Ansatte ønsker overføring av ferie, men det ønsker ikke vi…

Hei!

Det er 3 måneder igjen av året, og jeg har akkurat hatt en oppfølgingsrunde på mine medarbeidere som har feriedager til gode.

Vi har en uttalt policy som sier at ferien skal avvikles i riktig ferieår, og 1. oktober er satt som dato for å legge ønsker for restferien inn i kalenderen.

Nå er det to medarbeidere som har spurt om de kan få overføre feriedager til neste år. Det er snakk om 5 og 6 dager. Begrunnelsen er at de ikke har noen spesielle planer i høst og heller ønsker å ha de til gode til neste år. De viser til at andre i bedriften har fått dette tidligere år.

Min første tanke er at det blir upopulært å være streng her, og jeg har derfor lyst til å gjøre avtale om overføring. På den annen side tenker jeg at vi bør være tro mot det vi har sagt i våre retningslinjer. Situasjonen på jobb er også den at vi for tiden har altfor få oppdrag, og det er derfor god anledning til å ta ut ferie i høst.

Har du noen innspill?

Ansvar for forsvarlig drift
Du sier at dere har for lite å gjøre for tiden. Kan hende klarer dere å organisere virksomheten slik at dere får til effektiv og god drift til tross for dette, men det typiske i en slik situasjon er fort at effektiviteten synker. Det beste for virksomheten er kanskje til og med at det var færre folk på jobb?

Har dere informert og involvert de ansatte i denne situasjonen? Våre erfaringer er at når de ansatte får ærlig informasjon, er det mulig å få til godt samarbeid, og at de ansatte er med og tar ansvar.

Det vil selvsagt være anledning til å avtale overføring av feriedager, men i en situasjon som denne tenker jeg at det er helt på sin plass å være tydelig på at det skal mye til for at dere går med på en slik avtale. Ferielovens regler om overføring vil selvsagt gjelde, men en avtale om overføring forutsetter enighet.

Tydelige rutiner og likebehandling
Det kan tenkes at ikke alle ledere har praktisert rutinen dere har like konsekvent. Men det kan også hende at eksemplene dine medarbeidere viser til fra tidligere år dreier seg om avtalt ferieoverføring som har vært helt ok.

Det er viktig at de ansatte opplever at rutinen praktiseres rettferdig, og derfor bør dere som er ledere snakke om dette slik at det håndteres likt overfor alle ansatte.

God planlegging og drøfting med de ansatte
At ferien skal avvikles i riktig ferieår er en klar hovedregel. Når dere legger planen for uttak av restferien innen 1. oktober, så betyr det også at dere har tid til både å involvere de ansatte og planlegge dette på en skikkelig måte.

Du er redd det blir dårlig stemning hvis du sier nei. Det er ennå tre måneder igjen av året, og det betyr god nok tid til å legge en plan for noe kjekt å bruke feriedagene til. Det er ingen rett å få overføre feriedager, og hvis dere samtidig involverer de ansatte i situasjonen dere er i på jobb, så bør dette framstå som rimelig.

Hvis dere ikke skulle komme til enighet, så har arbeidsgiver til syvende og sist styringsrett og anledning til å pålegge uttak av restferien.

Mine råd:

• Forbered en god og saklig informasjon om situasjon, status og oppdragsmengde. Ikke gjør dette dramatisk hvis det ikke er det, men vær ærlig.
• Vær konkret på at med en situasjon som denne så vil ingen få overført ferie med mindre de har helt spesielle grunner.
• Inviter til samhandling.

Lykke til!

HR-dilemma er levert av Compendia as som leverer verktøy, innhold og rådgivning innen personal, ledelse, HMS og kvalitet. For mer informasjon: www.compendia.no