Kan det rettferdiggjøres å forskjellsbehandle?

Vi har regler i personalhåndboken vår som sier at ansatte har rett på velferdspermisjon med lønn i en dag i forbindelse med begravelse til nærmeste familie. Dette er en situasjon vi er oppe i rett som det er. I tillegg kan jeg som leder innvilge permisjon i inntil fire dager ekstra, hvis det er en av de aller nærmeste som dør, og det er behov for det. Dette gjør jeg i midlertid ikke ofte. Nå har jeg hatt en situasjon der jeg valgte å gi fem dager velferdspermisjon i forbindelse med at en i avdelingen min mistet sin mor. I ettertid har jeg fått spørsmål fra en som mistet sin mor i fjor, og som ikke fikk dette. Han lurer på hvorfor jeg forskjellsbehandler. Jeg vurderte den siste situasjonen helt annerledes, og mener at av og til er forskjellsbehandling rettferdig. Men jeg syns samtidig det er vanskelig å ta samtalene, og jeg kjenner også at jeg ble usikker på om jeg hadde vært urimelig. Hvilke hensyn kan være rimelig å vektlegge?

Retten til velferdspermisjon følger ikke av loven, men mange har bestemmelser om dette i tariffavtale – da vil selvsagt denne retten være styrende. Men, selv om man har en tariffavtale inneholder disse ofte flere elementer av konkrete vurderinger.

Her er et eksempel fra en tariffavtale; «Arbeidstaker kan gis velferdspermisjon med full lønn dersom viktige velferds- og omsorgsgrunner tilsier det. Det er opp til den enkelte virksomhet å vurdere om vilkårene for velferdspermisjon er til stede. Ved avgjørelsen skal det tas hensyn til begrunnelsen for søknad om permisjon.»

Selv om man ikke har tariffavtale, er dette med velferdspermisjon ofte regulert i en personalhåndbok eller et personalreglement. Typisk også her er formuleringer om at permisjon kan innvilges når det foreligger viktige velferdsgrunner.

Rutiner for velferdspermisjon
Noen virksomheter har listet opp helt konkrete situasjoner for hva som utløser rett til velferdspermisjon, hvor mange dager, og om det er med eller uten lønn. Dette vil typisk være begravelse, tilvenning i barnehage, behandling hos lege osv. På denne måten får alle ansatte like mange dager i like situasjoner.

For en leder er dette mye enklere å forholde seg til. De trenger ikke å gjøre noen vurderinger i det hele tatt, men bare innvilge likt antall dager til alle. Hvis en arbeidstaker har mistet en som er definert som nær familie, får han for eksempel fri med lønn i to dager. Ulempen med slike rutiner er at lederne ikke har noe handlingsrom til å gjøre konkret vurderinger og valg der de mener at tilfellene bør behandles ulikt.

Hensyn som vektlegges
Så til ditt spørsmål om hvilke hensyn som kan være rimelig å vektlegge. Du sier at du kan gi inntil 4 ekstra velferdsdager hvis det er behov for det. I dette ligger at du må vurdere behovet, og videre ta stilling til om du vil innvilge eller ikke, og i tilfelle hvor mange dager. Uansett må du legge saklige argumenter til grunn.

Hva er det spesielle i situasjonen? Hvorfor mener du at sitasjonen denne gangen er annerledes enn i fjor? Er det for eksempel noe ved dødssituasjonen eller sykeleiet som har vært spesielt i den forstand at det har påvirket medarbeideren ekstra mye?

En totalvurdering
Du kan gi inntil fire ekstra dager. Hvilke hensyn skal styre om du gir to dager eller fire? Her vil det for eksempel være relevant å ta hensyn til om den ansatte må reise langt. Hvordan er familiesituasjonen? Vil mye av det praktiske arbeidet falle på denne ene, eller er det flere å fordele ansvaret på? En totalvurdering av hvordan dødsfallet preger arbeidstakeren vil også kunne spille inn. Vi ser også ofte eksempler på at man gjerne innvilger en uke velferdspermisjon, med for eksempel to eller tre dager med lønn, og resten uten. Det kan tenkes at det er mulig å legge til rette for avspasering, eller uttak av feriedager i tilknytning til den lønnede velferdspermisjonen.

Rettferdig eller urettferdig?
Noen ganger dukker det opp forhold som krever at en som leder er ekstra ryddig i tanke og vurdering. Det handler om at lederen mener det er rettferdig å gjøre forskjell.

Er det saklig å legge en helhetsvurdering av arbeidstakeren til grunn også i vurderinger knyttet til velferdspermisjon? Dette kan typisk handle om at leder vektlegger arbeidstakers holdninger til arbeidet i vurderingen. Handler det om en arbeidstaker som alltid stiller opp og strekker seg ekstra for arbeidsgiver, kontra arbeidstakeren som ikke gjør noen av delene.
Er det en arbeidstaker som er raus og etterrettelig på alt som handler om arbeidstid, plusstid og avspasering? Eller handler det om arbeidstakeren som er mest opptatt av å telle timer, og som viser liten vilje til å finne praktiske løsninger uten at det kommer et krav om kompensasjon i ettertid?

Saklige vurderinger
Jeg tenker at det viktigste når slike forhold trekkes inn i vurderinger om velferdsdager, er at du som leder er nøye med å være saklig i alle vurderinger, og våger å gå inn i tematikken og snakke åpent med de medarbeiderne det gjelder.

Mine råd vil være følgende:

- Ta dette opp i ledergruppa som et lederdilemma. Det handler om personalpolitikk, og det er viktig å bli enige om noen prinsipper som alle kan legge til grunn.
- I situasjoner der du velger å gjøre forskjell, eller vurdere på bakgrunn av ulike faktorer, må du bygge dette på saklige forhold slik at du kan stå for det.
- Snakk med de ansatte det gjelder, og sett ord på hvorfor vurderingen er gjort som den er. Hvis dere ikke er åpne, saklige og ryddige vil de ansatte fort oppleve at dette handler om trynefaktor.

Lykke til!