Kan vi reagere mot sjåfører som ikke holder seg til kjøreruten?

Hei

Jeg er daglig leder for en bedrift som driver med budtjenester og har en god del sjåfører. I bilene våre har det blitt installert et elektronisk system, der sjåførene registrerer henting og levering av varer. Vi har også montert et GPS system som kan holde følge med hvor bilene befinner seg på sine ruter. Informasjonen går til oss, og noe blir videreformidling til kunden, som en del av ytelsen til denne. Gjennom denne informasjonen har vi imidlertid avdekket at visse sjåfører bruker svært lang tid på sine ruter da de til tider benytter arbeidstiden til det vi antar er private gjøremål.

Da disse systemene ble installert, ble det i samråd med datatilsynet definert et formål bak innhenting av opplysningene. Vi ønsker nå å benytte informasjonen i disiplinærsaker mot arbeidstakerne som ikke forholder seg til sine kjøreruter. Vi har imidlertid blitt fortalt at vi ikke kan benytte informasjonen siden bruken ligger utenfor det formålet som vi tidligere har definert. Kan dette virkelig stemme?

Lovgrunnlag

Som utgangspunkt tilligger det arbeidsgiver som en del av styringsretten å kontrollere at arbeidstakerne utfører sine arbeidsplikter. Arbeidsmiljøloven kapittel 9 regulerer arbeidsgivers adgang til kontrolltiltak overfor arbeidstakerne. Det fremgår av forarbeidene at begrepet kontrolltiltak skal gis en vid fortolkning. Slik spørsmålet er formulert kvalifiserer deres registreringssystem som et kontrolltiltak i henhold til arbeidsmiljøloven.

Behandlingen av opplysninger om arbeidstakere innhentet ved kontrolltiltak, reguleres av personopplysningsloven. Loven gjelder blant annet for behandling av opplysninger og vurderinger knyttet til en person, innhentet ved elektroniske hjelpemidler. Registreringssystemet dere benytter gir informasjon om hvor arbeidstakerne befinner eller befant seg på visse tidspunkt. Bruk av informasjonen fra registreringssystemet oppfyller vilkårene for hva som er en personopplysning etter personopplysningsloven. Overtredelser kan medføre gebyr, tvangsmulkt, straff og erstatningsansvar. Lovens formål er å beskytte enkeltpersoner mot krenkelser av deres personvern.

Grunnkrav til behandlingen av personopplysningene

Det følger av personopplysningsloven § 11 bokstav c, at personopplysninger ikke senere kan brukes til formål som er uforenlig med det opprinnelige formålet bak innsamlingen, uten at de opplysningene gjelder har gitt sitt samtykke. Et tips her vil være å be de ansatte det gjelder om å samtykke til at dere kan benytte opplysningene til kontrollformålet.

Dersom de ansatte ikke samtykker til dette, vil lovligheten av bruken av personopplysningene bero på en vurdering av om bruken er uforenelig med det opprinnelige formålet bak innsamlingen. Her har vi ikke nok informasjon om hvordan dere har definert formålet bak innhentingen av personopplysningene. Men generelt kan det sies at det skal foretas en konkret vurderingen for å avgjøre om noe er uforenelig etter bestemmelsen.

Her vil det være et sentralt moment om bruk av opplysningene innebærer ulemper for den registrerte. Men også om bruken skiller seg sterkt fra den som lå til grunn for innsamlingen, eller om bruken stiller strengere krav til datakvalitet enn det opprinnelige innsamlingsformålet.

Mye vil nok tale for at bruken medfører en ulempe for den ansatte siden opplysningene er tiltenkt bruk i eventuelle personalsaker. Men dette må vurderes konkret i deres sak - og på bakgrunn av hvordan dere har definert formålet bak innhentingen av personopplysningene.

Dersom dere ønsker å benytte kontrolltiltaket til dette formålet for fremtiden, anbefales det at dere tilpasser det definerte formålet slik at også denne bruken ligger innenfor det definerte formålet. Verken personopplysningsloven eller personopplysningsforskriften angir noe krav til hvordan formålet skal angis. Det er dermed viktig for senere bruk av de innsamlede personopplysningene at formålet ikke blir definert for snevert.

Etter arbeidsmiljøloven § 9-2 første ledd plikter arbeidsgiver så tidlig som mulig å drøfte behov, utforming, gjennomføring og vesentlig endring av kontrolltiltak i virksomheten med arbeidstakernes tillitsvalgte. Det er viktig at det blir gitt dekkende informasjon til de ansatte om det nye formålet bak kontrolltiltaket.

Svarene er levert av advokatfirmaet Grette, arbeidslivsavdeling. Grette er et fullfaglig forretningsjuridisk advokatfirma som blant annet har spesialisert seg i arbeidsrettslige spørsmål. De er også Ledernetts ekspertpanel i juridiske spørsmål. For mer informasjon: https://www.grette.no/