Arbeidsgivers adgang til innsyn i arbeidstakers e-post

Arbeidsgivers adgang til innsyn i arbeidstakers e-post reguleres i Forskrift om arbeidsgivers innsyn i e-postkasse og annet elektronisk lagret materialet (2018). Forskriftens bestemmelser gjelder både nåværende og tidligere arbeidstakere, og gir etter § 2 rett til innsyn i to ulike tilfeller.

Når det er «nødvendig for å ivareta den daglige driften eller andre berettigede interesser ved virksomheten».

Bestemmelsen gir arbeidsgiver rett til innsyn dersom det er nødvendig for å oppnå nevnte formål.

Behov for ivaretakelse av den daglige drift er typisk behov for oppfølging av virksomhetsrelatert korrespondanse eller informasjon. Eksempler på virksomhetens berettigede interesser er at virksomheten drives på en effektiv og forsvarlig måte, eller å beskytte arbeidsgiver mot skade eller ansvar i forbindelse med handlinger utført av de ansatte. Det sentrale er at den berettigede interessen er legitim.

Forskriftens vilkår må imidlertid suppleres med kravene i personvernforordningen og arbeidsmiljøloven. Etter personvernforordningen kan virksomheten kun behandle opplysninger dersom det er nødvendig for å ivareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes personvern. Videre har arbeidsmiljøloven egne vilkår for når virksomheten kan gjennomføre kontrolltiltak, jf. § 9-1. Det skal etter bestemmelsen kun iverksettes tiltak som har "saklig grunn i virksomhetens forhold og det ikke innebærer en uforholdsmessig belastning for arbeidstakeren".

Når det foreligger "begrunnet mistanke" om at arbeidstakers bruk "medfører grovt brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet eller kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed"

Eksempler på tilfeller av grove pliktbrudd er dersom e-postkassen blir benyttet til å gjennomføre straffbare forhold, som ulovlig nedlasting eller fildeling. Dersom arbeidsgiver har mistanke om at e-postkassen har blitt benyttet til å trakassere andre kollegaer eller til å sende annet skadelig innhold, kan dette være grunnlag for oppsigelse eller avskjed og tilsvarende gi rett til innsyn.

Det er imidlertid ikke slik at arbeidsgiver kan forfølge enhver tilfeldig mistanke. Mistanken må være "begrunnet", noe som innebærer at det må foreligge konkret informasjon som gir grunn til å tro at arbeidstakerens e-post inneholder opplysninger som nevnt.

Hva omfattes?

Retten til innsyn omfatter opplysninger lagret i arbeidstakers e-postkasse, samt i arbeidstakers personlige mapper i virksomhetens datanettverk eller annet elektronisk utstyr.

Retten er imidlertid begrenset til de tilfeller hvor dette er stilt til arbeidstakers disposisjon av arbeidsgiver, og det er forutsatt til bruk i arbeidet. Bestemmelsen gir følgelig ikke rett til innsyn i privat e-post og utstyr som den ansatte selv eier, selv om dette fra tid til annen blir benyttet i arbeidet ved virksomheten.

Krav til prosedyre

Før arbeidsgiveren gjennomfører innsyn, skal arbeidsgiver så langt som mulig sende varsel til arbeidstakeren. Varselet skal inneholde en begrunnelse for hvorfor arbeidsgiveren mener et av de alternative vilkårene for innsyn er oppfylt, samt informasjon om arbeidstakerens rettigheter.

Arbeidstakeren skal på denne måten gis mulighet til å uttale seg før innsyn gjennomføres. Videre skal arbeidstakeren få anledning til å være tilstede under gjennomføringen. Det presiseres dessuten i forskriften at arbeidstaker har rett til å la seg bistå av tillitsvalgt eller annen representant.

Dersom innsynet unntaksvis gjennomføres uten varsel eller uten at arbeidstakeren har vært tilstede, skal arbeidstakeren ha skriftlig beskjed så snart innsynet er gjennomført.

Gjennomføring av innsyn

Innsyn skal gjennomføres på en slik måte at opplysningene så langt som mulig ikke endres og frembrakte opplysninger kan etterprøves.

Det vil alltid være en risiko for at dokumenter som ikke er nødvendige eller relevante for formålet med innsynet likevel åpnes ved gjennomføringen. Slike e-poster og dokumenter skal etter forskriften straks lukkes, og eventuelle sikkerhetskopier skal slettes.

Datainstruks

Arbeidsgivere anbefales å utforme datainstrukser slik at reglene om innsyn blir lettere å praktisere. På denne måten kan ansatte gjøres kjent med virksomhetens behov og de tilfeller innsyn kan foretas. Dette skaper forutberegnelighet både for arbeidsgiver og arbeidstaker, og kan føre til en mer effektiv prosess dersom behovet for innsyn oppstår.