hei!
Det er tid for medarbeidersamtaler hos oss, og jeg har sendt ut invitasjoner til de jeg er leder for. Jeg fikk svar på mail fra en i gruppa om at han ikke har behov for samtale, og derfor takker nei.
Med det samme ble jeg litt satt ut, hadde ikke tenkt tanken at noen takket nei til medarbeidersamtale. Usikker på hvordan jeg skal følge det opp. Har du noen tanker?
SVAR:
Tilbud om samtale
Det vanligste er å tenke at en medarbeidersamtale er et tilbud til den enkelte ansatte om en planlagt og strukturert samtale med sin leder. Mange bruker et standard oppsett for samtalen, så på den måten har begge parter mulighet til å forberede seg godt. Selv om dere bruker en standard er det viktig at dette ikke setter grenser for hva som kan tas opp i samtalen. Arbeidstaker må gis anledning til å ta opp saker som han ønsker å snakke om.
Det kan være ulike årsaker til at din medarbeider har takket nei til samtale.
Kan hende opplever han at dere fra før har så åpen dialog at han ikke ser noe poeng i samtalen.
Mer sannsynlig er det kanskje at han ikke ønsker å snakke med deg. Grunnene til det kan være mange. Det kan for eksempel handle om manglende tillit, dårlig kommunikasjon, konflikter eller lignende. Det kan også handle om at han ikke har opplevd tidligere medarbeidersamtaler nyttige.
Har du vært tydelig på hva medarbeidersamtalen skal være?
Det er viktig at medarbeidersamtalen tar utgangspunkt i virksomhetens overordnede mål og strategier. Hva er planene framover, og hvordan påvirker dette den enkelte arbeidstaker? Hvilke ønsker om oppgaver og retning har den enkelte medarbeider? Hva er satsingsområdene, og hva med kompetanseplaner for det neste året?
Hvis du ikke har vært tydelig på disse tingene, kan det kanskje være en idé å si noe om dette som en oppfølger til invitasjonen. De fleste syns det er spennende å snakke om seg selv og framtid.
Ditt ansvar som leder
Som leder har du ansvar for å følge opp dine medarbeidere, og det innebærer regelmessig dialog.
Medarbeidersamtale er et tilbud, så jeg tenker at du må respektere at ikke alle ønsker samtalen. Men, en medarbeider som ikke ønsker å ha medarbeidersamtale sender et sterkt signal, og dette er det viktig at du følger opp. Det er naturlig at du spør han hvorfor han ikke ønsker samtalen, og videre ta opp ønsket om å involvere han i planer og tanker for det neste året.
Du bør være tydelig på at medarbeidersamtalen ikke på noen måte erstatter den regelmessige oppfølgingen, men er en mer strukturert samtale i tillegg til dette.
For at medarbeidersamtalen skal oppleves som nyttig må det som avtales følges opp – her har både leder og medarbeideren selv ansvar for det de blir enige om. Vi hører ikke sjelden om medarbeidere som ikke ser noe poeng i medarbeidersamtalen fordi ingen har fulgt opp planene som ble lagt i fjor, og sånn har det vært i mange år.
Hvordan du følger opp det som kommer ut av samtalen avhenger av svaret han gir.
Du blir sannsynligvis utfordret.
Mine råd:
- Inviter medarbeideren til en samtale der du spør hva som er grunnen til at han ikke ønsker medarbeidersamtale. Kan hende tror du at du vet svaret, men du bør likevel spørre. Det er viktig at du lytter og møter det han sier med respekt.
- Forbered deg godt til hver enkelt medarbeidersamtale, og sørg for at alle får mulighet til ta opp det de selv ønsker snakke om. Vær nysgjerrig på hva de tenker om medarbeidersamtalen og nytten av den.
- Involver den enkelte i å lage en konkret og realistisk plan for neste år, og sørg for at den følges. Avtal gjerne korte status-oppfølginger i løpet av året.
Lykke til!
HR-dilemma er levert av Compendia as som leverer verktøy, innhold og rådgivning innen personal, ledelse, HMS og kvalitet. For mer informasjon: www.compendia.no
