Kan vi kreve tilbake for mye utbetalt lønn?

Hei!

Jeg har utbetalt for mye penger i lønn til en ansatt. Det har vært mye kluss med timelister og lignende, og timeføringssystemet vårt har ikke fungert skikkelig. Nå har den ansatte fått utbetalt rundt 30 000 kroner for mye over en periode på fem måneder. Personen hevder at hun ikke har merket lønnsøkningen. Er det adgang til å kreve pengene tilbake? Eventuelt å trekke i senere lønninger?

Takk for spørsmålet ditt. Dette er en problemstilling som mange arbeidsgivere kommer borti fra tid til annen, og hvor det er fort gjort å gjøre feil. Det er nemlig ikke en selvfølge at alle feilutbetalinger skal korrigeres.

Rimelighet og vurdering
Det må foretas en konkret vurdering på bakgrunn av det som kalles for læren om «condictio indebiti», hvor det sentrale er om det er rimelig å foreta tilbakebetaling. Læren er ulovfestet og er utviklet av domstolene.

Dersom man slår fast at det er rimelig at tilbakebetaling skal skje, blir spørsmålet om arbeidsgiver kan foreta korrigeringer i fremtidige lønnsutbetalinger til arbeidstaker, eller om man må fremme kravet som et alminnelig pengekrav mot vedkommende arbeidstaker. La oss se på det første først.

Om det foreligger et krav
Ved rimelighetsvurderingen er det to hensyn som står mot hverandre. Det første er hensynet til at uberettigede transaksjoner skal tilbakeføres, og det andre er hensynet til at etablerte posisjoner skal forbli som de er.

Ved vurderingen er det sentralt om den ansatte har forstått eller burde forstått at feilutbetalingen har funnet sted. Ved vurderingen av om personen burde forstått at pengene ble feilutbetalt, kan man se på om den for mye utbetalte lønnen fremgår av lønnsslipper eller andre steder som den ansatte pleier å sjekke.

Omfanget
Det vil kunne være av betydning om den ansatte har fast eller variable lønn, og hvor mye ekstra den ansatte har fått utbetalt. Dersom den ansatte har fast lønn og har fått utbetalt 50 prosent mer enn vedkommende skulle fått, vil det ha formodningen mot seg at vedkommende ikke har merket feilutbetalingen. På den andre siden er det mindre betenkelig at vedkommende ikke har merket feilen dersom han eller hun har variabel lønn og feilutbetalingen er på 10 prosent.

Hvem har gjort feil?
Det vil også kunne være av betydning hvem sin skyld det er at feilutbetalingene har funnet sted. I et arbeidsforhold er det arbeidsgiver som er ansvarlig for at utbetalingene skjer på en riktig måte. Arbeidstaker kan forventes å holde en viss oversikt, men er ikke ansvarlig for å sjekke alle detaljer fra måned til måned. Annerledes vil det kunne være dersom feilutbetalingen beror på feil ved arbeidstakers timeføring og arbeidsgiver ikke kan lastes for det som har skjedd.

Er pengene i behold?
Et annet viktig moment i vurderingen er om pengene er i behold eller ikke. Dersom arbeidstakeren har satt pengene på en egen konto, vil dette tale sterkt for at vedkommende skal foreta tilbakebetaling. Dette siden personen da ikke har innrettet seg ved å forbruke pengene. Er pengene satt på en konto med andre midler som også går til forbruksutgifter, anses ikke pengene som i behold.

Hvor lenge siden?
Avslutningsvis bør tidsmomentet nevnes. Jo lenger det er siden utbetalingene skjedde, desto mer har den ansatte som regel innrettet seg etter å ha pengene, og dermed vil det følgelig være mer urimelig å kreve pengene tilbake. Har det for eksempel gått et år siden feilutbetalingene skjedde skal det mye til for at du rettmessig kan kreve pengene tilbakebetalt. Er det én måned siden feilutbetalingen er det mindre urimelig. Har feilutbetalingene skjedd løpende over en tidsperiode vil det kanskje være urimelig å kreve tilbake de første utbetalingene, mens de siste kan kreves tilbake.

I ditt tilfelle høres det ut som at det er arbeidsgiver som har hovedskylden for at feilutbetalingen har skjedd, og at det ikke er snakk om store summer siden feilutbetalingen har skjedd over lengre tid. Det er derfor ikke sikkert at dette er noe som arbeidstakeren nødvendigvis burde ha oppdaget. Dersom utbetalingen skjedde nylig og arbeidstakeren burde forstått dette kan det likevel være at du har krav på tilbakebetaling. Dette må vurderes konkret og vi må vite mer for å kunne gi deg et konkret svar.

Oppgjørsmåte
Dersom man kommer frem til at den ansatte har plikt til å betale tilbake beløpet, blir det spørsmål om hva som er den mest effektive oppgjørsmåten. For arbeidsgiver vil dette være trekk i fremtidige lønnsutbetalinger til den ansatte.

Hvorvidt man som arbeidsgiver har anledning til å foreta slikt trekk beror på om det er inngått avtale om dette med den ansatte. Mange arbeidsgivere benytter seg av en slik klausul i sine arbeidsavtaler, og vi anbefaler alle å ha dette som en standardklausul i sine arbeidsavtaler.

Selv om det foreligger slik avtale, er det viktig at dere er klar over at slik korrigering ikke kan gjøres uten begrensninger. Den ansatte må få utbetalt nok til å dekke sitt rimelige underhold. Dette betyr at lønnskorrigering gjennom lønnstrekk, avhengig av arbeidstakers inntekt og utgifter, kanskje må foretas over en lengre tidsperiode.

Ved beløp av en viss størrelse bør arbeidsgiver dessuten drøfte grunnlaget for trekket, beløpets størrelse og gjennomføringen av trekket med arbeidstaker. Dette sikrer at arbeidsgiver har kjennskap til alle omstendighetene, og at arbeidsgiver kan foreta en vurdering av hvor mye som kan trekkes hver måned.

Dersom det ikke foreligger avtale om lønnskorrigering vil dere ikke kunne foreta lønnstrekk, men må fremme kravet om tilbakebetaling som et ordinært pengekrav.

Svarene er levert av advokatfirmaet Grette, arbeidslivsavdeling. Grette er et fullfaglig forretningsjuridisk advokatfirma som blant annet har spesialisert seg i arbeidsrettslige spørsmål. For mer informasjon: https://www.grette.no/