Når kan vi innføre kontrolltiltak i virksomheten?

Hei!

Vi har hørt at det finnes noe som heter kontrolltiltak og at arbeidsgiver kan bruke slike tiltak for å passe på at de ansatte forholder seg innenfor våre retningslinjer og rutiner. Kan det sies noe generelt om hva som skal til for at vi kan innføre slike tiltak?

Etter arbeidsmiljølovens § 9-1(1) er det to generelle vilkår som må være oppfyllt for å kunne anvende kontrolltiltak. Tiltaket må ha saklig grunn og det må ikke påføre arbeidstakeren en uforholdsmessig belastning. Grunnvilkårene gir uttrykk for en interesseavveiing hvor arbeidstakers rett på personvern må holdes opp mot arbeidsgivers behov for kontroll og forsvarlig drift.

Det kan ikke gis noe generelt svar på når og hvilke kontrolltiltak som kan iverksettes da tiltakets lovlighet må vurderes konkret i hvert enkelte tilfelle. Det kan likevel oppstilles noen overordnede føringer for hva som inngår i vurderingen av om et kontrolltiltak er lovlig.

Tiltaket må være saklig ut fra virksomhetens art og overfor den enkelte ansatte

Saklighetskravet har to aspekter. Kontrolltiltaket må for det første være saklig ut fra virksomhetens behov. For eksempel vil det være usaklig å kreve informasjon om de ansattes levemønster selv om virksomheten støtter en sunn livsstil og har et ønske om sunne ansatte. Tiltaket må være egnet til å fjerne en uønsket risiko eller avdekke et uønsket forhold.

I tillegg må tiltaket være saklig å iverksette overfor den enkelte arbeidstaker. Det samme inngrepet kan være saklig overfor én ansatt og samtidig usaklig overfor en annen. Et eksempel kan være rusmiddeltesting i et flyselskap; overfor pilotene kan dette være saklig, men ikke nødvendigvis overfor en ansatt i administrasjonen.

Den saklige grunnen kan være både av teknologisk og økonomisk art, eller begrunnes i arbeidsmiljø-, sikkerhets- og helsemessige forhold.

Sakligheten ved tiltaket må foreligge til enhver tid. Det vil si at kontrolltiltaket må avvikles så snart den saklige grunnen faller bort. I tillegg må arbeidsgiver vurdere om det finnes midler som er egnet til å oppnå kontrollens formål som er av mindre inngripende art. Finnes slike alternativer, vil tiltaket raskt være usaklig og dermed ulovlig.

Forholdsmessighet mellom mål og middel

Selv om et kontrolltiltak er saklig begrunnet, kan det likevel være rettsstridig dersom det utgjør en uforholdsmessig ulempe for arbeidstakeren. I vurderingen må formålet med, arten av kontrollen, den praktiske gjennomføringen, graden av krenkelse av arbeidstakerens personvern, samt sikkerheten rundt den informasjon som innhentes veies opp mot hverandre.

I tillegg til å vurdere tiltakene isolert, må summen av kontrolltiltak i virksomheten være forholdsmessige. Dette for å forhindre mange angivelig ubetydelige tiltak som samlet utgjør en for stor belastning for arbeidstakeren.

Drøftings- og informasjonsplikt

I § 9-2 gis regler for saksbehandlingen rundt iverksetting av kontrolltiltak. Arbeidsgiver må så tidlig som mulig drøfte behovet for, innholdet i, gjennomføringen av og vesentlige endringer i tiltaket med bedriftens tillitsvalgte.

Videre plikter arbeidsgiver å informere alle de berørte ansatte om formålet, praktiske konsekvenser og varigheten av kontrolltiltaket. Nyansatte må informeres om hvilke kontrolltiltak som allerede er iverksatt. Behovet for tiltaket må jevnlig evalueres sammen med virksomhetens tillitsvalgte.

Forholdet til andre regler

Husk at kravene til et forsvarlig arbeidsmiljø gjelder som ellers også i forbindelse med gjennomføring av kontrolltiltak.

Vær oppmerksom på at enkelte tiltak i sin natur er så inngripende at de krever særlig hjemmel i tillegg til saklig- og forsvarlighetskriteriene. Blant disse er innhenting av helseopplysninger ved ansettelse, medisinske undersøkelser eller innsyn i den ansattes e-postkasse og/eller hjemmeområde.

Hvis det under kontrollen innhentes opplysninger om den ansatte, gir personopplysningsloven bestemmelser om hvordan disse skal håndteres. Med gjennomføringen av EUs personvernforordning i norsk rett, står vi overfor den største endringen i personvernreglene på over 20 år.

Som arbeidsgiver er det viktig at man har et bevist forhold til dette da det vil være behov for omstilling hos alle som behandler opplysninger som kan knyttes til en enkeltperson. Dette gjelder uavhengig av om personopplysningene kommer som følge av et kontrolltiltak eller er innhentet på annen måte.

Svarene er levert av advokatfirmaet Grette, arbeidslivsavdeling. Grette er et fullfaglig forretningsjuridisk advokatfirma som blant annet har spesialisert seg i arbeidsrettslige spørsmål. For mer informasjon: https://www.grette.no/