Hvordan hindrer vi at arbeidstaker går til media?

Hei!
Vi har rutiner for intern varsling om kritikkverdige forhold. Dessverre opplevde vi likevel at en ansatt valgte å gå til lokalavisen, noe som resulterte i et lite flatterende oppslag. Slik negativ omtale kan få store følger for den virksomheten vi driver, og vi ønsker derfor naturlig nok at det ikke gjentar seg. Det er viktig for oss å rydde opp internt hvis noe slikt skjer igjen. Vi har vurdert å regulere forholdet i varslingsrutinen vår, men er blitt fortalt at det er i strid med arbeidsmiljølovens regler å pålegge arbeidstaker å varsle internt først. Hva gjør vi?

De fleste er enige om at det er best å ordne opp innenfor husets fire vegger. Undersøkelser viser at ansatte også ønsker å ha det slik, og at det store flertallet varsler internt til nærmeste leder.

Kan arbeidstaker enkelt si fra internt uten fare for negative reaksjoner, og han ser at ledelsen følger opp saken innen rimelig tid, har han liten grunn til å gå til media.

Plikt
Varslingsreglene gjelder kritikkverdige forhold som lovbrudd, og brudd på allment aksepterte etiske standarder. Noen forhold har arbeidstaker også plikt til å melde fra om internt, som en del av medvirkningsplikten sin. Det gjelder trakassering og diskriminering på arbeidsplassen, og feil og mangler som kan føre til fare for liv eller helse. I tillegg kommer andre forhold i eller rundt virksomheten der det er et forbedringspotensial.

Interne varslingsrutiner
For en virksomhet som er opptatt av kvalitet er det verdifullt at ansatte sier fra, kommer med forslag til forbedring, registrerer avvik, melder fra om trakassering og varsler om korrupsjon og lovbrudd.

At dere har interne varslingsrutiner bidrar i seg selv til at ansatte sier fra. Undersøkelser viser at flere varsler når virksomheten har rutiner for intern varsling. Det er noe av bakgrunnen for at lovgiver nå har pålagt alle virksomheter som har 5 eller flere ansatte å ha slike rutiner.

Tar dere tak i problemene?
De beste virksomhetene er flinke til å lære av feil, og de aller beste er opptatt av å være i forkant, slik at problemer ikke får utvikle seg. Dere opplevde at en ansatt valgte å varsle eksternt. Hvorfor tror du at vedkommende valgte å gå til avisen? Er varslingsrutinene dårlig kjent? Har andre varslet om det samme forholdet uten at det nyttet? Er dere tilstrekkelig opptatt av å ta tak i problemer som oppstår, eller har det rett og slett utviklet seg en ukultur i virksomheten?

Det stemmer at virksomheten i varslingsrutinen ikke kan regulere arbeidstakers rett til å varsle eksternt, for eksempel ved å pålegge ansatte å varsle internt først. Lovgiver har nemlig anerkjent arbeidstakers rett til å varsle eksternt, og påpekt at det i enkelte tilfeller kan være forsvarlig framgangsmåte å varsle til media først, uten å gå veien om intern varsling. Det kan være aktuelt der andre har varslet internt uten at det har hjulpet, eller der faren for gjengjeldelse vurderes som stor. Det er likevel flere ting virksomheten kan gjøre for at flest mulig meldinger skal gis internt.

Gjør det enkelt å si fra internt

En enkel og brukervennlig varslingsrutine kan øke muligheten for at flere sier fra internt, så lenge ikke andre faktorer som faren for gjengjeldelse virker i motsatt retning. En mulighet for å varsle anonymt eller via et advokatkontor eller annet eksternt mottak, kan også bidra til det.

Dere kan oppfordre til å varsle internt først

Loven pålegger virksomheten å ta inn i rutinen, en oppfordring om å varsle om kritikkverdige forhold. I tillegg kan dere oppfordre til å varsle internt først. Men dere kan ikke formulere dere slik at arbeidstaker må varsle internt først for at varslingen skal være forsvarlig.

Oppfordringen om å si fra internt kan også gis i andre fora, som avdelingsmøter, i diskusjoner med de ansatte og deres representanter som del av arbeidet med HMS og internkontroll, og i generelle diskusjoner om etikk.

Gjør rutinen kjent

Sørg for at rutinene for intern varsling er godt kjent blant de ansatte. Kjenner de til rutinen, øker sjansen for at de benytter denne framgangsmåten.

Diskusjoner med de ansatte om hva som er et kritikkverdig forhold, hva som er andre avvik og hva arbeidstaker har en plikt til å melde fra om som del av sin medvirkningsplikt, kan være nyttige.

Vis arbeidstakerne at et varsel blir tatt på alvor

For å unngå at arbeidstaker går til media først, er likevel det viktigste hva som skjer etter at det er varslet. Virksomheten må vise vilje til å ta tak i problemet. Det må handles forholdsvis raskt, og det må vise igjen at det skjer noe. Framfor alt må en arbeidstaker som sier fra internt slippe å oppleve at det får negative følger for ham senere. Når arbeidstakerne ser at intern varsling er effektivt, er det liten grunn til å gå til media.

Mine råd

• Sett tema varsling på agendaen, og vær tydelig på at dere er opptatt av at folk sier fra hvis de ser ting. Fokuser på at dette handler om forbedring.
• Sørg for at det er enkelt å si fra internt
• Vis at dere mener alvor – ta tak i og følg alltid opp saker og forhold dere blir kjent med

Lykke til!

HR-dilemma er levert av Compendia as som leverer verktøy, innhold og rådgivning innen personal, ledelse, HMS og kvalitet. For mer informasjon: www.compendia.no